Cuando se trata de tecnología de la información (TI), las cosas cambian rápidamente. Esto significa que gestionar bien los activos de TI se vuelve muy importante para el crecimiento de cualquier negocio. La gestión de activos de tecnología de la información, o ITAM, es el plan para obtener, realizar un seguimiento, administrar y deshacerse de los activos de TI de forma planificada. Y es extremadamente popular. De hecho, se espera que el mercado de gestión de activos de TI muestre una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 6,9% entre 2022 y 2032.
Esta publicación de blog le ayuda a encontrar su camino a través del laberinto de la gestión de activos de TI al revisar en detalle las mejores prácticas que las empresas pueden utilizar para mejorar su eficiencia operativa, reducir costos y aprovechar al máximo sus inversiones en TI (ROI).
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Inventario completo de activos
La parte más importante de una buena gestión de los activos de TI de una organización es elaborar una lista detallada de ellos. Esta gran lista incluye muchos tipos distintos de hardware, como servidores, computadoras y equipos de red, así como la compleja red de derechos de software.
Para garantizar que este inventario sea correcto y completo, debe mantenerse cuidadosamente mediante controles periódicos y exhaustivos. Al agregar herramientas de búsqueda automatizadas al seguimiento de activos, se agrega una capa en tiempo real que brinda a las empresas una vista dinámica y adaptable de su mundo de TI en constante cambio.
Clasificación y categorización de activos
El siguiente paso es clasificar y organizar cuidadosamente los activos en función de varios factores, comenzando por el inventario. Estos factores incluyen cómo funciona cada objeto, a qué área pertenece, su importancia y en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra.
La toma de decisiones informada se guía por esta clasificación de estrategias, que ayuda a las empresas a aprovechar al máximo sus recursos y reducir sus riesgos. Los activos críticos necesitan métodos de seguridad más sólidos y reparaciones más frecuentes que los activos menos críticos.
Gestión del ciclo de vida
La vida útil de los activos de TI incluye su compra, su uso, su mantenimiento y su retirada. Para que la gestión del ciclo de vida funcione bien, estos pasos deben coordinarse cuidadosamente para sacar el máximo partido a los activos y mantener los costes bajos.
Para garantizar que los activos funcionen de manera óptima durante toda su vida útil, los procesos de compra, instalación y mantenimiento periódico deben estar bien detallados. Al mismo tiempo, un proceso de retiro claro protege contra los problemas que surgen con los activos antiguos, evitando agujeros de seguridad y costos adicionales que no son necesarios.
Repositorio centralizado y documentación
Una parte importante de un buen sistema de gestión de activos de TI es una ubicación única donde se puedan encontrar todos los documentos e información necesarios sobre los activos. Esta carpeta almacena registros de compras, garantías, acuerdos de licencia y especificaciones de configuración. Es el centro organizativo para este tipo de documentos.
No solo es más fácil encontrar esta información en un solo lugar, sino que también ayuda a garantizar que se cumplan las normas, lo que garantiza que las empresas estén preparadas para afrontar el complicado mundo de la ley.
Monitoreo y generación de informes automatizados
Con la llegada de herramientas de monitoreo automático, ahora es posible monitorear el estado y el rendimiento de los activos de TI en tiempo real. Estas herramientas de seguimiento dan lugar a informes automatizados que brindan información útil sobre cómo se utilizan los activos, posibles problemas y próximas fechas de renovación de licencias o garantías.
Con este conocimiento, los tomadores de decisiones pueden tomar decisiones inteligentes que permitan aprovechar al máximo los activos y preparar el terreno para inversiones estratégicas, garantizando que los activos de TI se alineen con los objetivos de la organización.
Cumplimiento y optimización de licencias
La gestión cuidadosa de las licencias de software es una de las partes más importantes de la gestión de activos de TI. No solo es una ley que exige que se respeten los términos de los acuerdos de licencias de software, sino que también es lo correcto para la empresa y las operaciones.
La comparación periódica del software instalado con las licencias adquiridas se convierte en una guía para las empresas, ayudándolas a encontrar lagunas o defectos y, en consecuencia, a hacer el mejor uso de sus licencias para evitar desperdiciar dinero. Este enfoque ordenado también se utiliza para protegerse contra la posibilidad de malos resultados legales.
Seguridad y Cumplimiento
En el mundo digital actual, donde los peligros cibernéticos y los métodos de ataque cambian constantemente, proteger los activos de TI y lograr que cumplan con las normas es lo más importante para las empresas en todos los campos. Debido a que estos riesgos cambian constantemente, se necesita un sistema de seguridad que pueda cambiar y que sea lo suficientemente sólido como para proteger contra las vulnerabilidades.
Esta parte importante de la gestión de activos de TI incluye más que solo defensas tecnológicas. Es un método completo que incluye ser estratégico, seguir reglas estrictas y conocer todos los estándares que se aplican a su industria.
Capacitación y concientización de usuarios
No se puede decir lo suficiente sobre lo importante que son las personas para la gestión de activos de TI. Brindarles a los trabajadores una capacitación completa sobre el uso y el cuidado adecuado de los activos de TI reduce en gran medida la posibilidad de daños accidentales. Crear un entorno de trabajo donde los trabajadores sepan que deben hacer su parte para mantener los activos seguros y comprender los detalles de los activos de TI
Tener reglas de gestión es una parte importante de asumir un rol activo en la gestión de activos. Este enfoque preventivo va más allá de las responsabilidades individuales y alienta a todos a trabajar juntos para mantener seguros los activos de TI y utilizarlos de la mejor manera.
Seguimiento de costos y elaboración de presupuestos
Cuando se trata de detalles financieros, conocer el costo total de propiedad (TCO) de cada activo de TI es esencial para tomar decisiones financieras inteligentes. Esto incluye costos como mantenimiento, licencia y asistencia que siguen apareciendo después del precio de compra original.
Llevar registros detallados y estudiar estos costos es la base para elaborar presupuestos correctos, dividir los recursos de manera inteligente y encontrar formas de reducir los costos. Con este panorama completo de los costos, las empresas pueden tomar decisiones inteligentes sobre sus finanzas y asegurarse de que su dinero se destine directamente a sus objetivos de activos de TI.
Auditorías y revisiones periódicas
Las revisiones y comprobaciones periódicas combinan las mejores prácticas en gestión de activos de TI y las hacen realidad. Estas actividades son como pruebas de fuego; ayudan a las empresas a determinar en qué deben trabajar y a garantizar que cumplan con las normas. Las auditorías internas y externas detectan problemas, agujeros de seguridad u operaciones ineficientes que tal vez no se hayan detectado durante las comprobaciones periódicas.
La determinación de la organización de seguir creciendo, respaldada por la información obtenida de las auditorías, hace que los procesos de gestión de activos de TI sean más eficaces. Las revisiones periódicas no solo garantizan que se cumplan las normas, sino que también dan a las personas la oportunidad de generar nuevas ideas y mejorar las cosas, lo que fomenta una cultura de mejora continua.
Conclusión
Para que una empresa tenga éxito, la eficacia laboral, el control de costes y la reducción de riesgos están estrechamente vinculados a una buena gestión de activos de TI. La adopción de las mejores prácticas, como una gestión cuidadosa del inventario y una planificación de la vida útil, fortalece a la empresa. Las empresas pueden manejar con confianza el complejo mundo de la gestión de activos de TI si siguen estas mejores prácticas, que garantizarán que cada activo contribuya al éxito general de la empresa y a la facilidad de las operaciones.
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