几年前，扫描或复印文件还是一项耗时的操作。但在数字时代，您只需轻扫文档扫描仪软件即可完成所有任务，这既节省了您的时间和金钱，又提高了效率。
处理纸质文件可能是一件乏味的事情，特别是如果你经常旅行的话。处理此类情况时，包含 OCR（光学字符识别）的文档扫描程序是保持井然有序的最佳选择。
通过文档扫描程序，您可以使用智能手机或平板电脑在单一数字平台上方便地收集和管理您的所有信息，例如纸质税单、名片、护照甚至免疫证明。
扫描应用程序通常包含文档管理系统，这可能会改善您收集、存储和分析关键信息的方式。但其中一些仍然缺乏专门的功能，这可能会导致信息不准确、数据重复，甚至用户犯错。
专门的开发人员和研究人员已经找到了解决方案，将人工智能系统结合起来，构建无错误的文档扫描和管理系统，以解决这些困难，并提供最简单的扫描和数字文档管理应用程序。以下是人工智能改变数字文档管理的几种方式：
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1. 计算机辅助文件准备
在整个文档处理过程中，文档的正确分类至关重要，不容忽视。现代扫描程序由于自动化，对文档的分类变得更加准确。它节省了您和公司员工手动搜索各种文件的时间和精力。
以前，将副本传输到文档管理系统的过程很复杂，因为需要人工验证光学字符识别。人工智能 (AI) 采用改进的光学字符识别 (OCR) 形式，根据文档信息对文档进行分类。自动扫描数据、文档分类和精确处理都是这项现代技术进步的特点。无论您希望按主题还是关键字分组，您的文章都会根据您提供的公式自动排序。
2. 数据提取是第二步
在将人工智能 (AI) 融入扫描软件之前，人们需要手动检查文件内容。元数据提供了上下文，使用户能够使用关键字在数据库中搜索特定文件。为了验证给定文档的正确性，用户仍然需要在最初编写该文件的程序中打开该文件，除非他们有其他解决方案。例如，为了查看 Word 文档，必须先安装 Microsoft Word，因为 Word 文档无法在其他软件中访问。
使用人工智能文档扫描和管理系统，无需下载原始程序即可正确提取此类文件的信息。启用文档自动转换功能，用户可以通过移动设备上的任何应用程序查看文档。
结合光学字符识别和机器学习的功能，可以让您的员工更轻松地进行文档搜索，从而更好地管理时间并最大限度地提高工作效率。
3.先进的安全系统
网络安全专家保护系统免受外部数字威胁的方法也因人工智能而发生了改变。例如，文档扫描仪中的现代算法包括网络监控工具，当检测到可疑行为时会立即向您发出警报，从而最大限度地减少虚假事件报告的数量和持续的网络攻击数量。
此外，如果采用人工智能安全技术的文档管理系统识别出文件中存在任何个人身份信息，则会立即加密文件。您的公司还可以使用生物识别技术来保护您的系统，并确保任何未经授权的用户都无法访问您的关键信息。
4. 数据质量和工作流程得到改善
每个人都需要备份文件。每家公司都需要高效存储重要数据，以便做出正确的决策；人工智能为您提供了答案。集成到扫描仪应用程序中的 AI 开发的文档管理系统还将大大减少数据中的重复，识别可能的输入错误，并降低重要文件放错位置的可能性。
人工智能能够为您的公司带来翻天覆地的变化，这是目前最受关注的话题之一，而且它确实正在发生。人工智能技术帮助公司简化了运营流程，提高了效率和生产力，并减少了员工每天在整理和扫描文书工作上浪费的时间。由于当今的移动和技术娴熟的数字环境，大多数具有集成文档管理功能的文档扫描应用程序可以在各种设备上使用，例如 iOS 和 Android 等移动设备、笔记本电脑和平板电脑，从而提高了它们在日常工作中的实用性。
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结束语
大多数公司和行业仍在努力应对处理纸质记录和高昂存储费用的挑战。即使您从事软件行业并提供无纸化服务，您的公司仍将需要业务合作伙伴提供的纸质表格来完成法律程序。
大多数企业使用数字化解决方案的方式杂乱无章，这会带来危害。数据和文档管理效率低下会浪费时间，从而导致数据输入不准确、不安全、冗余以及遭受网络攻击。因此，您应该考虑订阅集成 AI 技术的扫描应用程序，以优化您的流程，同时确保公司数据加密和安全性达到最高程度。
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