Le guide de l'entrepreneur sur l'ERP

La stratégie technologique est en tête de liste des objectifs commerciaux des entreprises en expansion dans la région JAPAC depuis 2020, ce qui mettra en évidence l'importance de la technologie. Le rapport Entrepreneurs in Asia-Pacific de Frost & Sullivan révèle que deux tiers des entrepreneurs de la région considèrent que leurs logiciels de base sont essentiels au succès de leur entreprise.

Malgré un niveau de satisfaction relativement élevé à l’égard des logiciels d’entreprise qu’ils utilisent désormais, la plupart des entrepreneurs de la région (52 %) souhaitent investir dans leur logiciel d’entreprise principal ou le mettre à niveau.

Cela indique que, tout au long de l'année prochaine, de nombreuses entreprises en expansion au Japon et en Asie-Pacifique installeront des logiciels d'entreprise, généralement des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Comment décidez-vous s'il est temps d'adopter un ERP, quels modules déployer dans un premier temps et comment envisager le logiciel dans le contexte du soutien à la stratégie de l'entreprise ?

Comment savoir si un nouveau système ERP est nécessaire ?

Tenez compte des « trois C » lorsque vous envisagez d’utiliser des logiciels plus avancés pour permettre les opérations commerciales. Chacun de ces domaines, en particulier une combinaison de ceux-ci, indique la nécessité d’une automatisation. Vous devrez prioriser la mise en œuvre du logiciel en fonction de divers critères spécifiques au secteur.

Complication.

Votre entreprise a peut-être dépassé les limites de son personnel comptable réduit et de son logiciel de comptabilité simple. Peut-être envisage-t-elle de lancer de nouveaux produits par abonnement ou des offres groupées alternatives, nécessitant des méthodes de reconnaissance des revenus robustes. Alternativement, vous pouvez demander de nouveaux fonds aux investisseurs, ce qui nécessite des rapports financiers améliorés.

Conformité.

À mesure que votre entreprise s'étend sur davantage de sites, elle a besoin de plus d'aide pour automatiser les opérations financières afin de faciliter et de garantir la conformité aux diverses lois fiscales et de mettre en œuvre des contrôles robustes pour répondre aux exigences réglementaires.

Clientèle.

Les systèmes d'automatisation du marketing et de gestion de la relation client (CRM) fragmentés ou Excel peuvent rendre le suivi des prospects, la conservation des informations sur les clients et le ciblage des clients avec le produit approprié au bon moment une tâche ardue. Vous avez besoin d'aide pour gagner de nouveaux clients plus efficacement, développer votre entreprise et mieux gérer vos comptes actuels.

Comment l’utilisabilité doit-elle être prise en compte ?

Les logiciels ERP ont depuis longtemps la réputation d'être extrêmement coûteux, difficiles à utiliser et capables de mettre un terme aux activités des entreprises les plus grandes et les plus prospères du monde. Le cloud a par la suite facilité l'adoption et l'utilisation des logiciels ERP.

Le cloud a également rendu les systèmes ERP modulaires, permettant aux entreprises d'acheter une plateforme et d'ajouter des modules supplémentaires en fonction de leurs besoins. L'approche tarifaire initiale des systèmes sur site a permis aux représentants commerciaux et aux clients de négocier des packs de licences pour des modules dont ils n'avaient pas encore besoin, tels que CRM et ERP. Souvent, ces licences restaient inutilisées ; c'est ce qu'on appelle le shelfware.

Pour évaluer l’utilité d’un système ERP, un acheteur potentiel doit prendre en compte :

• L'interface est-elle conviviale ? Une tâche ou une procédure peut-elle être réalisée en quelques clics et sur un seul écran ? Les utilisateurs devront-ils effectuer certaines tâches en dehors du système ? Prenons l'exemple de la procédure de rapprochement bancaire.
• Comment le relevé bancaire est-il associé au logiciel de comptabilité ? Doit-il être chargé manuellement ou est-il lié pour offrir une vue en temps réel des informations du compte bancaire ?
• Combien coûtera la formation des utilisateurs pour qu'ils maîtrisent le système ? Qu'ont constaté d'autres consommateurs d'entreprises comparables ?
• Le système est-il prêt pour le mobile ? Pour quelles procédures nos consommateurs utilisent-ils leurs appareils mobiles ? Existe-t-il une application native pour les appareils mobiles ?
• Existe-t-il un système de licence adapté à nos utilisateurs et à la taille de notre entreprise ? Comment les fonctionnalités sont-elles regroupées et comment peuvent-elles être adaptées aux besoins de nos clients ? Combien de nouveaux modules peuvent être activés et comment cela se reflète-t-il dans la structure du contrat et de la licence ?
• À quelle fréquence le programme est-il mis à jour et la facilité d'utilisation est-elle une priorité ? Quels sont les domaines prévus pour le développement futur du produit ?

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