Wie KI das Scannen und die Dokumentenspeicherung verändert hat

Published on 22 Apr 2022

Scannen und Dokumentenspeicherung

Bis vor einigen Jahren war das Scannen oder Kopieren von Dokumenten eine zeitaufwändige Angelegenheit. Im digitalen Zeitalter können Sie jedoch alle Ihre Aufgaben mit einem einzigen Wisch der Dokumentenscanner-Software erledigen, was Ihnen Zeit und Geld spart und gleichzeitig die Effizienz steigert.

Papierdokumente können mühsam sein, insbesondere wenn Sie häufig reisen. Ein Dokumentenscanprogramm mit OCR (optische Zeichenerkennung) ist Ihre beste Wahl, um in solchen Situationen organisiert zu bleiben.

Mithilfe von Dokumentenscanprogrammen können Sie alle Ihre Informationen wie Steuerunterlagen, Visitenkarten, Reisepässe oder auch Impfbescheinigungen in Papierform bequem auf einer einzigen digitalen Plattform mithilfe eines Smartphones oder Tablets erfassen und verwalten.

Scananwendungen enthalten häufig Dokumentenmanagementsysteme, die die Erfassung, Speicherung und Analyse wichtiger Informationen verbessern können. Einigen von ihnen fehlen jedoch immer noch spezielle Funktionen, was zu ungenauen Informationen, Datenduplikationen oder sogar Benutzerfehlern führen kann.

Engagierte Entwickler und Forscher haben Lösungen entdeckt, die künstliche Intelligenzsysteme integrieren, um fehlerfreie Dokumentenscan- und -verwaltungssysteme zu erstellen, die diese Schwierigkeiten lösen und die einfachsten verfügbaren Scan- und digitalen Dokumentenverwaltungs-Apps anbieten. Dies sind einige der Möglichkeiten, wie künstliche Intelligenz die digitale Dokumentenverwaltung verändert:

Lesen Sie auch: Tipps zum Investieren in Technologieaktien

1. Computergestützte Dokumentenvorbereitung

Die korrekte Kategorisierung eines Dokuments ist in der gesamten Dokumentenverarbeitung von entscheidender Bedeutung und sollte nicht vernachlässigt werden. Moderne Scanprogramme sind durch die Automatisierung in der Kategorisierung von Dokumenten immer genauer geworden. Sie und Ihre Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sparen sich dadurch die Zeit und Mühe, die sie sonst für die manuelle Suche in verschiedenen Dokumenten aufwenden müssten.

Die Übertragung einer Kopie in das Dokumentenmanagementsystem wurde früher durch die Notwendigkeit einer menschlichen Überprüfung der optischen Zeichenerkennung erschwert. Künstliche Intelligenz (KI) verwendet verbesserte Formen der optischen Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente anhand ihrer Informationen zu kategorisieren. Das automatische Scannen von Daten, die Kategorisierung von Dokumenten und die präzise Verarbeitung sind allesamt Merkmale dieses modernen technologischen Fortschritts. Ihre Artikel werden automatisch nach den von Ihnen angegebenen Formeln sortiert, unabhängig davon, ob Sie sie nach Themen oder Schlüsselwörtern gruppieren möchten.

2. Datenextraktion ist der zweite Schritt

Bevor künstliche Intelligenz (KI) in Scan-Software integriert wurde, mussten Menschen den Inhalt von Dateien manuell prüfen. Metadaten lieferten Kontext und ermöglichten es Benutzern, nach bestimmten Dateien zu suchen, indem sie Schlüsselwörter verwendeten, um sie in der Datenbank zu finden. Um die Richtigkeit eines bestimmten Dokuments zu überprüfen, mussten Benutzer die Datei immer noch in dem Programm öffnen, in dem sie ursprünglich geschrieben wurde, es sei denn, sie hatten eine andere Lösung im Sinn. Um beispielsweise ein Word-Dokument anzuzeigen, muss man zuerst Microsoft Word installieren, da Word-Dokumente in anderer Software nicht aufgerufen werden können.

Mithilfe eines Dokumentenscan- und -verwaltungssystems mit künstlicher Intelligenz ist es möglich, die Informationen solcher Dateien korrekt zu extrahieren, ohne das Originalprogramm herunterladen zu müssen. Die automatische Konvertierung von Dokumenten ist aktiviert, sodass Benutzer das Dokument von jeder App auf ihrem Mobilgerät aus anzeigen können.

