När det gäller informationsteknologi (IT) förändras saker snabbt. Detta innebär att det blir mycket viktigt att hantera IT-tillgångar på ett bra sätt för tillväxten av alla företag. Information Technology Asset Management, eller ITAM, är planen för att få, hålla reda på, hantera och bli av med IT-tillgångar på ett planerat sätt. Och det är extremt populärt. Faktum är att marknaden för IT-kapitalförvaltning förväntas uppvisa en sammansatt årlig tillväxttakt (CAGR) på 6,9 % mellan 2022 och 2032.
Det här blogginlägget hjälper dig att hitta vägen genom labyrinten av IT Asset Management genom att i detalj granska de bästa praxis som företag kan använda för att förbättra sin driftseffektivitet, minska kostnaderna och få ut det mesta av sina IT-investeringar (ROI).
Se även: SoftBank Vision Fund 2 investera 120 miljoner dollar i Adverity
Omfattande tillgångsinventering
Att noggrant göra en lista över en organisations IT-tillgångar är den viktigaste delen av att hantera dem väl. Den här stora listan innehåller många olika typer av hårdvara, som servrar, datorer och nätverksutrustning, såväl som den komplicerade webben av mjukvarurättigheter.
För att säkerställa att denna inventering är korrekt och fullständig måste den underhållas noggrant genom regelbundna och noggranna kontroller. Genom att lägga till automatiserade sökverktyg till tillgångsspårning lägger de till ett realtidslager som ger företag en dynamisk och anpassningsbar bild av deras ständigt föränderliga IT-värld.
Tillgångsklassificering och -kategorisering
Nästa steg är att noggrant klassificera och organisera tillgångarna baserat på flera faktorer, med början på inventeringen. Dessa faktorer inkluderar hur varje objekt fungerar, vilket område det tillhör, dess betydelse och vilket stadium av dess livscykel.
Informerat beslutsfattande styrs av denna strategiklassificering, som hjälper företag att utnyttja sina resurser på bästa sätt och minska sina risker. Kritiska tillgångar behöver starkare säkerhetsmetoder och oftare reparation än mindre kritiska tillgångar.
Livscykelhantering
Livslängden för IT-tillgångar inkluderar att köpa dem, använda dem, hålla dem i gott skick och pensionera dem. För att livscykelhantering ska fungera bra måste dessa steg samordnas noggrant för att få ut det mesta av tillgångarna och hålla kostnaderna nere.
För att säkerställa att tillgångar fungerar som bäst under hela deras livstid måste processer för inköp, installation och regelbundet underhåll beskrivas noggrant. Samtidigt skyddar en tydlig pensionsprocess mot de problem som kommer med gamla tillgångar, undviker säkerhetshål och extra kostnader som inte är nödvändiga.
Centraliserat arkiv och dokumentation
En viktig del av ett bra IT Asset Management-system är en enda plats där alla nödvändiga tillgångspapper och information kan hittas. Den här mappen lagrar inköpsuppgifter, garantier, licensavtal och installationsspecifikationer. Det är det organisatoriska navet för den här typen av dokument.
Att placera denna information på ett ställe gör det inte bara lättare att hitta, det hjälper också till att säkerställa att bestämmelserna följs. Detta säkerställer att företag är redo att hantera den knepiga rättsvärlden.
Automatiserad övervakning och rapportering
Med ankomsten av automatiska övervakningsverktyg är det nu möjligt att övervaka tillståndet och prestanda för IT-tillgångar i realtid. Dessa spårningsverktyg ger upphov till automatiserade rapporter som ger användbar information om hur tillgångar används, möjliga problem och kommande licens- eller garantiförnyelsedatum.
Med denna kunskap kan beslutsfattare fatta smarta beslut som utnyttjar tillgångarna på bästa sätt och skapar förutsättningar för strategiska investeringar, vilket säkerställer att IT-tillgångar stämmer överens med organisationens mål.
Licensefterlevnad och optimering
Noggrann hantering av mjukvarulicenser är en av de viktigaste delarna av IT-tillgångsförvaltning. Det är inte bara lagen att du måste följa villkoren för programvarulicensavtal, utan det är också det rätta att göra för företag och verksamhet.
