Vor der Pandemie erfreuten sich virtuelle Geschäftstreffen zunehmender Beliebtheit. Covid-19 und die darauf folgenden Lockdowns führten jedoch zu einer Rekordzahl virtueller Veranstaltungen.
Tatsächlich ergab eine Umfrage unter Vermarktern, dass bis 2022 40 % ihrer Veranstaltungen virtuell stattfinden würden.
Angesichts dieser Statistik müssen Organisationen verstehen, wie sie ein erfolgreiches virtuelles Event durchführen. Wenn Sie zum ersten Mal ein virtuelles Event präsentieren, lesen Sie weiter, um eine Auswahl hilfreicher Tipps und Empfehlungen zu entdecken.
Siehe auch: Die 5 wichtigsten Martech-Tools, die Sie 2022 in Ihren Stack aufnehmen sollten
Was beinhaltet ein virtuelles Event?
Eine virtuelle Veranstaltung findet vollständig online statt. Sie kann in zwanglosen Social-Media-Events stattfinden, wie z. B. AMA-Sitzungen oder Live-Tweets, Online-Konferenzen, für die ein kostenpflichtiger Eintritt erforderlich ist, öffentlich zugängliche Live-Streams oder Webinare, zu denen man nur auf Einladung Zugang erhält, je nach Zweck der Einladung.
Virtuelle Events finden oft auf Online-Plattformen wie Clubhouse, Twitter und Instagram statt, wo Sie per Audioanruf oder Video-Chat mit Ihrem Publikum kommunizieren können.
Virtuelle Veranstaltungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter das Wegfallen entsprechender Gebühren und die bequeme Möglichkeit, eine Veranstaltung bequem von zu Hause aus auszurichten.
Den Erfolg Ihrer ersten virtuellen Veranstaltung sicherstellen?
Nachdem Sie nun wissen, was ein virtuelles Event ist, schauen wir uns einige der zahlreichen Möglichkeiten an, wie Sie den Erfolg Ihres Events sicherstellen können:
Klare Ziele festlegen
Es gibt nur einen Ansatzpunkt, nämlich die Ziele und Vorgaben Ihres virtuellen Events zu skizzieren. Erwägen Sie die Festlegung von SMART-Zielen, die für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitbasiert stehen.
Nachdem Sie Ihre Ziele und Vorgaben festgelegt haben, müssen Sie unbedingt dafür sorgen, dass alle Projektteilnehmer wissen, was Sie erreichen möchten.
Bestimmen Sie die Plattform, auf der Ihr virtuelles Event stattfinden soll
Heutzutage gibt es eine Vielzahl verschiedener Plattformen für die Durchführung virtueller Events. Nehmen Sie sich Zeit, um die für Ihre Umstände am besten geeignete Option auszuwählen.
Die meisten Plattformen bieten zahlreiche Funktionen, die von komplexen Moderationstools bis hin zum Co-Hosting mit anderen Organisationen reichen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Aspekte berücksichtigen, die für Sie am relevantesten sind.
Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, die Bewertungen anderer zu lesen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen in Betracht gezogene Plattform ordnungsgemäß funktioniert und von hervorragender Qualität ist.
Wählen Sie den optimalen Zeitpunkt für Ihre Veranstaltung
Um sicherzustellen, dass Ihr virtuelles Event ein voller Erfolg wird, müssen Sie den richtigen Zeitpunkt wählen. Bedenken Sie, dass in verschiedenen Ländern unterschiedliche Feiertage gelten. Dies müssen Sie bei der Entscheidung über den optimalen Zeitpunkt für die Organisation Ihres Events berücksichtigen.
Sie müssen die Teilnehmerzahl berücksichtigen. Wie viele Besucher möchten Sie zu der Veranstaltung einladen? Wie viel Zeit benötigen Sie für die Veranstaltung? Wie lange im Voraus sollten Sie die Teilnehmer über die Veranstaltung informieren?
Indem Sie diese Fragen beantworten und diese Ziele festlegen, können Sie den optimalen Tag und die optimale Uhrzeit für Ihr virtuelles Event bestimmen.
Siehe auch: Sind Martech-Tools für Startups wirklich effektiv?
