简化法律合同管理：分步指南

随着企业法律团队接受数字化转型，合同生命周期管理 (CLM) 成为自动化耗时任务的关键工具。法律部门面临着日益增长的需求、缩减的预算和不断增长的期望。本分步指南提供了清晰的路线图，可简化您的法律合同流程，确保团队之间的效率和协作。

步骤 1：确保高管支持

在着手改进合同管理之前，获得高管批准至关重要。问问自己：

• 哪些主管需要批准该项目？
• 每位高管如何从改进的合同流程中受益？

尽早让跨部门团队参与进来有助于建立桥梁，而不是制造孤岛。在这一阶段，避免假设并花时间回答每个相关问题至关重要。这种彻底的方法将确保长期成功，培养牢固的关系和持续的支持。

第 2 步：评估当前流程

首先评估您当前的承包流程并找出效率低下之处。需要考虑的关键问题：

• 您最大的痛点是什么？
• 哪些步骤会造成最多的延误？
• 手动签署协议的频率是多少？

通过评估这些方面，您可以发现流程中的漏洞，并为自动化和改进提供机会。透明度是关键——确保所有参与者都能访问相同的信息有助于产生有价值的反馈和想法。

步骤 3：设定改进的优先级

评估完流程后，就该确定改进的优先顺序了。问问自己：

• 您的法律团队旨在解决哪些主要问题？
• 您的目标是降低风险、改善团队管理，还是其他什么？

定义哪些功能对于团队的成功至关重要，并确定哪些合同将成为初始阶段的一部分。通过设定明确的优先事项，您将专注于做出有意义的改变，而不会让您的团队感到不知所措。

步骤 4：建立卓越中心 (COE)

卓越中心 (COE) 是管理合同管理转型的强大工具。COE 是一个集中式团队，可确保顺利实施 CLM 系统，并监督治理、资源和用户支持。

建立 COE 时需要询问的一些问题包括：

• 应建立哪些操作流程？
• 您是否拥有支持卓越中心 (COE) 所需的内部专业知识？
• 您将如何培训用户并传达系统的价值？

结构良好的 CODE 提供了一个框架来扩展未来的实施并确保长期成功。

步骤 5：创建中央存储库

合同的中央存储库对于简化工作流程和减少冗余至关重要。集中式合同存储可简化合同检索、维护版本控制并加快谈判过程。通过添加合同分析，您可以使存储库更加有效，从而实现轻松搜索和数据驱动的决策。

第 6 步：制定合同手册

为了确保一致性和标准化，请创建一份概述以下内容的合同剧本：

• 预先批准的合同条款
• 后备条款
• 谈判时间表和审批流程指南

本剧本将作为一份动态文件，随着您的组织完善其合同程序而不断发展。

步骤 7：自动化接收流程

合同管理最具挑战性的方面之一是管理接收请求。法律团队可以通过自动化接收流程并确保提交信息的一致性来提高效率。自动化的一些注意事项包括：

• 准确分配案件需要哪些信息？
• 哪些合同模板可以自动分发？
• 内部系统如何与摄入过程相结合？

自动化最大限度地减少了瓶颈，使法律团队能够专注于更复杂的任务。

结论：

通过遵循这些步骤，法律团队可以简化合同管理，加强跨职能协作，并在组织内展示其战略价值。从小处着手，确保高管的支持，并采用分阶段的方法简化您的法律流程。

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