数年前までは、書類をスキャンしたり複製したりするのは時間のかかる作業でした。しかし、デジタル時代では、ドキュメント スキャナー ソフトウェアを 1 回スワイプするだけですべての作業を実行できるため、時間とコストを節約できるだけでなく、効率も向上します。
紙の書類に関しては、特に頻繁に旅行する場合には面倒な作業になることがあります。そのような状況に対処する際に整理整頓を保つには、OCR (光学式文字認識) 機能を備えたドキュメント スキャン プログラムが最適です。
ドキュメントスキャン プログラムを使用すると、スマートフォンやタブレットを使用して、紙の納税書類、名刺、パスポート、さらには予防接種証明書などのすべての情報を単一のデジタル プラットフォームで便利に収集して管理できます。
スキャン アプリケーションにはドキュメント管理システムが含まれていることが多く、重要な情報を収集、保存、分析する方法が改善される可能性があります。ただし、一部のアプリケーションには専門的な機能がまだ不足しており、不正確な情報、データの重複、さらにはユーザーによるミスが発生する可能性があります。
熱心な開発者や研究者は、これらの困難に対処し、最も簡単なスキャンおよびデジタル ドキュメント管理アプリを提供するために、エラーのないドキュメント スキャンおよび管理システムを構築するために人工知能システムを組み込んだソリューションを発見しました。以下は、人工知能がデジタル ドキュメント管理を変革する方法の一部です。
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1. コンピュータ支援による文書作成
文書を正しく分類することは、文書処理全体において非常に重要であり、見過ごすべきではありません。最新のスキャン プログラムは、自動化により、文書の分類がより正確になりました。これにより、さまざまな書類を手動で検索する時間と労力が節約されます。
以前は、光学文字認識の人間による検証が必要だったため、コピーを文書管理システムに転送することは複雑でした。人工知能 (AI) は、光学文字認識 (OCR) の改良版を使用して、情報に基づいて文書を分類します。データの自動スキャン、文書の分類、正確な処理はすべて、この現代の技術進歩の特徴です。テーマやキーワードでグループ化するかどうかに関係なく、指定した式に従って記事が自動的に分類されます。
2. データ抽出は2番目のステップです
スキャン ソフトウェアに人工知能 (AI) を組み込む前は、ファイルの内容を手動で調べる必要がありました。メタデータによってコンテキストが提供され、ユーザーはキーワードを使用してデータベース内で特定のファイルを検索できるようになりました。特定のドキュメントの正確性を検証するには、別の解決策を念頭に置いていない限り、ユーザーはそのファイルを最初に作成したプログラムで開く必要がありました。たとえば、Word ドキュメントを表示するには、まず Microsoft Word をインストールする必要があります。Word ドキュメントは他のソフトウェアではアクセスできないためです。
人工知能を搭載したドキュメントスキャンおよび管理システムを使用すると、元のプログラムをダウンロードしなくても、このようなファイルの情報を正確に抽出できます。ドキュメントの自動変換が有効になっているため、ユーザーはモバイルデバイス上の任意のアプリからドキュメントを表示できます。
光学文字認識と機械学習の機能を組み合わせることで、スタッフによるドキュメント検索が簡単になり、時間をより適切に管理して生産性を最大化できるようになります。
3. 高度なセキュリティシステム
ネットワーク セキュリティの専門家がシステムを外部のデジタル脅威から保護する方法も、人工知能によって変化しました。たとえば、ドキュメント スキャナーの最新のアルゴリズムには、疑わしい動作を検出すると即座に警告を発するネットワーク監視ツールが含まれており、誤ったインシデント報告の数や執拗なサイバー攻撃の数を最小限に抑えます。
さらに、人工知能セキュリティを適用する文書管理システムがファイル内の個人情報を識別した場合、そのファイルは即座に暗号化されます。また、企業では生体認証を使用してシステムを保護し、権限のないユーザーが重要な情報にアクセスできないようにすることもできます。
4. データ品質とワークフローの改善
すべての人は書類のバックアップが必要です。すべての企業は、適切な意思決定を行うために重要なデータを効率的に保管する必要があります。人工知能がその答えを提供します。スキャナー アプリに統合された AI 開発のドキュメント管理システムは、データの重複を大幅に最小限に抑え、入力ミスの可能性を特定し、重要なファイルが紛失する可能性を減らします。
企業のあらゆるものを変革する人工知能の能力は、現在最も話題になっているトピックの 1 つであり、実際に実現しています。AI テクノロジーは、企業の業務の合理化、効率性と生産性の向上、スタッフが日常的に書類の仕分けやスキャンに費やす時間の削減に役立っています。今日のモバイルとテクノロジーに精通したデジタル環境の結果、統合されたドキュメント管理機能を備えたほとんどのドキュメント スキャン アプリケーションは、iOS や Android などのモバイル デバイス、ラップトップ、タブレットなど、さまざまなデバイスで使用できるため、日常業務での有用性が高まっています。
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最後に
大半の企業や業界は、依然として紙の記録の取り扱いと、それを保管するための高額な費用という課題に取り組んでいます。ソフトウェア業界で事業を展開し、ペーパーレス サービスを提供している場合でも、法的手続きを完了するには、ビジネス パートナーからの紙のフォームが必要になります。
大半の企業はデジタル化ソリューションを無秩序に使用しており、それが弊害を招いています。データとドキュメントの管理が非効率なため時間が無駄になり、不正確なデータ入力、安全性の低下、冗長化、サイバー攻撃への露出につながる可能性があります。そのため、プロセスを最適化しながら、会社のデータ暗号化とセキュリティを最大限に高めるために、AI テクノロジーを統合したスキャン アプリのサブスクリプションへの加入を検討する必要があります。
注目の画像: vectorjuice が作成したユーザビリティ ベクター - www.freepik.com
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