Selon les données publiées par Bookedin.com, en 2019, 46 % des rendez-vous pris à l'aide de leur logiciel ont été pris par des clients, tandis que 54 % ont été pris par des employés d'une entreprise. 82 % des clients utilisent des smartphones pour prendre rendez-vous, 16 % utilisent des ordinateurs de bureau et 2 % utilisent des tablettes[1]. Si vous dirigez une petite entreprise qui dépend fortement des rendez-vous et des réservations, vous devriez envisager d'investir dans un logiciel de planification de rendez-vous robuste. Dans cet article, nous examinerons 3 applications de planification de rendez-vous fortement recommandées pour les petites entreprises. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'entreprises qui nécessitent une planification :
- Salons de coiffure et de beauté
- Cabinets médicaux
- Salons de tatouage
- Photographes
- Auto-écoles
- Services de spa, etc.
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Qu'est-ce qu'un logiciel de prise de rendez-vous ?
Un logiciel de prise de rendez-vous peut être utilisé par vos clients ainsi que par vos employés pour réserver, reprogrammer ou annuler des rendez-vous avec votre entreprise via une plateforme en ligne. Selon le logiciel que vous choisissez, l'interface peut être intégrée à votre site Web, à vos pages de réseaux sociaux ou à tout autre type de plateforme prise en charge par le logiciel.
Vous pourrez définir les paramètres qui régissent la capacité des employés et des clients à réserver ou à modifier des rendez-vous. Vous pouvez définir l'heure à laquelle votre entreprise est ouverte et personnaliser les moments où des services spécifiques offerts sont disponibles. Le logiciel empêchera les doubles réservations ou les surréservations sans intervention manuelle. Vous aurez même la possibilité de bloquer temporairement certains services. Par exemple, si vous gérez un salon et que votre coloriste est en congé, vous pouvez empêcher les gens de prendre rendez-vous avec le coloriste. Souvent, le logiciel vous permettra même de personnaliser le message que les gens voient lorsqu'ils essaient de réserver un service ou une heure à laquelle cela n'est pas disponible. Certaines applications de prise de rendez-vous ont également la capacité de traiter les paiements ou s'intégreront à votre système de point de vente et à votre passerelle de paiement existants.
Les applications et logiciels de prise de rendez-vous sont donc essentiels pour les entreprises qui dépendent des réservations. Ils réduisent le temps et les efforts nécessaires à la gestion d'horaires complexes. Les conséquences négatives dues à une erreur humaine sont minimisées, car vos employés ne seront pas responsables de l'ajout de rendez-vous aux calendriers ou de la confirmation des créneaux disponibles, le logiciel s'en chargera en temps réel.
Avantages des applications de prise de rendez-vous
Flexibilité
Un bon logiciel de planification doit avoir des fonctionnalités qui offrent à votre entreprise une certaine flexibilité. Vous pourrez personnaliser le fonctionnement des réservations en fonction des besoins de votre entreprise. Voulez-vous que les clients puissent choisir le service ainsi que la personne qui l'effectuera ? Doivent-ils pouvoir choisir un lieu pour le rendez-vous ? Voulez-vous empêcher les clients de modifier les détails du rendez-vous 24 heures avant l'heure prévue ? La personnalisation vous permet de créer une solution adaptée à vos besoins sans avoir à entreprendre de manière coûteuse le développement de votre propre logiciel.
Réduisez les coûts et augmentez la productivité
Les méthodes de planification de rendez-vous conventionnelles prennent du temps et nécessitent beaucoup de ressources. Grâce aux applications de planification, une seule personne peut facilement gérer les réservations de votre entreprise. Cela vous permet de réduire les coûts, car moins de ressources sont nécessaires pour gérer le calendrier de votre entreprise. Le temps que les employés gagnent en n'ayant pas à gérer les rendez-vous se traduira par une productivité accrue
Expérience utilisateur de qualité
Les solutions de planification prennent souvent en charge plusieurs plateformes. Cela signifie que vos clients pourront communiquer avec votre entreprise via leur canal préféré, c'est-à-dire les réseaux sociaux, votre site Web ou même un service de messagerie comme WhatsApp. Les clients pourront facilement voir quels services vous proposez, quelles heures de rendez-vous sont disponibles et pourront réserver selon leur convenance. Un système bien configuré permettra également aux utilisateurs de choisir leurs préférences comme l'emplacement, l'employé ou le médecin avec lequel ils souhaitent prendre rendez-vous, le type de matériel qu'ils souhaitent utiliser, etc. Cela crée une expérience utilisateur très positive pour les clients. Vos entreprises apparaîtront comme professionnelles et de grande qualité. Cela pose les bases d'une relation client solide.
