Wenn es um Informationstechnologie (IT) geht, ändern sich die Dinge schnell. Das bedeutet, dass die gute Verwaltung von IT-Assets für das Wachstum eines jeden Unternehmens sehr wichtig wird. Information Technology Asset Management (ITAM) ist der Plan, IT-Assets auf geplante Weise zu erwerben, zu verfolgen, zu verwalten und zu entsorgen. Und es ist äußerst beliebt. Tatsächlich wird erwartet, dass der Markt für IT-Asset-Management zwischen 2022 und 2032 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 6,9 % aufweist.
Dieser Blogbeitrag hilft Ihnen dabei, sich im Labyrinth des IT-Asset-Managements zurechtzufinden. Er untersucht detailliert die Best Practices, mit denen Unternehmen ihre Betriebseffizienz verbessern, Kosten senken und den größtmöglichen Nutzen aus ihren IT-Investitionen ziehen (ROI).
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Umfassende Bestandsaufnahme
Um die IT-Ressourcen eines Unternehmens gut zu verwalten, ist es wichtig, sie sorgfältig aufzulisten. Diese umfangreiche Liste enthält viele verschiedene Arten von Hardware, wie Server, Computer und Netzwerkgeräte, sowie das komplizierte Netz der Softwarerechte.
Um sicherzustellen, dass dieses Inventar korrekt und vollständig ist, muss es durch regelmäßige und gründliche Kontrollen sorgfältig gepflegt werden. Durch die Ergänzung der Asset-Verfolgung um automatisierte Suchtools fügen sie eine Echtzeitebene hinzu, die Unternehmen eine dynamische und anpassbare Ansicht ihrer sich ständig verändernden IT-Welt bietet.
Klassifizierung und Kategorisierung von Vermögenswerten
Der nächste Schritt besteht darin, die Vermögenswerte sorgfältig anhand mehrerer Faktoren zu klassifizieren und zu organisieren, beginnend mit der Bestandsaufnahme. Zu diesen Faktoren gehören, wie jedes Objekt funktioniert, zu welchem Bereich es gehört, seine Bedeutung und in welchem Stadium seines Lebenszyklus es sich befindet.
Diese Strategieklassifizierung dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen und hilft Unternehmen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen und ihre Risiken zu senken. Kritische Anlagen benötigen stärkere Sicherheitsmethoden und müssen häufiger repariert werden als weniger kritische Anlagen.
Lebenszyklusverwaltung
Der Lebenszyklus von IT-Assets umfasst deren Kauf, Nutzung, Instandhaltung und Außerbetriebnahme. Damit das Lebenszyklusmanagement gut funktioniert, müssen diese Schritte sorgfältig koordiniert werden, um die Assets optimal zu nutzen und die Kosten niedrig zu halten.
Um sicherzustellen, dass die Anlagen während ihrer gesamten Lebensdauer optimal funktionieren, müssen die Prozesse für Kauf, Installation und regelmäßige Wartung sorgfältig ausgearbeitet werden. Gleichzeitig schützt ein klarer Ausmusterungsprozess vor den Problemen, die mit alten Anlagen einhergehen, und vermeidet Sicherheitslücken und unnötige Zusatzkosten.
Zentralisiertes Repository und Dokumentation
Ein wichtiger Bestandteil eines guten IT-Asset-Management-Systems ist ein einziger Ort, an dem alle erforderlichen Asset-Dokumente und -Informationen zu finden sind. In diesem Ordner werden Kaufunterlagen, Garantien, Lizenzvereinbarungen und Setup-Spezifikationen gespeichert. Er ist die organisatorische Zentrale für diese Art von Dokumenten.
Das Zusammenstellen dieser Informationen an einem Ort erleichtert nicht nur das Auffinden, sondern trägt auch dazu bei, dass Vorschriften eingehalten werden. So sind Unternehmen für die heikle Welt der Gesetze gerüstet.
Automatisiertes Monitoring und Reporting
Mit der Einführung automatischer Überwachungstools ist es nun möglich, den Zustand und die Leistung von IT-Ressourcen in Echtzeit zu überwachen. Diese Tracking-Tools erstellen automatisierte Berichte, die nützliche Informationen über die Nutzung der Ressourcen, mögliche Probleme und anstehende Lizenz- oder Garantieverlängerungstermine liefern.
