Laut Daten von Bookedin.com wurden 2019 46 % der über die Software vereinbarten Termine von Kunden und 54 % von Mitarbeitern des Unternehmens vereinbart. 82 % der Kunden buchen Termine über Smartphones, 16 % über Desktop-Computer und 2 % über Tablets[1]. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, das stark auf Termine und Buchungen angewiesen ist, sollten Sie in eine robuste Terminplanungssoftware investieren. In diesem Artikel sehen wir uns 3 sehr empfehlenswerte Terminplanungs-Apps für kleine Unternehmen an. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Unternehmen, die eine Terminplanung benötigen:
- Friseur- und Schönheitssalons
- Arztpraxen
- Tattoostudios
- Fotografen
- Fahrschulen
- Wellnessangebote usw.
Siehe auch: 5 Must-have-Chrome OS-Apps im Jahr 2021
Was ist eine Terminplanungssoftware?
Terminplanungssoftware kann sowohl von Ihren Kunden als auch von Ihren Mitarbeitern verwendet werden, um Termine mit Ihrem Unternehmen über eine Online-Plattform zu buchen, zu verschieben oder abzusagen. Je nachdem, welche Software Sie wählen, kann die Schnittstelle in Ihre Website, Social-Media-Seiten oder jede andere Art von Plattform integriert werden, die von der Software unterstützt wird.
Sie können die Parameter festlegen, die die Möglichkeit von Mitarbeitern und Kunden bestimmen, Termine zu buchen oder zu ändern. Sie können die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens festlegen und individuell festlegen, wann bestimmte angebotene Dienste verfügbar sind. Die Software verhindert Doppel- oder Überbuchungen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Sie haben sogar die Möglichkeit, bestimmte Dienste vorübergehend zu sperren. Wenn Sie beispielsweise einen Salon betreiben und Ihr Colorist im Urlaub ist, können Sie Personen daran hindern, Termine bei ihm zu buchen. Oft können Sie mit der Software sogar die Nachricht anpassen, die Personen angezeigt wird, wenn sie versuchen, einen Dienst oder einen Zeitpunkt zu buchen, zu dem dieser nicht verfügbar ist. Einige Apps zur Terminbuchung können auch Zahlungen verarbeiten oder lassen sich in Ihr vorhandenes POS-System und Zahlungsgateway integrieren.
Daher sind Apps und Software zur Terminplanung für Unternehmen, die auf Buchungen angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung. Sie reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung komplexer Terminpläne. Negative Folgen aufgrund menschlicher Fehler werden minimiert, da Ihre Mitarbeiter nicht dafür verantwortlich sind, Termine in Kalender einzutragen oder verfügbare Zeitfenster zu bestätigen. Die Software erledigt dies in Echtzeit.
Vorteile von Terminplanungs-Apps
Flexibilität
Eine gute Terminplanungssoftware bietet Funktionen, die Ihrem Unternehmen Flexibilität verleihen. Sie können die Art und Weise der Buchung an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Möchten Sie, dass Kunden die Dienstleistung und den Dienstleister auswählen können? Sollen sie einen Ort für den Termin auswählen können? Möchten Sie verhindern, dass Kunden die Termindetails 24 Stunden vor der geplanten Zeit ändern? Durch die Anpassung können Sie eine Lösung erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, ohne dass Sie kostspielig eigene Software entwickeln müssen.
Kosten senken und Produktivität steigern
Herkömmliche Methoden zur Terminplanung sind zeitaufwändig und ressourcenintensiv. Mithilfe von Terminplanungs-Apps kann eine einzelne Person problemlos Buchungen für Ihr Unternehmen verwalten. Dadurch können Sie Kosten senken, da weniger Ressourcen für die Verwaltung des Kalenders Ihres Unternehmens erforderlich sind. Die Zeit, die Mitarbeiter sparen, weil sie sich nicht mit der Terminverwaltung befassen müssen, führt zu einer höheren Produktivität
Hochwertiges Benutzererlebnis
Terminplanungslösungen unterstützen oft mehr als eine Plattform. Das bedeutet, dass Ihre Kunden über ihren bevorzugten Kanal, d. h. soziale Medien, Ihre Website oder sogar einen Messaging-Dienst wie WhatsApp, mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten können. Kunden können leicht sehen, welche Dienste Sie anbieten, welche Terminzeiten verfügbar sind, und können nach Belieben buchen. Ein gut eingerichtetes System ermöglicht es Benutzern, auch ihre Präferenzen auszuwählen, wie z. B. Standort, den Mitarbeiter oder Arzt, bei dem sie den Termin haben möchten, die Art der Materialien, die sie verwenden möchten usw. Dies schafft eine sehr positive Benutzererfahrung für Kunden. Ihr Unternehmen wird professionell und hochwertig wirken. Es legt den Grundstein für eine starke Kundenbeziehung.
