Simplificación de la gestión de contratos legales: guía paso a paso

A medida que los equipos jurídicos corporativos adoptan la transformación digital, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se convierte en una herramienta fundamental para automatizar tareas que consumen mucho tiempo. Los departamentos jurídicos se enfrentan a demandas cada vez mayores, presupuestos cada vez más reducidos y expectativas cada vez mayores. Esta guía paso a paso proporciona una hoja de ruta clara para simplificar los procesos de contratos legales, garantizando la eficiencia y la colaboración entre los equipos.

Paso 1: Obtener la aceptación ejecutiva

Antes de embarcarse en la mejora de la gestión de contratos , es fundamental obtener la aprobación ejecutiva. Pregúntese lo siguiente:

• ¿Qué ejecutivos deben aprobar el proyecto?
• ¿Cómo se beneficia cada ejecutivo de un proceso de contratación mejorado?

La participación temprana de equipos interdepartamentales ayuda a construir puentes en lugar de crear silos. Es esencial evitar las suposiciones y tomarse el tiempo para responder todas las preguntas relevantes durante esta etapa. Este enfoque minucioso garantizará el éxito a largo plazo, fomentando relaciones sólidas y una aceptación constante.

Paso 2: Evalúe su proceso actual

Comience por evaluar sus procesos de contratación actuales e identificar las ineficiencias. Preguntas clave a tener en cuenta:

• ¿Cuales son sus mayores puntos débiles?
• ¿Qué pasos causan más retrasos?
• ¿Con qué frecuencia se firman acuerdos manualmente?

Al evaluar estos aspectos, puede descubrir brechas en su proceso y abrir oportunidades para la automatización y la mejora. La transparencia es clave: garantizar que todos los involucrados tengan acceso a la misma información ayuda a generar comentarios e ideas valiosos.

Paso 3: Establecer prioridades para la mejora

Una vez que haya evaluado su proceso, es hora de priorizar las mejoras. Pregúntese lo siguiente:

• ¿Qué preocupaciones principales pretende resolver su equipo legal?
• ¿Su objetivo es mitigar riesgos, mejorar la gestión del equipo o algo más?

Define qué características son esenciales para el éxito de tu equipo e identifica qué contratos formarán parte de la fase inicial. Al establecer prioridades claras, te concentrarás en realizar cambios significativos sin abrumar a tu equipo.

Paso 4: Construir un Centro de Excelencia (COE)

Un centro de excelencia (COE) puede ser una herramienta poderosa para gestionar la transformación de la gestión de contratos. Un COE es un equipo centralizado que garantiza la implementación sin problemas de su sistema CLM y supervisa la gobernanza, los recursos y el soporte al usuario.

Algunas preguntas que debes hacer mientras construyes tu COE incluyen:

• ¿Qué procesos operativos deben establecerse?
• ¿Posee la experiencia interna necesaria para apoyar al Centro de Excelencia (COE)?
• ¿Cómo capacitará a los usuarios y comunicará el valor del sistema?

Un CÓDIGO bien estructurado proporciona un marco para escalar implementaciones futuras y garantiza el éxito a largo plazo.

Paso 5: Crear un repositorio central

Un repositorio central de contratos es esencial para optimizar los flujos de trabajo y reducir las redundancias. El almacenamiento centralizado de contratos simplifica la recuperación de contratos, mantiene el control de versiones y acelera el proceso de negociación. Al agregar análisis de contratos, puede hacer que el repositorio sea aún más eficaz, lo que permite una fácil búsqueda y una toma de decisiones basada en datos.

Paso 6: Desarrollar un manual de contratación

Para garantizar la coherencia y la estandarización, cree un manual de contratación que describa:

• Condiciones contractuales preaprobadas
• Cláusulas de reserva
• Pautas para los plazos de negociación y los procesos de aprobación

Este manual servirá como un documento vivo que evoluciona a medida que su organización perfecciona sus procedimientos de contratación.

Paso 7: Automatizar el proceso de admisión

Uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de contratos es la gestión de las solicitudes de admisión. Los equipos legales pueden mejorar la eficiencia automatizando los procesos de admisión y garantizando la coherencia de la información presentada. Algunas consideraciones para la automatización incluyen:

• ¿Qué información se requiere para asignar casos con precisión?
• ¿Qué plantillas de contrato se pueden distribuir automáticamente?
• ¿Cómo pueden los sistemas internos integrarse con el proceso de admisión?

La automatización minimiza los cuellos de botella y permite que los equipos legales se concentren en tareas más complejas.

Conclusión:

Si siguen estos pasos, los equipos jurídicos pueden optimizar la gestión de contratos, mejorar la colaboración interdisciplinaria y demostrar su valor estratégico dentro de la organización. Empiece con un enfoque de a poco, consiga la aceptación de los ejecutivos y utilice un enfoque por fases para simplificar sus procesos jurídicos.

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