法的契約管理の簡素化: ステップバイステップガイド

企業の法務チームがデジタル変革に取り組むにつれ、契約ライフサイクル管理 (CLM) は時間のかかるタスクを自動化する重要なツールになります。法務部門は、要求の増加、予算の縮小、期待の高まりに直面しています。このステップバイステップのガイドは、法務契約プロセスを簡素化し、チーム間の効率とコラボレーションを確保するための明確なロードマップを提供します。

ステップ1: 経営陣の同意を得る

契約管理の改善に着手する前に、経営陣の承認を得ることが重要です。次のことを自問してください。

• どの幹部がプロジェクトを承認する必要がありますか?
• 契約プロセスの改善により、各幹部はどのようなメリットを得られるのでしょうか?

早い段階で部門間のチームを巻き込むと、サイロ化するのではなく橋渡しをすることができます。この段階では、思い込みを避け、関連するすべての質問に時間をかけて答えることが重要です。この徹底したアプローチにより、長期的な成功が保証され、強力な関係と継続的な賛同が育まれます。

ステップ2: 現在のプロセスを評価する

まず、現在の契約プロセスを評価し、非効率性を特定します。検討すべき重要な質問は次のとおりです。

• あなたの最大の悩みは何ですか?
• どのステップが最も遅延を引き起こしますか?
• 契約書はどのくらいの頻度で手動で署名されますか?

これらの側面を評価することで、プロセスのギャップを明らかにし、自動化と改善の機会を得ることができます。透明性が鍵となります。関係者全員が同じ情報にアクセスできるようにすることで、貴重なフィードバックやアイデアを生み出すことができます。

ステップ3: 改善の優先順位を設定する

プロセスを評価したら、改善の優先順位を決めます。次のことを自問してください。

• 貴社の法務チームが解決することを目指している主な懸念事項は何ですか?
• リスクの軽減、チーム管理の改善、あるいは何か他のことを目指していますか?

チームの成功に不可欠な機能を定義し、どの契約が初期フェーズに含まれるかを特定します。明確な優先順位を設定することで、チームに負担をかけずに有意義な変更を行うことに集中できます。

ステップ4: センターオブエクセレンス（COE）を構築する

センター オブ エクセレンス (COE) は、契約管理の変革を管理するための強力なツールになります。COE は、CLM システムのスムーズな実装を保証し、ガバナンス、リソース、ユーザー サポートを監督する集中チームです。

COE を構築する際に尋ねるべき質問には次のようなものがあります。

• どのような運用プロセスを確立する必要がありますか?
• センター・オブ・エクセレンス (COE) をサポートするために必要な社内専門知識を保有していますか?
• どのようにユーザーをトレーニングし、システムの価値を伝えますか?

適切に構造化されたコードは、将来の実装を拡張するためのフレームワークを提供し、長期的な成功を保証します。

ステップ5: 中央リポジトリを作成する

契約の中央リポジトリは、ワークフローを合理化し、冗長性を削減するために不可欠です。契約を一元的に保存すると、契約の取得が簡単になり、バージョン管理が維持され、交渉プロセスがスピードアップします。契約分析を追加することで、リポジトリをさらに効果的にすることができ、検索が容易になり、データに基づいた意思決定が可能になります。

ステップ6: 契約プレイブックを作成する

一貫性と標準化を確保するために、次の内容を概説した契約プレイブックを作成します。

• 事前承認された契約条件
• フォールバック条項
• 交渉のタイムラインと承認プロセスに関するガイドライン

このプレイブックは、組織が契約手順を改善するにつれて進化する生きた文書として機能します。

ステップ7: 受付プロセスを自動化する

契約管理の最も難しい側面の 1 つは、受入リクエストの管理です。法務チームは、受入プロセスを自動化し、提出された情報の一貫性を確保することで、効率を高めることができます。自動化に関する考慮事項には、次のものがあります。

• ケースを正確に割り当てるにはどのような情報が必要ですか?
• 自動的に配布できる契約テンプレートはどれですか?
• 内部システムを受入プロセスとどのように統合できますか?

自動化によりボトルネックが最小限に抑えられ、法務チームはより複雑なタスクに集中できるようになります。

結論：

これらの手順に従うことで、法務チームは契約管理を効率化し、部門間の連携を強化し、組織内での戦略的価値を示すことができます。小規模から始めて、経営陣の同意を得て、段階的なアプローチで法務プロセスを簡素化します。

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