Att regelbundet jämföra installerad programvara med köpta licenser blir en guide för företag, vilket hjälper dem att hitta hål eller extrafunktioner och, som ett resultat, utnyttja sina licenser på bästa sätt för att undvika att slösa pengar. Detta ordnade tillvägagångssätt används också för att skydda mot risken för dåliga rättsliga resultat.
Säkerhet och efterlevnad
I dagens digitala värld, där cyberfaror och attackmetoder alltid förändras, är att skydda IT-tillgångar och göra dem kompatibla det viktigaste för företag inom alla områden. Eftersom dessa risker alltid förändras behöver du ett säkerhetssystem som kan förändras och som är tillräckligt starkt för att skydda mot hål.
Denna viktiga del av IT Asset Management inkluderar mer än bara tekniska försvar. Det är en hel metod som inkluderar att vara strategisk, följa strikta regler och känna till alla standarder som gäller för din bransch.
Användarutbildning och medvetenhet
Du kan inte säga tillräckligt om hur viktiga människor är för IT Asset Management. Att ge arbetarna grundlig utbildning i att använda och ta hand om IT-tillgångar på rätt sätt minskar avsevärt risken för oavsiktlig skada. Skapa en arbetsmiljö där arbetarna vet att de måste göra sin del för att hålla tillgångarna säkra och förstå detaljerna i IT-tillgången
Att ha förvaltningsregler är en stor del av att ta en involverad roll i förvaltningen av tillgångar. Denna förebyggande strategi går utöver individuella plikter och uppmuntrar alla att arbeta tillsammans för att hålla IT-tillgångar säkra och använda dem på bästa sätt.
Kostnadsspårning och budgetering
När du kommer in på detaljerna om pengar är det viktigt att veta den totala ägandekostnaden (TCO) för varje IT-tillgång för att fatta smarta ekonomiska beslut. Detta inkluderar kostnader som underhåll, licens och assistans som fortsätter att dyka upp efter det ursprungliga köppriset.
Att föra noggranna register och studera dessa kostnader är grunden för att göra korrekta budgetar, klokt fördela resurser och hitta sätt att sänka kostnaderna. Med denna fullständiga kostnadsbild kan företag göra smarta val om sin ekonomi och säkerställa att deras pengar går direkt till deras IT-tillgångsmål.
Regelbundna revisioner och recensioner
Regelbundna granskningar och kontroller kombinerar bästa praxis inom IT Asset Management och gör dem verkliga. Dessa aktiviteter är som lackmustest; de hjälper företag att avgöra vad de behöver arbeta med och se till att de förblir kompatibla. Interna och externa revisioner upptäcker problem, säkerhetshål eller ineffektiva operationer som kanske ännu inte har setts under regelbundna kontroller.
Organisationens beslutsamhet att fortsätta växa, uppbackad av information från revisioner, driver IT Asset Management-processerna att bli mer effektiva. Regelbundna recensioner ser inte bara till att reglerna följs, utan de ger också människor en chans att komma med nya idéer och göra saker bättre, vilket uppmuntrar en kultur att alltid bli bättre.
Slutsats
För att ett företag ska bli framgångsrikt är arbetseffektivitet, kostnadskontroll och riskminskning knutna samman av bra IT Asset Management. Att anta bästa praxis, såsom noggrann lagerhantering och planerad livstidsplanering, stärker företaget. Företag kan med tillförsikt hantera den komplexa världen av IT-tillgångsförvaltning genom att följa dessa bästa praxis. Dessa kommer att säkerställa att varje tillgång bidrar till den allmänna framgången för verksamheten och enkel drift.
Utvald bild: Bild av vectorjuice
Prenumerera på Whitepapers.online för att lära dig om nya uppdateringar och förändringar gjorda av teknikjättar som påverkar hälsa, marknadsföring, affärer och andra områden. Om du gillar vårt innehåll, vänligen dela på sociala medieplattformar som Facebook, WhatsApp, Twitter och mer.