Guía de ERP para emprendedores

La estrategia tecnológica encabeza la lista de objetivos comerciales para las empresas en expansión en JAPAC, ya que 2020 pondrá de relieve la importancia de la tecnología. El informe Entrepreneurs in Asia-Pacific de Frost & Sullivan revela que dos tercios de los empresarios de toda la región consideran que el software de su negocio principal es vital para el éxito de su empresa.

A pesar de un nivel relativamente alto de satisfacción con el software empresarial que utilizan actualmente, la mayoría de los empresarios de la zona (52%) desean invertir en su software empresarial principal o actualizarlo.

Esto indica que, durante el año siguiente, muchas empresas en expansión en JAPAC instalarán software empresarial, por lo general sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). ¿Cómo se decide si ha llegado el momento de implementar un ERP, qué módulos implementar inicialmente y cómo considerar el software en el contexto del apoyo a la estrategia de la empresa?

¿Cómo sabemos si es necesario un nuevo sistema ERP?

Tenga en cuenta las "tres C" cuando considere la necesidad de emplear software más avanzado para permitir las operaciones comerciales. Cualquiera de estas áreas, en particular una combinación de ellas, indica la necesidad de automatización. Deberá priorizar la implementación del software en función de varios criterios específicos de la industria.

Complicación.

Es posible que su empresa haya superado la capacidad de su pequeño personal de contabilidad y su sencillo software de contabilidad. Tal vez la empresa tenga la intención de lanzar nuevos productos basados en suscripciones o paquetes alternativos, lo que requiere métodos sólidos de reconocimiento de ingresos. Alternativamente, puede solicitar dinero nuevo a los inversores, lo que requiere una mejor presentación de informes financieros.

Conformidad.

A medida que su empresa se expande a más ubicaciones, necesita más ayuda para automatizar las operaciones financieras a fin de facilitar y garantizar el cumplimiento de diversas leyes fiscales e implementar controles sólidos para cumplir con los requisitos reglamentarios.

Clientela.

Los sistemas de automatización de marketing y CRM fragmentados o Excel pueden hacer que el seguimiento de las oportunidades de venta, el mantenimiento de la información de los clientes y la orientación a los clientes con el producto adecuado en el momento adecuado sean una tarea inútil. Necesita ayuda para conseguir nuevos clientes de forma más eficaz, ampliar su negocio y gestionar mejor sus cuentas actuales.

¿Cómo debe considerarse la usabilidad?

El software ERP tiene una reputación de ser prohibitivamente costoso, difícil de usar y capaz de detener las operaciones incluso de las empresas más grandes y prósperas del mundo. La nube hizo que el software ERP fuera más fácil de adoptar y usar.

La nube también hizo que los sistemas ERP fueran modulares, lo que permitió a las empresas comprar una plataforma y agregar módulos adicionales según las necesidades de la empresa. El enfoque de precios por adelantado de los sistemas locales permitió a los representantes de ventas de software y a los clientes negociar paquetes de licencias para módulos que aún no necesitaban, como CRM y ERP. Con frecuencia, estas licencias permanecían sin usar; esto se conoció como software de estantería.

Al evaluar la utilidad de un sistema ERP, un posible comprador debe considerar:

• ¿Qué tan fácil de usar es la interfaz? ¿Se puede completar una tarea o un procedimiento con unos pocos clics y una sola pantalla? ¿Se requerirá que los usuarios realicen algunas tareas fuera del sistema? Tomemos como ejemplo el procedimiento de conciliación bancaria.
• ¿Cómo se vincula el extracto bancario con el software de contabilidad? ¿Es necesario cargarlo manualmente o está vinculado para ofrecer una vista en tiempo real de la información de la cuenta bancaria?
• ¿Cuánto costará enseñar a los usuarios a dominar el sistema? ¿Qué han experimentado otros consumidores de empresas comparables?
• ¿Está el sistema preparado para dispositivos móviles? ¿Para qué procedimientos utilizan nuestros consumidores sus dispositivos móviles? ¿Existe una aplicación nativa para dispositivos móviles?
• ¿Existe un acuerdo de licencias adecuado para nuestros usuarios y el tamaño de nuestra empresa? ¿Cómo se distribuye la funcionalidad y cómo se puede adaptar a los requisitos de nuestros consumidores? ¿Cuántos módulos nuevos se activarán y cómo se refleja esto en la estructura del contrato y la licencia?
• ¿Con qué frecuencia se actualiza el programa? ¿La usabilidad es una prioridad? ¿Qué áreas están previstas para el desarrollo futuro del producto?

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