Att få papper skannade eller duplicerade brukade vara en tidskrävande operation fram till för några år sedan. Men i den digitala eran kan du göra alla dina uppgifter med ett enda svep av dokumentskannerprogramvaran, vilket sparar både tid och pengar samtidigt som effektiviteten ökar.
När det gäller papperspapper kan det vara en tråkig upplevelse, särskilt om du reser ofta. Ett dokumentskanningsprogram som inkluderar OCR, eller optisk teckenigenkänning, är din bästa insats för att hålla dig organiserad när du hanterar sådana scenarier.
Med program för dokumentskanning kan du enkelt samla in och hantera all din information, såsom pappersskattehandlingar, visitkort, pass och till och med immuniseringsintyg, på en enda digital plattform med hjälp av en smartphone eller surfplatta.
Skanningsprogram inkluderar ofta dokumenthanteringssystem, som kan förbättra sättet du samlar in, lagrar och analyserar viktig information. Men några av dem saknar fortfarande specialiserade funktioner, vilket kan leda till felaktig information, duplicering av data eller till och med misstag som användaren gör.
Dedikerade utvecklare och forskare har upptäckt lösningar som innehåller artificiell intelligens för att bygga felfria dokumentskanning och hanteringssystem för att lösa dessa svårigheter och erbjuda de enklaste apparna för skanning och digital dokumenthantering som finns. Det här är några av de sätt som artificiell intelligens förändrar digital dokumenthantering:
Läs också: Tips för att investera i teknikaktier
1. Datorstödd dokumentförberedelse
Rätt kategorisering av ett dokument är avgörande i hela dokumentbehandlingen och bör inte förbises. Moderna skanningsprogram har blivit mer exakta i sin kategorisering av dokument som ett resultat av automatisering. Det sparar dig och ditt företags personal tid och ansträngning att manuellt söka igenom olika papper.
Överföringen av en kopia till dokumenthanteringssystemet komplicerades tidigare av behovet av mänsklig verifiering av optisk teckenigenkänning. Artificiell intelligens (AI) använder förbättrade former av optisk teckenigenkänning (OCR) för att kategorisera dokument baserat på deras information. Automatisk skanning av data, dokumentkategorisering och exakt bearbetning är alla funktioner i denna moderna tekniska utveckling. Dina artiklar sorteras automatiskt beroende på formlerna du tillhandahåller, oavsett om du vill att de ska grupperas efter teman eller nyckelord.
2. Dataextraktion är det andra steget
Innan man införlivade artificiell intelligens (AI) i skanningsprogramvaran var det nödvändigt att folk undersökte innehållet i filer manuellt. Metadata tillhandahåller kontext, vilket gör det möjligt för användare att söka efter särskilda filer genom att använda nyckelord för att hitta dem i databasen. För att validera riktigheten av ett visst dokument, var användarna fortfarande tvungna att öppna filen i det program som den ursprungligen skrevs i om de inte hade en annan lösning i åtanke. Till exempel, för att se ett Word-dokument, måste man först installera Microsoft Word eftersom Word-dokument inte kan nås i annan programvara.
Det är möjligt att korrekt extrahera informationen från sådana filer utan att behöva ladda ner originalprogrammet med hjälp av ett artificiell intelligens-drivet dokumentskanning och hanteringssystem. Automatisk konvertering av dokument är aktiverad, vilket gör att användare kan se dokumentet från valfri app på sin mobila enhet.
Genom att kombinera funktionerna för optisk teckenigenkänning och maskininlärning blir dokumentsökning enklare för din personal, vilket gör att de kan hantera sin tid bättre och maximera sin produktivitet.
3. Avancerade säkerhetssystem
Nätverkssäkerhetsexperters metoder för att skydda sina system från externa digitala hot har också förändrats av artificiell intelligens. Moderna algoritmer i dokumentskannrar, till exempel, inkluderar nätverksövervakningsverktyg som ger dig ett omedelbart larm när de upptäcker misstänkt beteende, vilket minimerar antalet falska incidentrapporter och antalet ihållande cyberattacker.
Dessutom, om ett dokumenthanteringssystem som tillämpar artificiellt intelligent säkerhet identifierar någon personligt identifierbar information i filen, kommer det att kryptera filen omedelbart. Ditt företag kan också använda biometrisk identifiering för att skydda dina system och garantera att eventuella obehöriga användare inte har tillgång till din kritiska information.
4. Datakvalitet och arbetsflöde har förbättrats
Varje person behöver en säkerhetskopia av sina papper. Varje företag kräver effektiv lagring av sin viktiga data för att fatta bra beslut; artificiell intelligens ger dig det svaret. Ett AI-utvecklat dokumenthanteringssystem integrerat i din skannerapp kommer också att drastiskt minimera dubbelarbete i dina data, identifiera möjliga inmatningsfel och minska sannolikheten för att viktiga filer hamnar på fel plats.
Artificiell intelligenss förmåga att förändra allt för ditt företag är ett av de mest omtalade ämnena just nu, och det händer verkligen. AI-teknik har hjälpt företag att effektivisera sin verksamhet, öka sin effektivitet och produktivitet och minska den tid som personalen slösar med att sortera och skanna pappersarbete på daglig basis. Som ett resultat av dagens mobila och teknikkunniga digitala miljö kan de flesta dokumentskanningsapplikationer med integrerad dokumenthantering användas på en mängd olika enheter som mobila enheter som iOS och Android, bärbara datorer och surfplattor, vilket ökar deras användbarhet i det dagliga arbetet .
Läs också: Kommer programmerare att dö ut som ett resultat av AI?
Avslutning
De flesta företag och sektorer brottas fortfarande med utmaningarna med att hantera pappersdokument och de höga kostnaderna för att lagra dem. Även om du är verksam inom mjukvarusektorn och tillhandahåller papperslösa tjänster, kommer ditt företag fortfarande att behöva pappersformulär från affärspartners för att slutföra juridiska förfaranden.
Majoriteten av företag använder digitaliseringslösningar oorganiserat, vilket gör dem skadliga. Tid slösas bort på grund av ineffektiv data- och dokumenthantering, vilket kan resultera i felaktig datainmatning, osäkra, överflödiga och exponering för cyberattacker. Som ett resultat bör du överväga att prenumerera på en AI-teknik integrerad skanningsapp-prenumeration för att optimera din process samtidigt som du säkerställer den största graden av datakryptering och säkerhet för ditt företag.
Utvald bild: Användbarhetsvektor skapad av vectorjuice - www.freepik.com
Prenumerera på Whitepapers.online för att lära dig om nya uppdateringar och förändringar gjorda av teknikjättar som påverkar hälsa, marknadsföring, affärer och andra områden. Om du gillar vårt innehåll, vänligen dela på sociala medieplattformar som Facebook, WhatsApp, Twitter och mer.