Según los datos publicados por Bookedin.com, en 2019, el 46 % de las citas concertadas mediante su software fueron concertadas por clientes, mientras que el 54 % fueron concertadas por empleados de la empresa. El 82 % de los clientes utilizan teléfonos inteligentes para reservar citas, el 16 % utilizan computadoras de escritorio y el 2 % utilizan tabletas[1]. Si dirige una pequeña empresa que depende en gran medida de las citas y las reservas, entonces debería considerar invertir en un software de programación de citas sólido. En este artículo, analizaremos 3 aplicaciones de programación de citas muy recomendadas para pequeñas empresas. A continuación, se muestran algunos ejemplos de empresas que requieren programación:
- Peluquerías y salones de belleza
- Prácticas médicas
- Salones de tatuajes
- Fotógrafos
- Escuelas de conducción
- Servicios de spa, etc.
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¿Qué es el software de programación de citas?
Tanto sus clientes como sus empleados pueden utilizar el software de programación de citas para reservar, reprogramar o cancelar citas con su empresa a través de una plataforma en línea. Según el software que elija, la interfaz se puede integrar en su sitio web, páginas de redes sociales o cualquier otro tipo de plataforma compatible con el software.
Podrás definir los parámetros que rigen la capacidad de los empleados y clientes para reservar o cambiar citas. Puedes definir el horario en el que tu negocio está abierto y personalizar cuándo están disponibles los servicios específicos ofrecidos. El software evitará la duplicación o sobreventa de reservas sin necesidad de intervención manual. Incluso tendrás la capacidad de bloquear temporalmente ciertos servicios. Por ejemplo, si tienes un salón de belleza y tu colorista está de licencia, puedes impedir que las personas reserven citas con él. A menudo, el software incluso te permitirá personalizar el mensaje que las personas ven cuando intentan reservar un servicio o un horario en el que este no está disponible. Algunas aplicaciones de reserva de citas también tienen la capacidad de procesar pagos o se integrarán con tu sistema POS y pasarela de pagos existentes.
Por lo tanto, las aplicaciones y el software de programación de citas son fundamentales para las empresas que dependen de las reservas, ya que reducen la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar agendas complejas. Las consecuencias negativas debidas a errores humanos se minimizan, ya que los empleados no serán responsables de garantizar que las citas se agreguen a los calendarios ni de confirmar los espacios disponibles, ya que el software lo hará en tiempo real.
Beneficios de las aplicaciones para programar citas
Flexibilidad
Un buen software de programación tendrá funciones que le proporcionen flexibilidad a su negocio. Podrá personalizar el funcionamiento de las reservas para adaptarlo a las necesidades de su negocio. ¿Quiere que los clientes puedan elegir el servicio y quién lo realizará? ¿Deberían poder elegir una ubicación para la cita? ¿Quiere impedir que los clientes cambien los detalles de la cita 24 horas antes de la hora programada? La personalización le permite crear una solución que se adapte a sus necesidades sin la costosa tarea de desarrollar su propio software.
Reducir costes y aumentar la productividad
Los métodos de programación de citas convencionales consumen mucho tiempo y recursos. Con la ayuda de aplicaciones de programación, una sola persona puede gestionar fácilmente las reservas de su empresa. Esto le permite reducir los costos, ya que se requieren menos recursos para administrar el calendario de su empresa. El tiempo que ahorran los empleados al no tener que lidiar con la gestión de citas se traducirá en una mayor productividad.
Experiencia de usuario de calidad
Las soluciones de programación suelen ser compatibles con más de una plataforma. Esto significa que sus clientes podrán interactuar con su empresa a través de su canal preferido, es decir, las redes sociales, su sitio web o incluso un servicio de mensajería como WhatsApp. Los clientes podrán ver fácilmente qué servicios ofrece, qué horarios de citas están disponibles y podrán reservar según su conveniencia. Un sistema bien configurado permitirá a los usuarios elegir también sus preferencias, como la ubicación, el empleado o el médico con el que desean concertar la cita, el tipo de materiales que desean utilizar, etc. Esto crea una experiencia de usuario muy positiva para los clientes. Su empresa se percibirá como profesional y de alta calidad. Sienta las bases para una sólida relación con el cliente.
