Antes de la epidemia, las reuniones virtuales de negocios estaban ganando popularidad. Sin embargo, la COVID-19 y los confinamientos posteriores dieron como resultado un número récord de eventos virtuales.
De hecho, una encuesta realizada a especialistas en marketing indicó que el 40% de sus eventos serían virtuales en 2022.
Teniendo en cuenta estas estadísticas, las organizaciones deben saber cómo llevar a cabo un evento virtual exitoso. Si es la primera vez que presenta un evento virtual, continúe leyendo para descubrir una selección de consejos y recomendaciones útiles.
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¿Qué implica un evento virtual?
Un evento virtual se lleva a cabo completamente en línea. Pueden realizarse en eventos casuales en las redes sociales, como sesiones de AMA o tweets en vivo, conferencias en línea que requieren entrada paga, transmisiones en vivo de acceso público o seminarios web a los que solo se puede acceder con invitación, según el objetivo de la invitación.
Los eventos virtuales a menudo se llevan a cabo en plataformas en línea como Clubhouse, Twitter e Instagram, que le permiten comunicarse con su audiencia a través de llamadas de audio o chat de video.
Los eventos virtuales tienen una variedad de ventajas, incluida la ausencia de tarifas relacionadas y la conveniencia de organizar un evento desde la comodidad de su hogar.
¿Cómo garantizar el éxito de su primer evento virtual?
Ahora que comprende qué es un evento virtual, veamos algunas de las numerosas formas en que puede garantizar el éxito de su evento:
Establecer objetivos claros
Solo hay un lugar por donde empezar, y es describiendo los objetivos y metas de su evento virtual. Considere establecer objetivos SMART, que significan específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.
Una vez que se hayan determinado sus metas y objetivos, es fundamental asegurarse de que todos los participantes en el proyecto sepan lo que se pretende lograr.
Determinar la plataforma en la que se alojará su evento virtual
Hoy en día, hay una gran cantidad de plataformas disponibles para realizar eventos virtuales. Tómese el tiempo para elegir la opción más adecuada para sus circunstancias.
La mayoría de las plataformas ofrecen una variedad de funciones, que van desde herramientas de moderación complejas hasta alojamiento conjunto con otras organizaciones, por lo que es fundamental considerar los aspectos que son más relevantes para usted.
Además, le recomendamos que consulte las reseñas realizadas por otros para asegurarse de que la plataforma que está considerando funciona correctamente y es de excelente calidad.
Elige el horario óptimo para tu evento
Para garantizar la sensación de tu evento virtual, debes elegir el momento adecuado. Ten en cuenta que en cada país los calendarios de vacaciones son diferentes y debes tenerlo en cuenta a la hora de decidir el momento óptimo para organizar tu evento.
Debes tener en cuenta el número de asistentes. ¿Cuántos visitantes planeas invitar al evento? ¿Cuánto tiempo necesitarás para el evento? ¿Con cuánta anticipación debes notificar a los asistentes sobre el evento?
Respondiendo estas preguntas y estableciendo estos objetivos, podrás identificar el día y la hora óptimos para tu evento virtual.
Ver también: ¿Son las herramientas Martech realmente efectivas para las startups?
Crea un plan conciso que incluya horarios y ponentes.
Además de los consejos mencionados anteriormente, es fundamental crear un plan conciso que contenga cronogramas y oradores.
No querrás que tus asistentes virtuales tengan que esperar durante largos períodos. Por eso, debes proporcionar una agenda clara, completa con horarios claramente establecidos y todos los enlaces pertinentes, para que todos los participantes puedan prepararse con anticipación.
Invita a moderadores a participar en tu evento
Después de eso, deberá asegurarse de tener una cantidad adecuada de moderadores disponibles durante el evento virtual en caso de que las cosas se salgan de control. No hay nada más irritante que presentar un evento en línea y luego descubrir que los spammers se han apoderado del chat.
Aquí es donde intervienen los moderadores para que todo funcione sin problemas. Deberías poder encontrar moderadores para tu evento en línea fácilmente. Muchas personas hacen esto además de sus trabajos habituales para ganar algo de dinero adicional y tener la oportunidad de participar en eventos virtuales en línea a los que no podrían asistir de otra manera.
Asegúrese de mantener el contacto con su audiencia durante todo el evento.
Es fundamental mantener la participación de los participantes durante el evento. A nadie le gustaría escuchar una conferencia de una hora sin que nadie se interese por ella. En lugar de eso, debería considerar los distintos métodos con los que podría interactuar con su audiencia. ¡Es hora de hacer una lluvia de ideas!
No sólo debe considerar diversas actividades que involucren a todos, sino que también debe instar a los asistentes a participar en debates entre ellos y con el presentador del evento.
Tenga un plan de contingencia en marcha
Por muy bien organizado que estés, es posible que no puedas evitar que las dificultades tecnológicas impidan el evento virtual que estás realizando.
Si tienes dificultades técnicas con el audio o el vídeo, puedes cambiar de proveedor. Esto garantizará que tu evento virtual pueda continuar. Por ello, es posible que quieras explorar el uso de varias plataformas.
Enviar comunicaciones de seguimiento después del evento.
Por último, es fundamental comunicar a los asistentes lo que sucederá después del evento. Por ejemplo, debes informarles sobre el método a través del cual podrán obtener grabaciones del evento virtual una vez que se haya realizado.
Aparte de eso, querrás hacer un seguimiento después del evento para ver cómo se sintieron los participantes sobre el evento virtual e instarlos a participar nuevamente en el futuro.
Por último, algunas observaciones sobre cómo organizar con éxito un evento virtual por primera vez. Con esto concluye nuestro debate sobre cómo organizar eficazmente su primer evento virtual. Dado que las empresas son más globales hoy en día y necesitamos contener la propagación de una pandemia, es fácil entender por qué las empresas priorizan los eventos virtuales.
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