Simplifier la gestion des contrats juridiques : un guide étape par étape

Alors que les équipes juridiques des entreprises adoptent la transformation numérique, la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) devient un outil essentiel pour automatiser les tâches chronophages. Les services juridiques sont confrontés à des demandes croissantes, à des budgets en baisse et à des attentes croissantes. Ce guide étape par étape fournit une feuille de route claire pour simplifier vos processus de contrats juridiques, garantissant ainsi l'efficacité et la collaboration entre les équipes.

Étape 1 : Obtenir l’adhésion de la direction

Avant de se lancer dans l'amélioration de la gestion des contrats , il est essentiel d'obtenir l'approbation de la direction. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels dirigeants doivent approuver le projet ?
• Comment chaque dirigeant bénéficie-t-il d’un processus de contractualisation amélioré ?

Impliquer les équipes interservices dès le début permet de construire des ponts plutôt que de créer des silos. Il est essentiel d'éviter les suppositions et de prendre le temps de répondre à toutes les questions pertinentes au cours de cette étape. Cette approche approfondie garantira un succès à long terme, favorisant des relations solides et une adhésion continue.

Étape 2 : Évaluez votre processus actuel

Commencez par évaluer vos processus contractuels actuels et identifiez les inefficacités. Questions clés à prendre en compte :

• Quels sont vos plus grands points sensibles ?
• Quelles étapes entraînent le plus de retards ?
• À quelle fréquence les accords sont-ils signés manuellement ?

En évaluant ces aspects, vous pouvez découvrir les lacunes de votre processus et ouvrir des possibilités d’automatisation et d’amélioration. La transparence est essentielle : s’assurer que toutes les personnes impliquées ont accès aux mêmes informations permet de générer des retours et des idées utiles.

Étape 3 : Définir les priorités d’amélioration

Une fois que vous avez évalué votre processus, il est temps de prioriser les améliorations. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont les principales préoccupations que votre équipe juridique cherche à résoudre ?
• Visez-vous une atténuation des risques, une meilleure gestion d’équipe ou autre chose ?

Définissez les fonctionnalités essentielles à la réussite de votre équipe et identifiez les contrats qui feront partie de la phase initiale. En définissant des priorités claires, vous vous concentrerez sur la réalisation de changements significatifs sans surcharger votre équipe.

Étape 4 : Créer un centre d’excellence (COE)

Un centre d'excellence (COE) peut être un outil puissant pour gérer la transformation de votre gestion des contrats. Un COE est une équipe centralisée qui assure la mise en œuvre fluide de votre système CLM, en supervisant la gouvernance, les ressources et le support utilisateur.

Voici quelques questions à poser lors de la création de votre COE :

• Quels processus opérationnels faut-il mettre en place ?
• Possédez-vous l’expertise interne nécessaire pour soutenir le Centre d’excellence (COE) ?
• Comment allez-vous former les utilisateurs et communiquer la valeur du système ?

Un CODE bien structuré fournit un cadre pour faire évoluer les implémentations futures et assure le succès à long terme.

Étape 5 : Créer un référentiel central

Un référentiel central pour les contrats est essentiel pour rationaliser les flux de travail et réduire les redondances. Le stockage centralisé des contrats simplifie la récupération des contrats, maintient le contrôle des versions et accélère le processus de négociation. En ajoutant des analyses de contrats, vous pouvez rendre le référentiel encore plus efficace, en facilitant la recherche et la prise de décision basée sur les données.

Étape 6 : Élaborer un manuel de passation de marchés

Pour garantir la cohérence et la normalisation, créez un manuel de passation de marchés qui décrit :

• Conditions contractuelles pré-approuvées
• Clauses de repli
• Lignes directrices pour les échéanciers de négociation et les processus d'approbation

Ce manuel servira de document vivant qui évoluera à mesure que votre organisation peaufinera ses procédures contractuelles.

Étape 7 : Automatiser le processus d’admission

L'un des aspects les plus difficiles de la gestion des contrats est la gestion des demandes de réception. Les équipes juridiques peuvent améliorer leur efficacité en automatisant les processus de réception et en garantissant la cohérence des informations soumises. Voici quelques éléments à prendre en compte pour l'automatisation :

• Quelles informations sont nécessaires pour attribuer les cas avec précision ?
• Quels modèles de contrats peuvent être distribués automatiquement ?
• Comment les systèmes internes peuvent-ils s’intégrer au processus d’admission ?

L’automatisation minimise les goulots d’étranglement et permet aux équipes juridiques de se concentrer sur des tâches plus complexes.

Conclusion:

En suivant ces étapes, les équipes juridiques peuvent rationaliser la gestion des contrats, améliorer la collaboration interfonctionnelle et démontrer leur valeur stratégique au sein de l'organisation. Commencez petit, assurez l'adhésion de la direction et utilisez une approche progressive pour simplifier vos processus juridiques.

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