Ebook sur la gestion de la conformité pour les débutants

La conformité est le simple respect des lois, des réglementations en matière de santé et de sécurité et des obligations en matière de données et de sécurité.

En raison des caractéristiques uniques de votre entreprise, la notion de « conformité » peut avoir une signification totalement différente pour vous que pour l'école ou l'hôpital d'en face. Par conséquent, chaque entreprise doit développer ses propres normes et méthodes de conformité pour s'assurer que son réseau d'employés peut s'y conformer.

Dans chaque domaine de conformité, toutes les organisations doivent examiner l’effet sur l’organisation en tant qu’entité juridique, sur le personnel et sur les étudiants, les patients ou les clients.

Que peut-il se passer lorsque les entreprises ne respectent pas les règles de conformité ?

Nous n’avons pas besoin de nous risquer à deviner ce qui est possible ; il existe des exemples de :

• Violations de données
• Perte de données
• Perte financière : pénalités ou règlements
• Perte de clients, de comptes ou d'emploi
• Atteinte à la réputation

Qu’implique la gestion de la conformité ?

La gestion de la conformité est le processus de gestion de la conformité. Il s'agit des règles et des processus que votre entreprise met en œuvre pour garantir la conformité dans tous les domaines. Il s'agit des outils numériques que vous utilisez pour assurer la conformité et, peut-être plus important encore, des personnes chargées de veiller à ce que tout soit fait. Ces technologies, ces personnes et ces procédures identifient les problèmes de conformité, protégeant ainsi votre entreprise contre ces violations et d'éventuelles calamités.

Comment puis-je commencer à mettre en œuvre la gestion de la conformité au sein de mon organisation ?

Tout cela peut être intimidant, mais comme pour toute tâche de grande envergure, vous la divisez en parties plus petites et demandez de l’aide.

Suivre ces étapes devrait vous aider à démarrer du bon pied.

Assurez-vous d’obtenir le soutien de tous. Un système de gestion de la conformité efficace doit bénéficier du soutien total de toute votre entreprise, en commençant par le plus haut niveau. Rassemblez un groupe de personnes capables de mettre en œuvre ces nouvelles pratiques dans toute votre entreprise.

Évaluez l’environnement de conformité de votre entreprise, y compris chaque type de législation, les exigences spécifiques à l’industrie et la manière dont ces protections protégeront l’organisation, ses employés et ses clients.

Effectuez une analyse des risques. Une gestion de la conformité adéquate sera déterminée en évaluant vos risques. En fin de compte, l’objectif de la gestion de la conformité est de réduire les risques. Examinez vos systèmes, y compris votre infrastructure physique, vos protections éthiques et juridiques et votre environnement numérique.

Effectuez un audit des politiques. En appliquant votre nouvelle évaluation des risques à vos politiques actuelles, vous pouvez identifier les domaines qui doivent être mis à jour.

Comment puis-je commencer à mettre en œuvre la gestion de la conformité au sein de mon organisation ?

Suivre ces étapes devrait vous aider à démarrer du bon pied. (suite)

Sensibiliser. Veiller à ce que tous les employés comprennent l'importance de la conformité, leur position au sein des cadres politiques et la manière dont ils peuvent et doivent contribuer à la sécurité de l'entreprise.

Sachez qu'il ne s'agit jamais d'une situation de type « configurer et oublier ». Mettez en œuvre des systèmes, des logiciels et des méthodes d'audit pour évaluer vos risques, votre conformité aux règles et les failles potentielles du système. Équipez-vous de rapports automatiques, d'audits de vérification et d'une visibilité sur les problèmes potentiels.

Tenez chacun responsable. Informez et surveillez en permanence. Incluez des critères disciplinaires explicites pour les personnes qui ne respectent pas vos règles, si nécessaire, et veillez à ce que votre conformité soit appliquée de manière active et cohérente dans tous les domaines.

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