So wählen Sie eine Terminplanungssoftware aus
Schritt 1: Verstehen Sie Ihre Anforderungen
Nehmen Sie sich etwas Zeit und überlegen Sie, was Sie von Ihrer Terminplanung erwarten. Beginnen Sie mit den Grundlagen: Buchen Sie Termine für eine virtuelle Sitzung oder für einen physischen Standort? Wenn Sie einen physischen Standort haben, wie viele Standorte haben Sie? Worauf sollen Ihre Termine basieren, auf Dienstleistungen oder Dienstleistern? Möchten Sie beispielsweise, dass die Leute einen Tanzkurs buchen können und Sie die volle Kontrolle darüber haben, welcher Lehrer diesen Kurs durchführt, oder möchten Sie, dass die Leute einen Kurs bei einem bestimmten Lehrer buchen können? Welche Kontrolle wünschen Sie sich vom Backend? Wer hat Zugriff, um das Terminsystem zu verwalten? Die Beantwortung dieser Fragen ist wichtig, da sie Ihnen dabei hilft zu verstehen, welche Funktionen Sie von Ihrer Terminbuchungssoftware benötigen. Erstellen Sie beim Durchgehen dieser Fragen eine Liste der Funktionen, die Sie benötigen.
Schritt 2: Suchen Sie nach der richtigen Lösung
Sobald Sie eine Liste der benötigten Funktionen haben, können Sie nach Software und Lösungen suchen, die die meisten dieser Funktionen bieten und in Ihr Budget passen. Beachten Sie, dass Sie bei einem geringen Budget möglicherweise Kompromisse bei der Leistung der Buchungslösung eingehen müssen. Ein guter Tipp ist, Bewertungen von Personen zu lesen, die den Service tatsächlich genutzt haben. Sie beschreiben, was sie erreichen wollten und mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren. Wenn Sie nach ähnlichen Funktionen suchen, können Sie Tools entsprechend ausschließen. Sie sollten zwischen zwei und drei Optionen in die engere Auswahl nehmen, bevor Sie mit Schritt 3 fortfahren.
Schritt 3: Fordern Sie eine Demo an
Buchen Sie wenn möglich eine Demo mit dem Kundensupport einer Lösung, damit Sie Fragen aus erster Hand stellen können. Erklären Sie, was Sie tun möchten, und lassen Sie sich vom Supportmitarbeiter erklären, wie es geht. Wenn die Buchung einer Demo nicht möglich ist, wenden Sie sich per E-Mail oder Chat an den Kundensupport und listen Sie Ihre Fragen auf. Auf diese Weise können Sie sich ein klares Bild davon machen, welche Funktionen mit jedem Tool verfügbar sein werden. Basierend auf diesen Informationen und dem Preis können Sie die Option wählen, die den höchsten ROI bietet.
Schritt 4: Testen Sie Ihre Implementierung
Sobald Sie die richtige Lösung ausgewählt haben, implementieren Sie sie auf der von Ihnen gewählten Plattform: Website, Landingpage oder soziales Profil. Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Integration testen, um sicherzustellen, dass keine Störungen und Fehler auftreten. Versuchen Sie selbst, einen Termin zu buchen, und sehen Sie, wie die Erfahrung ist. Überprüfen Sie die E-Mails, die Sie erhalten, um sicherzustellen, dass die Kommunikation korrekt und grammatikalisch korrekt ist. Überprüfen Sie das Backend, um sicherzustellen, dass die erfassten Informationen korrekt sind.
3 empfehlenswerte Apps zur Terminplanung
1. Simplybook.me:
Überblick
Dieses Terminbuchungssystem ist für Dienstleistungsbranchen konzipiert, die Buchungen annehmen. Es kann auf Windows-, Android- und iOS-Geräten verwendet werden. Pakete beginnen bei 10 $ pro Monat und gehen bis zu 60 $. Die höheren Pakete ermöglichen eine höhere Anzahl von Buchungen pro Monat. Sie können einen geeigneten Plan basierend auf der Anzahl der Termine auswählen, die Ihr Unternehmen pro Monat zur Verfügung hat. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testversion, die 50 Buchungen ermöglicht.
Das Gute
Alle Pläne beinhalten grundlegende Funktionen, wie das Einrichten von Website-Buchungen, Admin-Apps für einfaches Management, die Möglichkeit, Termine zu stornieren und zu verschieben sowie das Konfigurieren von E-Mail- und Browserbenachrichtigungen. Das Tool ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihrem Paket gegen Aufpreis bis zu drei zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie nicht auf einen höheren Plan upgraden, weil Sie eine bestimmte Funktion benötigen. Unternehmen können die Kosten niedrig halten, indem sie sich für das Starterpaket anmelden und die erforderlichen Funktionen einzeln bezahlen. Es sind viele Integrationen verfügbar, wie WordPress und Zapier.
Das Schlechte
Aufgrund der Systemstruktur können Sie die Preise nicht pro Stunde festlegen. Sie können für jeden Service nur einen statischen Preis festlegen. Wenn Ihre Preise also auf der Dauer einer Sitzung basieren, ist dies möglicherweise nicht die richtige Lösung für Sie. Die Ersteinrichtung ist komplexer und es wird schwierig, zeitbasierte Service-Add-Ons hinzuzufügen und zu verwalten.
