Hace unos años, escanear o duplicar documentos era una operación que requería mucho tiempo. Pero en la era digital, puede realizar todas sus tareas con un solo paso del software de escaneo de documentos, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero y, al mismo tiempo, aumentar la eficiencia.
Cuando se trata de documentos en papel, puede resultar una experiencia tediosa, especialmente si viajas a menudo. Un programa de escaneo de documentos que incluya OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es tu mejor opción para mantenerte organizado cuando te enfrentes a este tipo de situaciones.
Los programas de escaneo de documentos le permiten recopilar y administrar cómodamente toda su información, como documentos fiscales en papel, tarjetas de presentación, pasaportes e incluso certificados de vacunación, en una única plataforma digital utilizando un teléfono inteligente o una tableta.
Las aplicaciones de escaneo suelen incluir sistemas de gestión de documentos que pueden mejorar la forma de recopilar, almacenar y analizar información crítica. Sin embargo, algunas de ellas aún carecen de capacidades especializadas, lo que puede generar información inexacta, duplicación de datos o incluso errores cometidos por el usuario.
Los desarrolladores e investigadores especializados han descubierto soluciones que incorporan sistemas de inteligencia artificial para crear sistemas de gestión y escaneo de documentos sin errores que solucionen estas dificultades y ofrezcan las aplicaciones de gestión de documentos digitales y escaneo más sencillas disponibles. Estas son algunas de las formas en que la inteligencia artificial está transformando la gestión de documentos digitales:
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1. Preparación de documentos asistida por computadora
La correcta categorización de un documento es crucial en todo el procesamiento de documentos y no debe pasarse por alto. Los programas de escaneo modernos se han vuelto más precisos en la categorización de documentos como resultado de la automatización. Esto le ahorra a usted y al personal de su empresa el tiempo y el esfuerzo de buscar manualmente entre varios documentos.
Antes, la transferencia de una copia al sistema de gestión de documentos se complicaba por la necesidad de una verificación humana del reconocimiento óptico de caracteres. La inteligencia artificial (IA) emplea formas mejoradas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para clasificar los documentos en función de su información. El escaneo automático de datos, la categorización de documentos y el procesamiento preciso son características de este avance tecnológico moderno. Sus artículos se ordenarán automáticamente según las fórmulas que proporcione, independientemente de si desea agruparlos por temas o palabras clave.
2. La extracción de datos es el segundo paso
Antes de incorporar la inteligencia artificial (IA) al software de escaneo, era necesario examinar manualmente el contenido de los archivos. Los metadatos proporcionaban contexto, lo que permitía a los usuarios buscar archivos específicos mediante palabras clave para localizarlos en la base de datos. Para validar la exactitud de un documento determinado, los usuarios todavía debían abrir el archivo en el programa en el que se había escrito inicialmente, a menos que tuvieran una solución diferente en mente. Por ejemplo, para ver un documento de Word, primero hay que instalar Microsoft Word, ya que no se puede acceder a los documentos de Word en otro software.
Es posible extraer correctamente la información de dichos archivos sin tener que descargar el programa original mediante un sistema de escaneo y gestión de documentos impulsado por inteligencia artificial. Se habilita la conversión automática de documentos, lo que permite a los usuarios ver el documento desde cualquier aplicación en su dispositivo móvil.
La combinación de las capacidades del reconocimiento óptico de caracteres y el aprendizaje automático hace que la búsqueda de documentos sea más sencilla para su personal, lo que les permite administrar mejor su tiempo y maximizar su productividad.
3. Sistemas de seguridad avanzados
La inteligencia artificial también ha transformado los métodos que utilizan los expertos en seguridad de redes para proteger sus sistemas de amenazas digitales externas. Los algoritmos modernos de los escáneres de documentos, por ejemplo, incluyen herramientas de monitoreo de redes que le brindan una alarma instantánea cuando detectan un comportamiento sospechoso, lo que minimiza la cantidad de informes de incidentes falsos y la cantidad de ciberataques persistentes.
Además, si un sistema de gestión de documentos que aplica seguridad con inteligencia artificial identifica cualquier información personal identificable en el archivo, cifrará el archivo al instante. Su empresa también puede utilizar la identificación biométrica para proteger sus sistemas y garantizar que ningún usuario no autorizado tenga acceso a su información crítica.
4. Se ha mejorado la calidad de los datos y el flujo de trabajo
Todas las personas necesitan una copia de seguridad de sus documentos. Todas las empresas necesitan un almacenamiento eficiente de sus datos vitales para tomar buenas decisiones; la inteligencia artificial le proporciona esa respuesta. Un sistema de gestión de documentos desarrollado con inteligencia artificial integrado en su aplicación de escáner también minimizará drásticamente la duplicación de sus datos, identificará posibles errores de entrada y disminuirá la probabilidad de que se extravíen archivos cruciales.
La capacidad de la inteligencia artificial para transformar todo en una empresa es uno de los temas más comentados en estos momentos, y es algo que está ocurriendo. La tecnología de IA ha ayudado a las empresas a optimizar sus operaciones, aumentar su eficiencia y productividad y reducir la cantidad de tiempo que su personal pierde clasificando y escaneando documentos a diario. Como resultado del entorno digital actual, basado en la tecnología y los dispositivos móviles, la mayoría de las aplicaciones de escaneo de documentos con gestión documental integrada se pueden utilizar en una variedad de dispositivos, como dispositivos móviles como iOS y Android, computadoras portátiles y tabletas, lo que aumenta su utilidad en el trabajo diario.
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Para cerrar
La mayoría de las empresas y sectores aún se enfrentan a los retos de gestionar registros en papel y a los elevados costes que supone almacenarlos. Incluso si opera en el sector del software y ofrece servicios sin papel, su empresa seguirá necesitando formularios en papel de sus socios comerciales para completar los procedimientos legales.
La mayoría de las empresas utilizan las soluciones de digitalización de forma desorganizada, lo que las hace perjudiciales. Se pierde tiempo debido a una gestión ineficiente de los datos y los documentos, lo que puede dar lugar a una entrada de datos imprecisa, insegura, redundante y expuesta a ciberataques. Como resultado, debería considerar suscribirse a una aplicación de escaneo integrada con tecnología de IA para optimizar su proceso y, al mismo tiempo, garantizar el mayor grado de cifrado y seguridad de datos para su empresa.
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