Före epidemin blev virtuella affärsmöten allt populärare. Covid-19 och de efterföljande nedstängningarna har dock resulterat i rekordmånga virtuella händelser.
En undersökning bland marknadsförare visade faktiskt att 40 % av deras evenemang skulle vara virtuella år 2022.
Med tanke på denna statistik måste organisationer förstå hur man genomför ett framgångsrikt virtuellt evenemang. Om det här är första gången du presenterar en virtuell händelse, fortsätt läsa för att upptäcka ett urval av användbara tips och rekommendationer.
Se även: Topp 5 Martech-verktyg att inkludera i din stack 2022
Vad innebär en virtuell händelse?
En virtuell händelse äger rum helt online. De kan hållas i tillfälliga evenemang i sociala medier, såsom AMA-sessioner eller live-twittande, onlinekonferenser som kräver betald entré, offentligt tillgängliga liveströmmar eller webbseminarier endast för inbjudningar, beroende på syftet med inbjudan.
Virtuella evenemang hålls ofta på onlineplattformar som Clubhouse, Twitter och Instagram, som låter dig kommunicera med din publik via ljudsamtal eller videochatt.
Det finns en mängd fördelar med virtuella evenemang, inklusive frånvaron av relaterade avgifter och bekvämligheten av att vara värd för ett evenemang från bekvämligheten av ditt eget hem.
Säkerställa framgången för ditt första virtuella evenemang?
Nu när du förstår vad ett virtuellt evenemang är, låt oss titta på några av de många sätt du kan säkerställa framgången för ditt evenemang:
Sätt upp tydliga mål
Det finns bara ett ställe att börja, och det är genom att beskriva ditt virtuella evenemangs mål och mål. Överväg att sätta upp SMART-mål, som står för Specifika, Mätbara, Uppnåbara, Relevanta och Tidsbaserade.
När dina mål och mål har bestämts är det viktigt att se till att alla som deltar i projektet vet vad du försöker åstadkomma.
Bestäm plattformen där ditt virtuella evenemang kommer att hållas
Idag finns det en uppsjö av olika plattformar tillgängliga för att hålla virtuella evenemang. Ta dig tid att välja det mest lämpliga alternativet för dina omständigheter.
De flesta plattformar tillhandahåller en mängd olika funktioner, allt från komplexa modereringsverktyg till co-hosting med andra organisationer, så det är viktigt att överväga de aspekter som är mest relevanta för dig.
Dessutom uppmanar vi dig att kontrollera recensioner gjorda av andra för att säkerställa att plattformen du funderar på fungerar korrekt och är av utmärkt kvalitet.
Välj den optimala tiden för ditt evenemang
För att säkerställa sensationen av ditt virtuella evenemang måste du välja lämplig tidpunkt. Tänk på att olika länder har olika semesterscheman, och du måste ta hänsyn till detta när du bestämmer dig för den optimala tiden för att organisera ditt evenemang.
Du måste tänka på antalet deltagare. Hur många besökare planerar du att bjuda in till evenemanget? Hur mycket tid behöver du för evenemanget? Hur långt i förväg ska du meddela deltagarna om evenemanget?
Genom att svara på dessa frågor och fastställa dessa mål kan du identifiera din virtuella händelses optimala dag och tid.
Se även: Är Martech Tools verkligen effektiva för startups?
Skapa en kortfattad plan som inkluderar tidtabeller och talare
Förutom de ovan angivna råden är det viktigt att skapa en kortfattad plan som innehåller tidslinjer och talare.
Du vill inte att dina virtuella deltagare ska få vänta under långa perioder. Det är därför du måste tillhandahålla en tydlig agenda, komplett med tydligt angivna tidpunkter och eventuella relevanta länkar, så att alla deltagare kan förbereda sig framåt.
Bjud in moderatorer att delta i ditt evenemang
Efter det vill du se till att du har ett tillräckligt antal moderatorer till hands under det virtuella evenemanget om saker och ting skulle gå utom kontroll. Ingenting är mer upprörande än att presentera ett onlineevenemang bara för att upptäcka att spammare har tagit över chattboxen.
Det är här moderatorer träder in för att få saker att fungera smidigt. Du bör lätt kunna hitta moderatorer för ditt evenemang online. Många individer gör detta vid sidan av sina vanliga jobb för att tjäna lite extra pengar och ha möjlighet att gå med i virtuella onlineevenemang som de annars inte skulle kunna delta i.
Se till att du har kontakt med din publik under hela evenemanget
Det är avgörande för att upprätthålla engagemang med dina deltagare under evenemanget. Ingen skulle vilja sitta igenom en timslång föreläsning utan engagemang. Istället för det bör du överväga de många metoder som du kan använda för att engagera din publik. Det är dags för lite brainstorming!
Du bör inte bara överväga olika aktiviteter som engagerar alla, utan du bör också uppmana deltagarna att diskutera med varandra och med evenemangets presentatör.
Ha en beredskapsplan på plats
Trots hur välorganiserad du är, kanske du inte kan förhindra att tekniska svårigheter hindrar det virtuella evenemanget du håller.
Om du har tekniska problem med ditt ljud eller video kan du byta till en annan leverantör. Detta garanterar att ditt virtuella evenemang kan fortsätta. Som ett resultat kanske du vill utforska med hjälp av flera plattformar.
Skicka uppföljande meddelanden efter evenemanget
Slutligen är det viktigt att kommunicera med dina deltagare om vad som kommer att hända efter evenemanget. Till exempel bör du berätta för dem om den metod genom vilken de kommer att kunna få inspelningar av den virtuella händelsen efter att den har inträffat.
Bortsett från det vill du följa upp efter evenemanget för att se hur deltagarna tyckte om det virtuella evenemanget och uppmana dem att delta igen i framtiden.
Slutligen några kommentarer om att framgångsrikt hålla ett virtuellt evenemang för första gången. Det avslutar vår diskussion om hur du effektivt kan vara värd för ditt första virtuella evenemang. Med tanke på att företag är mer globala nuförtiden och vi måste begränsa spridningen av en pandemi, är det lätt att förstå varför företag prioriterar virtuella evenemang.
Utvald bild: Virtuella händelser skrivna med Scrabble-plattor
Prenumerera på Whitepapers.online för att lära dig om nya uppdateringar och förändringar gjorda av teknikjättar som påverkar hälsa, marknadsföring, affärer och andra områden. Om du gillar vårt innehåll, vänligen dela på sociala medieplattformar som Facebook, WhatsApp, Twitter och mer.