Erstellen Sie einen prägnanten Plan, der Zeitpläne und Sprecher enthält
Abgesehen von den oben genannten Ratschlägen ist es wichtig, einen prägnanten Plan mit Zeitplänen und Sprechern zu erstellen.
Sie möchten nicht, dass Ihre virtuellen Teilnehmer lange warten müssen. Aus diesem Grund müssen Sie eine klare Tagesordnung mit klaren Zeitangaben und allen relevanten Links bereitstellen, damit sich alle Teilnehmer im Voraus vorbereiten können.
Laden Sie Moderatoren zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung ein
Anschließend sollten Sie sicherstellen, dass Sie während der virtuellen Veranstaltung eine ausreichende Anzahl Moderatoren zur Verfügung haben, falls die Dinge außer Kontrolle geraten. Nichts ist ärgerlicher, als eine Online-Veranstaltung zu präsentieren und dann festzustellen, dass Spammer das Chatfenster übernommen haben.
Hier kommen Moderatoren ins Spiel, die dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Sie sollten Moderatoren für Ihre Veranstaltung ganz einfach online finden können. Viele Menschen machen das neben ihrer regulären Arbeit, um etwas zusätzliches Geld zu verdienen und die Möglichkeit zu haben, an virtuellen Online-Veranstaltungen teilzunehmen, an denen sie sonst nicht teilnehmen könnten.
Sorgen Sie dafür, dass Sie während der gesamten Veranstaltung Kontakt zu Ihrem Publikum halten
Es ist wichtig, das Engagement Ihrer Teilnehmer während der Veranstaltung aufrechtzuerhalten. Niemand möchte eine einstündige Vorlesung ohne Interesse anhören. Stattdessen sollten Sie die vielen Methoden in Betracht ziehen, mit denen Sie Ihr Publikum einbeziehen können. Es ist Zeit für ein Brainstorming!
Sie sollten nicht nur verschiedene Aktivitäten in Betracht ziehen, die alle einbeziehen, sondern die Teilnehmer auch dazu anregen, untereinander und mit dem Moderator der Veranstaltung zu diskutieren.
Halten Sie einen Notfallplan bereit
Auch wenn Sie noch so gut organisiert sind, können Sie möglicherweise nicht verhindern, dass technische Probleme Ihre virtuelle Veranstaltung beeinträchtigen.
Wenn Sie technische Probleme mit Ihrem Audio oder Video haben, können Sie zu einem anderen Anbieter wechseln. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr virtuelles Event fortgesetzt werden kann. Daher möchten Sie möglicherweise die Verwendung mehrerer Plattformen ausprobieren.
Senden Sie nach der Veranstaltung Folgemitteilungen
Schließlich ist es wichtig, mit Ihren Teilnehmern zu kommunizieren, was nach der Veranstaltung passieren wird. Sie sollten ihnen beispielsweise mitteilen, wie sie nach der Veranstaltung Aufzeichnungen der virtuellen Veranstaltung erhalten können.
Darüber hinaus möchten Sie nach der Veranstaltung nachfassen, um zu sehen, wie die Teilnehmer das virtuelle Event empfunden haben, und sie dazu anregen, in Zukunft erneut teilzunehmen.
Abschließend noch einige Anmerkungen zur erfolgreichen Durchführung einer ersten virtuellen Veranstaltung. Damit schließen wir unsere Diskussion darüber ab, wie Sie Ihre erste virtuelle Veranstaltung effektiv durchführen können. Angesichts der Tatsache, dass Unternehmen heutzutage globaler agieren und wir die Ausbreitung einer Pandemie eindämmen müssen, ist es leicht verständlich, warum Unternehmen virtuellen Veranstaltungen Vorrang einräumen.
Vorgestelltes Bild: Virtuelle Ereignisse mit Scrabble-Steinen buchstabiert
Abonnieren Sie Whitepapers.online, um über neue Updates und Änderungen der Technologiegiganten informiert zu werden, die sich auf Gesundheit, Marketing, Wirtschaft und andere Bereiche auswirken. Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, teilen Sie sie bitte auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, WhatsApp, Twitter und mehr.