2. Mehr einstellen:
Überblick
Diese Online-Planungsplattform ist für kleine Unternehmen konzipiert und sehr einfach zu bedienen. Die Plattform unterstützt Windows-, Android- und iOS-Geräte. Es gibt einen kostenlosen Plan, der 100 E-Mail-Erinnerungen umfasst und Zahlungen über Square akzeptieren kann. Um Zahlungen über Stripe akzeptieren zu können und für zusätzliche Funktionen, müssen Benutzer einen 5-Dollar-Pro- oder 9-Dollar-Premium-Plan erwerben. Set more funktioniert in den folgenden Märkten: Indien, Australien, Brasilien, Kanada, Deutschland, Japan, Mexiko, Vereinigtes Königreich, Vereinigte Staaten.
Das Gute
Setmore ist sehr einfach zu verwenden und im Vergleich zu Alternativen sehr preisgünstig. Das Einrichten der Buchungsseite ist nicht sehr komplex und erfordert keine technischen Kenntnisse. Kunden werden die Plattform auch als einfach zu verwenden empfinden und sie hat eine benutzerfreundliche Oberfläche. Geschäftsinhaber können für jeden Service lustige und farbenfrohe Symbole entwerfen, um ihre Buchungsseiten anzupassen.
Das Schlechte
Die Plattform erlaubt es Unternehmen nicht, einen Buchungspuffer zu haben. Wenn Sie beispielsweise sicherstellen möchten, dass Buchungen nur 24 Stunden vor dem Termin vorgenommen werden können, lässt sich dies in der App nicht konfigurieren. Sie können Buchungen auf die Geschäftszeiten beschränken, aber keine Pufferzeiten hinzufügen. Außerdem können Sie auf der Buchungsseite nicht mehrere Adressen angeben, was für Unternehmen mit mehreren Standorten ein Problem darstellen und bei den Kunden Verwirrung stiften kann.
3. Termin:
Überblick
Appointlet ist eine robuste Lösung für Online-Terminbuchungen. Sie kann von Unternehmen jeder Größe verwendet werden und ermöglicht es ihnen, eine Buchungsoberfläche auf ihrer Website, einer Landingpage oder per E-Mail einzurichten. Benutzer können eine bidirektionale Synchronisierung mit Google Kalender und Microsoft Office 365 einrichten, sodass die neuesten Verfügbarkeitsinformationen verfügbar sind. Für Unternehmen, die nach einer Lösung zum Buchen virtueller Meetings und Sitzungen suchen, lässt sich Appointlet auch in GoToMeeting, Join.me und Zoom integrieren. Es gibt eine 15-tägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang. Nach Ablauf der Testversion können Benutzer wählen, ob sie mit dem kostenlosen Plan fortfahren oder für 10 $ pro Monat auf den Premium-Plan upgraden möchten. Mit dem Premium-Plan können Unternehmen die Lösung auf eine Whitelist setzen und alle Appointlet-Marken entfernen. Sie erhalten auch Zugriff auf zusätzliche Integrationen wie Zapier und Stripe, die im kostenlosen Plan nicht enthalten sind. Zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Buchungsnachrichten anzupassen, Buchungen manuell zu bestätigen usw., sind ebenfalls nur im Premium-Plan verfügbar.
Das Gute
Der Support ist reaktionsschnell und kompetent und informiert Sie, wenn etwas mit der Lösung nicht möglich ist. Die Preise sind erschwinglich und der kostenlose Plan enthält viele nützliche Funktionen. Die Lösung ist sehr robust und die Integration mit Zapier und anderer Software erweitert die Leistungsfähigkeit dieser Lösung. Die Lösung ist hochgradig anpassbar und funktioniert für Organisationen jeder Größe.
Das Schlechte
Die Lösung verfügt derzeit nicht über eine Facebook-Integration. Die Möglichkeit der Benutzer, die E-Mail-Benachrichtigung anzupassen, ist begrenzt. Benutzer müssen zwischen dem kostenlosen und dem Premium-Plan wählen. Einen Mittelweg gibt es nicht. Dies ist kein großes Problem, da der Premium-Plan recht erschwinglich ist. Die Benutzeroberfläche der Buchungsoberfläche wurde kritisiert und könnte verbessert werden. Die Verwaltung von Buchungen kann nur über die Web-App erfolgen, es gibt keine Android- oder iOS-spezifische Anwendung.
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Beitragsbild: Kalendervektor erstellt von pch.vector – www.freepik.com
Quellen:
1. A. Eira, nd '74 Basic Appointment Scheduling Statistics: 2020/2021 Data Analysis & Market Share', Finances Online [online verfügbar] verfügbar unter: https://financesonline.com/appointment-scheduling-statistics/ [abgerufen im April 2021]