Cómo elegir un software de programación de citas
Paso 1: Comprenda sus requisitos
Tómate un tiempo y entiende lo que necesitas de tu programación de citas. Comienza desde lo básico, ¿estás reservando citas para una sesión virtual o para una ubicación física? Si tienes una ubicación física, ¿cuántas ubicaciones tienes? ¿En qué quieres basar tus citas, servicios o proveedores de servicios? Por ejemplo, ¿quieres que las personas puedan reservar una clase de baile y tengas control total sobre qué profesor tomará esa clase, o quieres que las personas puedan reservar una clase con un profesor específico? ¿Qué control quieres desde el backend? ¿Quién tendrá acceso para administrar el sistema de citas? Responder a estas preguntas es importante porque te ayudará a entender qué características necesitas de tu software de reserva de citas. A medida que avanzas en estas preguntas, haz una lista de las características que necesitas.
Paso 2: Busque la solución adecuada
Una vez que tenga una lista de las funciones que necesita, puede buscar software y soluciones que tengan la mayoría de ellas y que se ajusten a su presupuesto. Tenga en cuenta que, si tiene un presupuesto bajo, es posible que deba hacer concesiones en lo que la solución de reservas puede hacer. Un buen consejo es leer las opiniones de personas que realmente han utilizado el servicio. Describirán lo que estaban tratando de hacer y los desafíos a los que se enfrentaron. Si está buscando una funcionalidad similar, puede eliminar herramientas en consecuencia. Debe seleccionar entre 2 y 3 opciones antes de pasar al paso 3.
Paso 3: Solicita una demostración
Si es posible, reserve una demostración con el servicio de atención al cliente de una solución, de modo que pueda hacer preguntas directamente. Explique lo que desea hacer y deje que el representante de soporte le explique cómo se puede hacer. Si no es posible reservar una demostración, comuníquese con el servicio de atención al cliente por correo electrónico o chat y haga una lista de sus preguntas. De esta manera, puede obtener una idea clara de las funcionalidades que estarán disponibles con cada herramienta. En función de esta información y del precio, puede elegir la opción que le ofrezca el mayor retorno de la inversión.
Paso 4: Pruebe su implementación
Una vez que hayas seleccionado la solución adecuada, impleméntala en la plataforma elegida: sitio web, página de destino o perfil social. Es muy importante que pruebes la integración para asegurarte de que no haya fallos ni errores. Prueba a reservar una cita tú mismo y comprueba cómo es la experiencia. Revisa los correos electrónicos que recibes para asegurarte de que la comunicación sea precisa y gramatical. Revisa el backend para asegurarte de que la información capturada sea correcta.
3 aplicaciones recomendadas para programar citas
1. Simplybook.me:
Descripción general
Este sistema de reserva de citas está diseñado para las industrias que brindan servicios y que aceptan reservas. Se puede utilizar en dispositivos Windows, Android e iOS. Los paquetes comienzan en $10 por mes y llegan hasta $60. Los paquetes más caros permiten una mayor cantidad de reservas en un mes. Puede seleccionar un plan adecuado según la cantidad de citas que su empresa tenga disponibles en un mes. Hay una prueba gratuita de 14 días que permite 50 reservas.
Lo bueno
Todos los planes incluyen funciones esenciales, como la configuración de reservas en el sitio web, aplicaciones de administración para una gestión sencilla, la posibilidad de cancelar y reprogramar citas y configurar notificaciones por correo electrónico y navegador. La herramienta también le permite agregar hasta tres funciones adicionales a su paquete por un costo adicional. De esta manera, no tiene que actualizar a un plan superior porque necesita una función en particular; las empresas pueden mantener los costos bajos suscribiéndose al paquete de inicio y pagando las funciones requeridas en alacarte. Hay muchas integraciones disponibles, como WordPress y Zapier.
