Avant l’épidémie, les rassemblements professionnels virtuels gagnaient en popularité. Cependant, la pandémie de Covid-19 et les confinements qui ont suivi ont entraîné un nombre record d’événements virtuels.
En effet, un sondage auprès des spécialistes du marketing a indiqué que 40 % de leurs événements seraient virtuels d’ici 2022.
Compte tenu de cette statistique, les organisations doivent comprendre comment organiser un événement virtuel réussi. Si c'est la première fois que vous organisez un événement virtuel, continuez à lire pour découvrir une sélection de conseils et de recommandations utiles.
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Qu'implique un événement virtuel ?
Un événement virtuel se déroule entièrement en ligne. Il peut s'agir d'événements informels sur les réseaux sociaux, tels que des sessions AMA ou des tweets en direct, de conférences en ligne nécessitant une entrée payante, de diffusions en direct accessibles au public ou de webinaires sur invitation uniquement, selon l'objectif de l'invitation.
Les événements virtuels sont souvent organisés sur des plateformes en ligne comme Clubhouse, Twitter et Instagram, qui vous permettent de communiquer avec votre public via un appel audio ou un chat vidéo.
Les événements virtuels présentent de nombreux avantages, notamment l’absence de frais associés et la commodité d’organiser un événement dans le confort de votre domicile.
Assurez le succès de votre premier événement virtuel ?
Maintenant que vous comprenez ce qu'est un événement virtuel, examinons quelques-unes des nombreuses façons dont vous pouvez assurer le succès de votre événement :
Établir des objectifs clairs
Il n'y a qu'un seul point de départ : définir les objectifs de votre événement virtuel. Pensez à définir des objectifs SMART, qui signifient Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réel et Temporel.
Une fois vos buts et objectifs déterminés, il est essentiel de vous assurer que tous les participants au projet savent ce que vous essayez d’accomplir.
Déterminez la plateforme sur laquelle votre événement virtuel sera hébergé
Il existe aujourd’hui une multitude de plateformes différentes permettant d’organiser des événements virtuels. Prenez le temps de choisir l’option la plus adaptée à votre situation.
La plupart des plateformes offrent une variété de fonctionnalités, allant des outils de modération complexes au co-hébergement avec d'autres organisations. Il est donc essentiel de prendre en compte les aspects qui vous concernent le plus.
De plus, nous vous conseillons de vérifier les avis faits par d’autres pour vous assurer que la plateforme que vous envisagez fonctionne correctement et est d’excellente qualité.
Choisissez le moment optimal pour votre événement
Pour garantir la sensation de votre événement virtuel, vous devez choisir le moment approprié. Gardez à l'esprit que chaque pays a des calendriers de vacances différents et que vous devez en tenir compte lorsque vous décidez du moment optimal pour organiser votre événement.
Vous devez tenir compte du nombre de participants. Combien de visiteurs prévoyez-vous d'inviter à l'événement ? De combien de temps aurez-vous besoin pour l'événement ? Combien de temps à l'avance devez-vous informer les participants de l'événement ?
En répondant à ces questions et en établissant ces objectifs, vous pourrez identifier le jour et l’heure optimaux de votre événement virtuel.
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Créez un plan concis qui comprend les horaires et les intervenants
Outre les conseils mentionnés ci-dessus, il est essentiel de créer un plan concis contenant des échéanciers et des intervenants.
Vous ne voulez pas que vos participants virtuels attendent trop longtemps. C'est pourquoi vous devez fournir un ordre du jour clair, avec des horaires clairement indiqués et tous les liens pertinents, afin que tous les participants puissent se préparer à l'avance.
Invitez des modérateurs à participer à votre événement
Ensuite, vous devrez vous assurer d'avoir un nombre suffisant de modérateurs disponibles pendant l'événement virtuel au cas où les choses échapperaient à tout contrôle. Rien n'est plus exaspérant que de présenter un événement en ligne et de découvrir que des spammeurs ont pris le contrôle de la boîte de discussion.
C'est là que les modérateurs interviennent pour assurer le bon déroulement de l'événement. Vous devriez pouvoir facilement trouver des modérateurs pour votre événement en ligne. De nombreuses personnes le font en parallèle de leur travail habituel afin de gagner un peu d'argent supplémentaire et d'avoir la possibilité de participer à des événements virtuels en ligne auxquels elles ne pourraient pas assister autrement.
Assurez-vous de maintenir le contact avec votre public tout au long de l'événement
Il est essentiel de maintenir l'engagement de vos participants pendant l'événement. Personne n'aimerait assister à une conférence d'une heure sans s'impliquer. Plutôt que cela, vous devriez envisager les nombreuses méthodes par lesquelles vous pourriez impliquer votre public. Il est temps de faire un brainstorming !
Vous devez non seulement envisager diverses activités qui engageront tout le monde, mais vous devez également inciter les participants à engager une discussion entre eux et avec le présentateur de l'événement.
Ayez un plan d’urgence en place
Malgré toute votre bonne organisation, vous ne pourrez peut-être pas empêcher les difficultés technologiques de faire obstacle à l’événement virtuel que vous organisez.
Si vous rencontrez des difficultés techniques avec votre audio ou votre vidéo, vous pouvez changer de fournisseur. Cela garantira que votre événement virtuel pourra se poursuivre. Par conséquent, vous souhaiterez peut-être envisager d'utiliser plusieurs plateformes.
Envoyer des communications de suivi après l'événement
Enfin, il est essentiel de communiquer avec vos participants sur ce qui se passera après l’événement. Par exemple, vous devez leur indiquer la méthode par laquelle ils pourront obtenir des enregistrements de l’événement virtuel après qu’il ait eu lieu.
En dehors de cela, vous souhaiterez effectuer un suivi après l'événement pour voir ce que les participants ont pensé de l'événement virtuel et les inciter à participer à nouveau à l'avenir.
Enfin, quelques remarques sur la réussite de l'organisation d'un premier événement virtuel. Cela conclut notre discussion sur la manière d'organiser efficacement votre premier événement virtuel. Étant donné que les entreprises sont désormais plus mondiales et que nous devons contenir la propagation d'une pandémie, il est facile de comprendre pourquoi les entreprises donnent la priorité aux événements virtuels.
Image en vedette : événements virtuels décrits à l'aide de tuiles Scrabble
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