パンデミック以前から、バーチャルなビジネスミーティングは人気を集めていました。しかし、新型コロナウイルス感染症とそれに続くロックダウンにより、バーチャルイベントの数は過去最高を記録しました。
実際、マーケティング担当者へのアンケートでは、2022年までにイベントの40%がバーチャルになると予想されています。
この統計を踏まえると、組織は成功するバーチャル イベントの実施方法を理解する必要があります。バーチャル イベントを初めて開催する場合は、読み進めて、役立つヒントや推奨事項をご確認ください。
参照: 2022 年にスタックに含めるべきトップ 5 の Martech ツール
バーチャルイベントには何が含まれますか?
バーチャル イベントは完全にオンラインで開催されます。招待の目的に応じて、AMA セッションやライブ ツイートなどのカジュアルなソーシャル メディア イベント、有料入場を必要とするオンライン会議、一般公開されているライブ ストリーム、招待者限定のウェビナーなどで開催される場合があります。
バーチャルイベントは、Clubhouse、Twitter、Instagram などのオンライン プラットフォームで開催されることが多く、音声通話やビデオ チャットで視聴者とコミュニケーションを取ることができます。
バーチャルイベントには、関連料金がかからないことや、自宅で快適にイベントを開催できる便利さなど、さまざまな利点があります。
最初のバーチャルイベントの成功を確実にしますか?
バーチャル イベントとは何かを理解したところで、イベントの成功を確実にするさまざまな方法をいくつか見てみましょう。
明確な目標を設定する
まず始めるべきことは、バーチャル イベントの目的と目標をまとめることです。SMART 目標 (Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-Based の頭文字) を設定することを検討してください。
目標と目的が決まったら、プロジェクトに参加する全員が何を達成しようとしているのかを把握することが重要です。
バーチャルイベントを開催するプラットフォームを決定する
現在、バーチャル イベントを開催できるさまざまなプラットフォームが数多くあります。時間をかけて、状況に最も適したオプションを選択してください。
ほとんどのプラットフォームは、複雑なモデレートツールから他の組織との共同ホスティングまで、さまざまな機能を提供しているため、自分に最も関連のある側面を考慮することが重要です。
さらに、検討中のプラットフォームが適切に動作し、優れた品質であることを確認するために、他の人のレビューを確認することをお勧めします。
イベントに最適な時間を選択してください
バーチャル イベントの感動を確実にするには、適切な時間を選択する必要があります。国によって休日のスケジュールが異なることを念頭に置き、イベントを開催する最適な時間を決定する際にはこれを考慮する必要があります。
出席者の数を考慮する必要があります。イベントに招待する訪問者の数はどれくらいですか? イベントにはどのくらいの時間が必要ですか? 出席者にイベントのどれくらい前に通知する必要がありますか?
これらの質問に答えて目的を設定することで、仮想イベントに最適な日時を特定できます。
参照: Martech ツールはスタートアップにとって本当に効果的か?
タイムテーブルや講演者を含む簡潔な計画を作成する
上記のアドバイスとは別に、タイムラインと講演者を含む簡潔な計画を作成することが重要です。
バーチャル参加者を長時間待たせたくないですよね。そのため、参加者全員が事前に準備できるよう、明確なスケジュールと関連リンクを記載した明確な議題を用意する必要があります。
イベントに参加するモデレーターを招待する
その後、事態が制御不能になった場合に備えて、仮想イベント中に十分な数のモデレーターが待機していることを確認する必要があります。オンライン イベントを開催した後で、チャット ボックスがスパマーに占拠されていることに気付くことほど腹立たしいことはありません。
ここで、モデレーターが介入して物事をスムーズに進めます。イベントのモデレーターはオンラインで簡単に見つけられるはずです。多くの人は、副収入を得るために、また、そうでなければ参加できないオンラインの仮想イベントに参加する機会を得るために、通常の仕事の傍らでモデレーターを務めています。
イベント中は必ず観客とのコンタクトを維持するようにしてください
イベント中は参加者との関わりを維持することが重要です。1 時間の講義をまったく興味を持たずに聞きたい人はいません。それよりも、聴衆の関心を引くさまざまな方法を検討する必要があります。ブレインストーミングの時間です。
全員が参加できるさまざまなアクティビティを検討するだけでなく、参加者同士やイベントのプレゼンターとのディスカッションに参加するよう促す必要があります。
緊急時対応計画を用意しておく
どれだけしっかり計画を立てても、開催中のバーチャルイベントに技術的な問題が影響することを回避できない可能性があります。
オーディオやビデオに技術的な問題がある場合は、別のプロバイダーに切り替えることができます。これにより、仮想イベントを続行できることが保証されます。そのため、複数のプラットフォームの使用を検討することをお勧めします。
イベント後にフォローアップの連絡を送る
最後に、イベント後に何が起こるかについて参加者に伝えることが重要です。たとえば、仮想イベントの開催後にその録画を入手できる方法を参加者に伝える必要があります。
それ以外にも、イベント後にフォローアップして、参加者がバーチャルイベントについてどう感じたかを確認し、将来的に再度参加するよう促すことも必要です。
最後に、初めてのバーチャルイベントを成功させるためのコメントをいくつか紹介します。これで、初めてのバーチャルイベントを効果的に開催する方法についての説明は終わりです。昨今のビジネスはよりグローバル化しており、パンデミックの拡大を封じ込める必要があることを考えると、企業がバーチャルイベントを優先する理由は簡単に理解できます。
注目の画像:スクラブルタイルで綴られたバーチャルイベント
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