Lo malo
El sistema está diseñado de tal manera que no se puede configurar el precio por hora. Solo se puede establecer un precio estático para cada servicio. Por lo tanto, si el precio se basa en la duración de una sesión, es posible que esta no sea la solución adecuada para usted. La configuración inicial será más compleja y será difícil agregar y administrar complementos de servicios que estén basados en el tiempo.
2. Establecer más:
Descripción general
Esta plataforma de programación en línea está diseñada para pequeñas empresas y es muy fácil de usar. La plataforma es compatible con dispositivos Windows, Android e iOS. Hay un plan gratuito que incluye 100 recordatorios por correo electrónico y puede aceptar pagos a través de Square. Para poder aceptar pagos a través de Stripe y para obtener funciones adicionales, los usuarios deberán comprar un plan Pro de 5 $ o un plan premium de 9 $. Set more funciona en los siguientes mercados: India, Australia, Brasil, Canadá, Alemania, Japón, México, Reino Unido, Estados Unidos.
Lo bueno
Setmore es muy fácil de usar y muy razonable en comparación con otras alternativas. Configurar la página de reservas no es muy complejo y no requiere conocimientos técnicos. Los clientes también encontrarán que la plataforma es fácil de usar y tiene una interfaz amigable. Los dueños de negocios pueden diseñar íconos divertidos y coloridos para cada servicio para personalizar sus páginas de reservas.
Lo malo
La plataforma no permite que las empresas tengan un margen de reservas. Por ejemplo, si quieres asegurarte de que las reservas solo se puedan realizar 24 horas antes de la hora de la cita, esto no se puede configurar en la aplicación. Puedes limitar las reservas para que solo se realicen durante el horario laboral, pero no puedes añadir márgenes de reservas. Tampoco te permite añadir varias direcciones en la página de reservas, lo que puede ser un problema para las empresas con varias ubicaciones y crear confusión para los clientes.
3. Cita previa:
Descripción general
Appointlet es una solución robusta para reservar citas en línea. Puede ser utilizada por empresas de todos los tamaños y les permite configurar una interfaz de reserva en su sitio web, una página de destino o por correo electrónico. Los usuarios pueden configurar una sincronización bidireccional con Google Calendar y Microsoft Office 365, por lo que la información de disponibilidad más reciente está disponible. Para las empresas que buscan una solución para reservar reuniones y sesiones virtuales, Appointlet también se integra con GoToMeeting, Join.me y Zoom. Hay una prueba gratuita de 15 días con todas las funciones. Una vez que finaliza la prueba, los usuarios pueden optar por continuar con el plan gratuito o actualizar al plan premium por 10 $ al mes. El plan premium permite a las empresas incluir la solución en la lista blanca y eliminar toda la marca de Appointlet. También tendrán acceso a integraciones adicionales como Zapier y Stripe que no están presentes en el plan gratuito. Las funciones adicionales como poder personalizar los mensajes de reserva, confirmar reservas manualmente, etc., también están disponibles solo en el plan premium.
Lo bueno
El servicio de asistencia es rápido y competente y le informará si algo no es posible a través de la solución. El precio es asequible y el plan gratuito incluye muchas funciones útiles. La solución es muy sólida y la integración con Zapier y otros programas aumenta las capacidades de esta solución. La solución es altamente personalizable y funciona para organizaciones de todos los tamaños.
Lo malo
Actualmente, la solución no cuenta con una integración con Facebook. La capacidad de los usuarios para personalizar las notificaciones por correo electrónico es limitada. Los usuarios deben elegir entre el plan gratuito y el premium. No hay una opción intermedia. Esto no es un problema importante, ya que el plan premium es bastante asequible. La interfaz de usuario de la reserva ha recibido algunas críticas y podría mejorarse. La gestión de reservas solo se puede realizar a través de la aplicación web; no hay una aplicación específica para Android o iOS.
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Imagen destacada: Calendario vectorial creado por pch.vector - www.freepik.com
Fuentes:
1. A. Eira, nd '74 Estadísticas básicas de programación de citas: análisis de datos y participación de mercado 2020/2021', Finances Online [disponible en línea] disponible en: https://financesonline.com/appointment-scheduling-statistics/ [consultado en abril de 2021]