Comment choisir un logiciel de prise de rendez-vous
Étape 1 : Comprendre vos besoins
Prenez le temps de comprendre ce que vous attendez de votre système de prise de rendez-vous. Commencez par les bases : prenez-vous des rendez-vous pour une session virtuelle ou pour un lieu physique ? Si vous avez un lieu physique, combien d'emplacements avez-vous ? Sur quoi souhaitez-vous baser vos rendez-vous, des services ou des prestataires de services ? Par exemple, souhaitez-vous que les gens puissent réserver un cours de danse et que vous ayez un contrôle total sur le professeur qui suivra ce cours, ou souhaitez-vous que les gens puissent réserver un cours avec un professeur spécifique ? Quel contrôle souhaitez-vous du backend ? Qui aura accès à la gestion du système de prise de rendez-vous ? Répondre à ces questions est important car cela vous aidera à comprendre les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel de prise de rendez-vous. Au fur et à mesure que vous répondez à ces questions, dressez une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Étape 2 : Rechercher la bonne solution
Une fois que vous avez établi une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin, vous pouvez rechercher des logiciels et des solutions qui en possèdent la plupart et qui sont dans votre budget. Notez que si vous avez un budget limité, vous devrez peut-être faire des compromis sur ce que la solution de réservation est capable de faire. Un bon conseil est de lire les commentaires des personnes qui ont réellement utilisé le service. Ils décriront ce qu'ils essayaient de faire et les défis auxquels ils ont été confrontés. Si vous recherchez des fonctionnalités similaires, vous pouvez éliminer les outils en conséquence. Vous devez sélectionner entre 2 et 3 options avant de passer à l'étape 3.
Étape 3 : Demander une démo
Si possible, réservez une démonstration auprès du service client d'une solution afin de pouvoir poser vos questions en direct. Expliquez ce que vous souhaitez faire et laissez le représentant du support vous expliquer comment procéder. Si vous ne pouvez pas réserver une démonstration, contactez le service client par e-mail ou par chat et dressez la liste de vos questions. De cette façon, vous pourrez vous faire une idée précise des fonctionnalités qui seront disponibles avec chaque outil. En fonction de ces informations et du prix, vous pourrez choisir l'option qui offre le meilleur retour sur investissement.
Étape 4 : Testez votre implémentation
Une fois que vous avez sélectionné la bonne solution, implémentez-la sur la plateforme de votre choix : site Web, page de destination ou profil social. Il est très important de tester votre intégration pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes ni d'erreurs. Essayez de prendre rendez-vous vous-même et voyez à quoi ressemble l'expérience. Vérifiez les e-mails que vous recevez pour vous assurer que la communication est précise et grammaticale. Vérifiez le backend pour vous assurer que les informations saisies sont correctes.
3 applications de prise de rendez-vous recommandées
1. Simplybook.me :
Aperçu
Ce système de réservation de rendez-vous est conçu pour les industries prestataires de services qui acceptent les réservations. Il peut être utilisé sur les appareils Windows, Android et iOS. Les forfaits commencent à 10 $ par mois et vont jusqu'à 60 $. Les forfaits les plus élevés permettent un plus grand nombre de réservations par mois. Vous pouvez sélectionner un forfait approprié en fonction du nombre de rendez-vous dont dispose votre entreprise dans un mois. Il existe un essai gratuit de 14 jours qui permet 50 réservations.
Le bien
Tous les plans sont dotés de fonctionnalités essentielles, telles que la configuration des réservations sur le site Web, des applications d'administration pour une gestion facile, la possibilité d'annuler et de reprogrammer des rendez-vous et la configuration des notifications par e-mail et par navigateur. L'outil vous permet également d'ajouter jusqu'à trois fonctionnalités supplémentaires à votre forfait moyennant des frais supplémentaires. De cette façon, vous n'avez pas besoin de passer à un plan supérieur parce que vous avez besoin d'une fonctionnalité particulière. Les entreprises peuvent réduire leurs coûts en s'inscrivant au pack de démarrage et en payant à la carte les fonctionnalités requises. De nombreuses intégrations sont disponibles, comme WordPress et Zapier.