Mit diesem Wissen können Entscheidungsträger intelligente Entscheidungen treffen, die die optimale Nutzung der Ressourcen gewährleisten und die Grundlage für strategische Investitionen schaffen. So wird sichergestellt, dass die IT-Ressourcen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Lizenzkonformität und -optimierung
Ein sorgfältiges Softwarelizenzmanagement ist einer der wichtigsten Aspekte des IT-Assetmanagements. Sie müssen die Bedingungen von Softwarelizenzverträgen nicht nur aus rechtlichen Gründen einhalten, sondern es ist auch aus geschäftlicher und betrieblicher Sicht richtig.
Der regelmäßige Vergleich der installierten Software mit den erworbenen Lizenzen dient Unternehmen als Leitfaden, der ihnen hilft, Lücken oder Extras zu finden und so ihre Lizenzen optimal zu nutzen und Geldverschwendung zu vermeiden. Dieser geordnete Ansatz dient auch dem Schutz vor möglichen negativen Rechtsfolgen.
Sicherheit und Compliance
In der heutigen digitalen Welt, in der sich Cybergefahren und Angriffsmethoden ständig ändern, ist der Schutz und die Konformität von IT-Assets für Unternehmen aller Branchen das Wichtigste. Da sich diese Risiken ständig ändern, benötigen Sie ein Sicherheitssystem, das sich ändern kann und stark genug ist, um vor Sicherheitslücken zu schützen.
Dieser wichtige Teil des IT-Asset-Managements umfasst mehr als nur technologische Abwehrmaßnahmen. Es handelt sich um eine umfassende Methode, die strategisches Vorgehen, die Einhaltung strenger Regeln und die Kenntnis aller für Ihre Branche geltenden Standards umfasst.
Schulung und Sensibilisierung der Benutzer
Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig Menschen für das IT Asset Management sind. Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter in der richtigen Verwendung und Pflege von IT-Assets senkt die Wahrscheinlichkeit versehentlicher Schäden erheblich. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter wissen, dass sie ihren Teil zur Sicherheit der Assets beitragen müssen und die Details des IT Asset Managements verstehen.
Verwaltungsregeln sind ein wichtiger Bestandteil einer aktiven Rolle bei der Verwaltung von Vermögenswerten. Dieser präventive Ansatz geht über die individuelle Pflicht hinaus und ermutigt alle, zusammenzuarbeiten, um die Sicherheit der IT-Ressourcen zu gewährleisten und sie optimal zu nutzen.
Kostenverfolgung und Budgetierung
Wenn es ums Geld geht, ist die Kenntnis der Gesamtbetriebskosten (TCO) für jedes IT-Asset unerlässlich, um kluge finanzielle Entscheidungen treffen zu können. Dazu gehören Kosten wie Wartung, Lizenz und Support, die nach dem ursprünglichen Kaufpreis immer wieder anfallen.
Die sorgfältige Erfassung und Untersuchung dieser Kosten ist die Grundlage für die Erstellung korrekter Budgets, die sinnvolle Aufteilung von Ressourcen und die Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung. Mit diesem Gesamtüberblick über die Kosten können Unternehmen intelligente Entscheidungen hinsichtlich ihrer Finanzen treffen und sicherstellen, dass ihr Geld direkt in ihre IT-Asset-Ziele fließt.
Regelmäßige Audits und Reviews
Regelmäßige Überprüfungen und Kontrollen kombinieren die Best Practices des IT-Asset-Managements und setzen sie in die Praxis um. Diese Aktivitäten sind wie Lackmustests; sie helfen Unternehmen dabei, zu bestimmen, woran sie arbeiten müssen, und sicherzustellen, dass sie die Vorschriften einhalten. Interne und externe Audits decken Probleme, Sicherheitslücken oder ineffiziente Abläufe auf, die bei regelmäßigen Kontrollen möglicherweise noch nicht entdeckt wurden.
Der Wille des Unternehmens zu kontinuierlichem Wachstum, gestützt durch Informationen aus Audits, führt zu immer effektiveren IT-Asset-Management-Prozessen. Regelmäßige Überprüfungen stellen nicht nur sicher, dass die Regeln eingehalten werden, sondern geben den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, neue Ideen einzubringen und Dinge zu verbessern, was eine Kultur der ständigen Verbesserung fördert.
Abschluss
Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, müssen Arbeitseffizienz, Kostenkontrolle und Risikominderung durch ein gutes IT-Asset-Management miteinander verknüpft sein. Die Einführung bewährter Verfahren wie sorgfältiges Bestandsmanagement und geplante Lebenszyklusplanung stärkt das Unternehmen. Unternehmen können die komplexe Welt des IT-Asset-Managements sicher bewältigen, indem sie diese bewährten Verfahren befolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Asset zum allgemeinen Geschäftserfolg und zur Vereinfachung des Betriebs beiträgt.
Vorgestelltes Bild: Bild von vectorjuice
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