Durch die Kombination der Funktionen der optischen Zeichenerkennung und des maschinellen Lernens wird die Dokumentensuche für Ihre Mitarbeiter einfacher, sodass sie ihre Zeit besser einteilen und ihre Produktivität maximieren können.

3. Fortschrittliche Sicherheitssysteme

Auch die Ansätze der Netzwerksicherheitsexperten zum Schutz ihrer Systeme vor externen digitalen Bedrohungen wurden durch künstliche Intelligenz verändert. Moderne Algorithmen in Dokumentenscannern enthalten beispielsweise Netzwerküberwachungstools, die Sie sofort alarmieren, wenn sie verdächtiges Verhalten erkennen. Auf diese Weise wird die Anzahl falscher Vorfallberichte und die Anzahl hartnäckiger Cyberangriffe minimiert.

Wenn ein Dokumentenmanagementsystem mit künstlich intelligenter Sicherheit außerdem personenbezogene Daten in der Datei erkennt, verschlüsselt es die Datei sofort. Ihr Unternehmen kann auch biometrische Identifizierung verwenden, um Ihre Systeme zu schützen und zu gewährleisten, dass unbefugte Benutzer keinen Zugriff auf Ihre wichtigen Informationen haben.

4. Datenqualität und Workflow wurden verbessert

Jeder Mensch braucht eine Sicherungskopie seiner Dokumente. Jedes Unternehmen benötigt eine effiziente Speicherung seiner wichtigen Daten, um gute Entscheidungen treffen zu können. Künstliche Intelligenz liefert Ihnen die Antwort. Ein KI-entwickeltes Dokumentenmanagementsystem, das in Ihre Scanner-App integriert ist, minimiert außerdem die Duplizierung Ihrer Daten drastisch, erkennt mögliche Eingabefehler und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Dateien verlegt werden.

Die Fähigkeit künstlicher Intelligenz, alles für Ihr Unternehmen zu verändern, ist derzeit eines der meistdiskutierten Themen, und es ist tatsächlich so. KI-Technologie hat Unternehmen dabei geholfen, ihre Abläufe zu rationalisieren, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern und die Zeit zu reduzieren, die ihre Mitarbeiter täglich mit dem Sortieren und Scannen von Papierkram verschwenden. Aufgrund der heutigen mobilen und technisch versierten digitalen Umgebung können die meisten Dokumentenscananwendungen mit integriertem Dokumentenmanagement auf einer Vielzahl von Geräten wie Mobilgeräten wie iOS und Android, Laptops und Tablets verwendet werden, was ihren Nutzen im Arbeitsalltag erhöht.

Lesen Sie auch: Werden Programmierer durch KI aussterben?

Abschließend

Die meisten Unternehmen und Branchen kämpfen immer noch mit den Herausforderungen des Umgangs mit Papierunterlagen und den hohen Kosten für deren Aufbewahrung. Selbst wenn Sie im Softwaresektor tätig sind und papierlose Dienstleistungen anbieten, benötigt Ihr Unternehmen weiterhin Papierformulare von Geschäftspartnern, um rechtliche Verfahren abzuschließen.

Die meisten Unternehmen nutzen Digitalisierungslösungen unorganisiert, was sie nachteilig macht. Durch ineffizientes Daten- und Dokumentenmanagement wird Zeit verschwendet, was zu ungenauen Dateneingaben, Unsicherheit, Redundanz und Cyberangriffen führen kann. Daher sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Abonnement für eine in KI-Technologie integrierte Scan-App abzuschließen, um Ihren Prozess zu optimieren und gleichzeitig ein Höchstmaß an Datenverschlüsselung und -sicherheit für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.



Vorgestelltes Bild: Usability-Vektor erstellt von vectorjuice – www.freepik.com

Abonnieren Sie Whitepapers.online, um über neue Updates und Änderungen der Technologiegiganten informiert zu werden, die sich auf Gesundheit, Marketing, Wirtschaft und andere Bereiche auswirken. Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, teilen Sie sie bitte auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, WhatsApp, Twitter und mehr.