Le mauvais
Le système est conçu de telle manière que vous ne pouvez pas configurer de tarification horaire. Vous ne pourrez définir qu'un prix statique pour chaque service. Par conséquent, si votre tarification est basée sur la durée d'une session, cette solution n'est peut-être pas la bonne pour vous. La configuration initiale sera plus complexe et il sera difficile d'ajouter et de gérer des services complémentaires basés sur le temps.
2. Setmore :
Aperçu
Cette plateforme de planification en ligne est conçue pour les petites entreprises et est très facile à utiliser. La plateforme prend en charge les appareils Windows, Android et iOS. Il existe un plan gratuit qui comprend 100 rappels par e-mail et peut accepter les paiements via Square. Pour pouvoir accepter les paiements via Stripe et pour des fonctionnalités supplémentaires, les utilisateurs devront acheter un plan Pro à 5 $ ou un plan premium à 9 $. Set More Works sur les marchés suivants : Inde, Australie, Brésil, Canada, Allemagne, Japon, Mexique, Royaume-Uni, États-Unis.
Le bien
Setmore est très facile à utiliser et très raisonnable par rapport aux alternatives. La configuration de la page de réservation n'est pas très complexe et ne nécessite pas de connaissances techniques. Les clients trouveront également la plateforme facile à utiliser et son interface est conviviale. Les propriétaires d'entreprise peuvent concevoir des icônes amusantes et colorées pour chaque service afin de personnaliser leurs pages de réservation.
Le mauvais
La plateforme ne permet pas aux entreprises de disposer d'une marge de réservation. Par exemple, si vous souhaitez vous assurer que les réservations ne peuvent être effectuées que 24 heures avant l'heure du rendez-vous, cela ne peut pas être configuré sur l'application. Vous pouvez limiter les réservations aux heures de travail, mais vous ne pouvez pas ajouter de marge de réservation. Elle ne vous permet pas non plus d'ajouter plusieurs adresses sur la page de réservation, ce qui peut être un problème pour les entreprises ayant plusieurs sites et créer de la confusion pour les clients.
3. Rendez-vous :
Aperçu
Appointlet est une solution robuste pour les réservations de rendez-vous en ligne. Elle peut être utilisée par des entreprises de toutes tailles et leur permet de configurer une interface de réservation sur leur site Web, une page de destination ou par courrier électronique. Les utilisateurs peuvent configurer une synchronisation bidirectionnelle avec Google Calendar et Microsoft Office 365, ce qui permet de disposer des dernières informations de disponibilité. Pour les entreprises à la recherche d'une solution pour réserver des réunions et des sessions virtuelles, Appointlet s'intègre également à GoToMeeting, Join.me et Zoom. Il existe un essai gratuit complet de 15 jours. Une fois l'essai terminé, les utilisateurs peuvent choisir de continuer avec le plan gratuit ou de passer au plan premium pour 10 $ par mois. Le plan premium permet aux entreprises de mettre la solution sur liste blanche et de supprimer toute la marque Appointlet. Ils auront également accès à des intégrations supplémentaires comme Zapier et Stripe qui ne sont pas présentes sur le plan gratuit. Des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité de personnaliser les messages de réservation, de confirmer manuellement les réservations, etc., ne sont également disponibles que sur le plan premium.
Le bien
Le support est réactif et compétent et vous informera si quelque chose n'est pas possible via la solution. Le prix est abordable et le plan gratuit comprend de nombreuses fonctionnalités utiles. La solution est très robuste et l'intégration avec Zapier et d'autres logiciels augmente les capacités de cette solution. La solution est hautement personnalisable et fonctionne pour les organisations de toutes tailles.
Le mauvais
La solution ne dispose actuellement pas d'intégration Facebook. La possibilité pour les utilisateurs de personnaliser la notification par e-mail est limitée. Les utilisateurs doivent choisir entre le plan gratuit et le plan premium. Il n'y a pas d'option intermédiaire. Ce n'est pas un problème majeur car le plan premium est assez abordable. L'interface utilisateur de l'interface de réservation a reçu quelques critiques et pourrait être améliorée. La gestion des réservations ne peut se faire que via l'application Web, il n'existe pas d'application spécifique pour Android ou iOS.
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Sources:
1. A. Eira, nd '74 Basic Appointment Scheduling Statistics: 2020/2021 Data Analysis & Market Share', Finances Online [disponible en ligne] disponible à l'adresse : https://financesonline.com/appointment-scheduling-statistics/ [consulté en avril 2021]