Il y a encore quelques années, numériser ou dupliquer des documents prenait du temps. Mais à l'ère du numérique, vous pouvez effectuer toutes vos tâches d'un simple clic sur un logiciel de numérisation de documents, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent tout en augmentant votre efficacité.
En ce qui concerne les documents papier, cela peut être une expérience fastidieuse, surtout si vous voyagez souvent. Un programme de numérisation de documents qui inclut la reconnaissance optique de caractères (OCR) est votre meilleure option pour rester organisé face à de tels scénarios.
Les programmes de numérisation de documents vous permettent de collecter et de gérer facilement toutes vos informations, telles que les documents fiscaux papier, les cartes de visite, les passeports et même les certificats de vaccination, sur une seule plate-forme numérique à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette.
Les applications de numérisation incluent souvent des systèmes de gestion de documents, qui peuvent améliorer la façon dont vous collectez, stockez et analysez les informations critiques. Mais certaines d'entre elles manquent encore de fonctionnalités spécialisées, ce qui peut entraîner des informations inexactes, une duplication des données, voire des erreurs commises par l'utilisateur.
Des développeurs et des chercheurs dévoués ont découvert des solutions qui intègrent des systèmes d'intelligence artificielle pour créer des systèmes de numérisation et de gestion de documents sans erreur, afin de résoudre ces difficultés et d'offrir les applications de numérisation et de gestion de documents numériques les plus simples du marché. Voici quelques-unes des façons dont l'intelligence artificielle transforme la gestion des documents numériques :
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1. Préparation de documents assistée par ordinateur
La catégorisation correcte d'un document est cruciale dans l'ensemble du traitement des documents et ne doit pas être négligée. Les programmes de numérisation modernes sont devenus plus précis dans la catégorisation des documents grâce à l'automatisation. Cela vous permet, ainsi qu'au personnel de votre entreprise, d'économiser du temps et des efforts liés à la recherche manuelle de divers documents.
Le transfert d'une copie dans le système de gestion des documents était autrefois compliqué par la nécessité d'une vérification humaine de la reconnaissance optique de caractères. L'intelligence artificielle (IA) utilise des formes améliorées de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour classer les documents en fonction de leurs informations. La numérisation automatisée des données, la catégorisation des documents et le traitement précis sont autant de caractéristiques de cette avancée technologique moderne. Vos articles seront automatiquement triés en fonction des formules que vous fournissez, que vous souhaitiez les regrouper par thèmes ou par mots-clés.
2. L'extraction des données est la deuxième étape
Avant l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans les logiciels de numérisation, les utilisateurs devaient examiner manuellement le contenu des fichiers. Les métadonnées fournissaient un contexte, permettant aux utilisateurs de rechercher des fichiers particuliers en utilisant des mots-clés pour les localiser dans la base de données. Pour valider l’exactitude d’un document donné, les utilisateurs devaient toujours ouvrir le fichier dans le programme dans lequel il avait été initialement écrit, à moins qu’ils n’aient une autre solution en tête. Par exemple, pour visualiser un document Word, il faut d’abord installer Microsoft Word, car les documents Word ne sont pas accessibles dans d’autres logiciels.
Il est possible d'extraire correctement les informations de ces fichiers sans avoir à télécharger le programme d'origine en utilisant un système de numérisation et de gestion de documents basé sur l'intelligence artificielle. La conversion automatique des documents est activée, ce qui permet aux utilisateurs de visualiser le document à partir de n'importe quelle application sur leur appareil mobile.
La combinaison des capacités de reconnaissance optique de caractères et d’apprentissage automatique simplifie la recherche de documents pour votre personnel, lui permettant de mieux gérer son temps et de maximiser sa productivité.
3. Systèmes de sécurité avancés
Les approches des experts en sécurité réseau pour protéger leurs systèmes contre les menaces numériques externes ont également été transformées par l'intelligence artificielle. Les algorithmes modernes des scanners de documents, par exemple, incluent des outils de surveillance du réseau qui vous envoient une alarme instantanée lorsqu'ils détectent un comportement suspect, minimisant ainsi le nombre de faux rapports d'incidents et le nombre de cyberattaques persistantes.
De plus, si un système de gestion de documents qui applique une sécurité artificiellement intelligente identifie des informations personnelles identifiables dans le fichier, il cryptera instantanément le fichier. Votre entreprise peut également utiliser l'identification biométrique pour protéger vos systèmes et garantir qu'aucun utilisateur non autorisé n'aura accès à vos informations critiques.
4. La qualité des données et le flux de travail ont été améliorés
Tout le monde a besoin d’une sauvegarde de ses documents. Toute entreprise a besoin d’un stockage efficace de ses données vitales pour prendre de bonnes décisions ; l’intelligence artificielle vous fournit cette réponse. Un système de gestion de documents développé par l’IA et intégré à votre application de numérisation minimisera également considérablement la duplication de vos données, identifiera les éventuelles erreurs de saisie et réduira le risque d’égarement de fichiers cruciaux.
La capacité de l'intelligence artificielle à transformer l'ensemble de votre entreprise est l'un des sujets les plus discutés en ce moment, et cela se produit réellement. La technologie de l'IA a aidé les entreprises à rationaliser leurs opérations, à accroître leur efficacité et leur productivité et à réduire le temps que leur personnel perd à trier et à numériser des documents au quotidien. Grâce à l'environnement numérique mobile et à la technologie d'aujourd'hui, la plupart des applications de numérisation de documents avec gestion intégrée des documents peuvent être utilisées sur une variété d'appareils tels que les appareils mobiles tels que iOS et Android, les ordinateurs portables et les tablettes, ce qui augmente leur utilité dans le travail quotidien.
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En conclusion
La plupart des entreprises et des secteurs sont encore confrontés aux défis liés à la gestion des dossiers papier et aux coûts élevés de leur stockage. Même si vous opérez dans le secteur des logiciels et fournissez des services sans papier, votre entreprise aura toujours besoin de formulaires papier de la part de partenaires commerciaux pour mener à bien les procédures juridiques.
La plupart des entreprises utilisent des solutions de numérisation de manière désorganisée, ce qui les rend préjudiciables. Une gestion inefficace des données et des documents entraîne une perte de temps, ce qui peut entraîner une saisie de données inexacte, dangereuse, redondante et une exposition aux cyberattaques. Par conséquent, vous devriez envisager de souscrire à un abonnement à une application de numérisation intégrée à la technologie IA afin d'optimiser votre processus tout en garantissant le plus haut degré de cryptage et de sécurité des données pour votre entreprise.
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