Compliance-Management für Anfänger – E-Book

Compliance ist die einfache Einhaltung von Gesetzen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Daten- und Sicherheitsverpflichtungen.

Aufgrund der einzigartigen Merkmale Ihres Unternehmens kann „Compliance“ für Sie etwas völlig anderes bedeuten als für die Schule um die Ecke oder das Krankenhaus auf der anderen Straßenseite. Daher muss jedes Unternehmen seine Compliance-Standards und -Methoden entwickeln, um sicherzustellen, dass sein Mitarbeiternetzwerk diese einhalten kann.

In jedem Compliance-Bereich müssen alle Organisationen die Auswirkungen auf die Organisation als juristische Person, auf das Personal und auf die Studenten, Patienten oder Kunden prüfen.

Was kann passieren, wenn Unternehmen Compliance-Regeln missachten?

Wir müssen nicht raten, was möglich ist. Es gibt Beispiele dafür:

• Datenschutzverletzungen
• Datenverlust
• Finanzieller Verlust: Strafen oder Vergleiche
• Verlust von Kunden, Konten oder Arbeitsplätzen
• Reputationsschaden

Was beinhaltet Compliance Management?

Compliance-Management ist der Prozess der Einhaltung von Vorschriften. Es sind die Regeln und Prozesse, die Ihr Unternehmen implementiert, um die Einhaltung in allen Bereichen zu gewährleisten. Es sind die digitalen Tools, die Sie zur Gewährleistung der Einhaltung einsetzen, und – vielleicht am wichtigsten – es sind die Personen, die dafür verantwortlich sind, dass alles erledigt wird. Diese Technologien, Personen und Verfahren identifizieren Compliance-Probleme und schützen Ihr Unternehmen vor diesen Verstößen und möglichen Katastrophen.

Wie kann ich mit der Implementierung des Compliance-Managements in meiner Organisation beginnen?

Dies alles kann einschüchternd wirken, aber wie bei jeder großen Aufgabe sollten Sie sie in kleinere Teile aufteilen und sich Hilfe holen.

Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie einen guten Start hinlegen.

Stellen Sie Unterstützung sicher. Ein erfolgreiches Compliance-Management-System muss die volle Unterstützung Ihres gesamten Unternehmens haben, angefangen von der Unternehmensspitze. Stellen Sie eine Gruppe von Personen zusammen, die diese neuen Praktiken in Ihrem gesamten Unternehmen implementieren können.

Bewerten Sie die Compliance-Umgebung für Ihr Unternehmen, einschließlich aller Arten von Gesetzen, branchenspezifischer Anforderungen und wie diese Schutzmaßnahmen das Unternehmen, seine Mitarbeiter und seine Kunden schützen.

Führen Sie eine Risikoanalyse durch. Ein angemessenes Compliance-Management wird durch die Bewertung Ihrer Risiken bestimmt. Letztlich besteht der Zweck des Compliance-Managements darin, Risiken zu verringern. Untersuchen Sie Ihre Systeme, einschließlich Ihrer physischen Infrastruktur, ethischen und rechtlichen Schutzmaßnahmen und Ihrer digitalen Umgebung.

Führen Sie eine Richtlinienüberprüfung durch. Indem Sie Ihre neue Risikobewertung auf Ihre aktuellen Richtlinien anwenden, können Sie alle Bereiche identifizieren, die aktualisiert werden müssen.

Wie kann ich mit der Implementierung des Compliance-Managements in meiner Organisation beginnen?

Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie einen guten Start hinlegen. (Fortsetzung)

Informieren. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance verstehen, ihre Position im Richtlinienrahmen und wie sie zur Sicherheit des Unternehmens beitragen können und müssen.

Bedenken Sie, dass dies nie eine „Einstellen und Vergessen“-Situation ist. Implementieren Sie Systeme, Software und Prüfmethoden, um Ihr Risiko, die Einhaltung von Regeln und potenzielle Systemfehler zu bewerten. Rüsten Sie sich mit automatischer Berichterstattung, Überprüfungsprüfungen und Sichtbarkeit potenzieller Probleme aus.

Machen Sie alle zur Verantwortung. Informieren und überwachen Sie sie kontinuierlich. Legen Sie bei Bedarf explizite Disziplinarmaßnahmen für Personen fest, die gegen Ihre Compliance-Regeln verstoßen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Compliance-Regeln in allen Bereichen aktiv und konsequent durchgesetzt werden.

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