Datenkollaboration ist in der heutigen Arbeitswelt unverzichtbar. Unternehmen müssen in Tools und Plattformen für die Datenkollaboration investieren, die es Teams erleichtern, effizient zusammenzuarbeiten, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen oder sie Aufgaben wiederholen müssen, weil sie nicht über die neuesten Informationen verfügen. Datenkollaboration trägt dazu bei, sicherzustellen, dass projektbezogene Daten aus allen Quellen für die erforderlichen Personen im richtigen Format und zur richtigen Zeit sichtbar sind.
Warum wir Datenkollaboration brauchen
1) Änderung der Art der Arbeit
Die Art der Arbeit, die Mitarbeiter heute verrichten, hat sich geändert. Die Zahl der Arbeitsplätze im verarbeitenden Gewerbe nimmt ab. Etwa 57 % der derzeitigen Arbeitsplätze im verarbeitenden Gewerbe in Amerika könnten in den nächsten 20 Jahren möglicherweise automatisiert werden[1]. Die Landwirtschaft als Beruf ist seit den 1970er Jahren weltweit rückläufig. Heute arbeiten immer mehr Menschen in Büros, in Unternehmen, die irgendeine Art von Dienstleistung anbieten. Die Art der Arbeit, die die meisten Menschen heute verrichten, erfordert ein hohes Maß an Zusammenarbeit. Anders als bei der Arbeit am Fließband oder auf einem Bauernhof, wo Einzelpersonen unabhängig oder in Silos mit einer kleinen Gruppe von Menschen arbeiten können, erfordert die Arbeit heute viel Informations- und Datenaustausch und Zusammenarbeit.
2) Technologische Entwicklungen
In der Geschäftswelt gibt es ein beliebtes Sprichwort: „Wenn du es baust, werden sie kommen.“ Die Idee dahinter ist, dass die Leute anfangen, etwas zu verwenden, sobald es verfügbar ist. Die Technologie hat sich in den letzten fünf Jahrzehnten immer schneller entwickelt. Fortschritte wie Cloud Computing, die Zunahme an Internetverbindungen, höhere Internetgeschwindigkeiten, Smartphones usw. haben es den Menschen ermöglicht, von überall und mit jedem zu arbeiten. Die heute verfügbaren Technologien und Lösungen ermöglichen es den Menschen, Daten sicher zu teilen und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Als die Infrastruktur verfügbar wurde, haben Unternehmen Wege gefunden, sie optimal zu nutzen.
3) Zunahme der Telearbeit
Laut Upwork werden bis 2025 22 % der amerikanischen Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten[2]. Weltweit steigt die Zahl der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten. Die Menschen suchen heute nach Flexibilität bei ihrer Arbeit. Die Covid-19-Pandemie zwang viele Organisationen dazu, ihre Infrastruktur zu aktualisieren, um die Arbeit von zu Hause aus sicher zu unterstützen. Sie hat den Unternehmen auch gezeigt, dass nicht jeder im Büro sein muss, um arbeiten zu können. Durch die Arbeit von zu Hause aus können Mitarbeiter produktiver sein, Zeitverluste durch lange Arbeitswege vermeiden und motivierter sein. Diese Erkenntnisse werden langfristige Auswirkungen auf unsere Arbeitsweise haben. Unternehmen wie Facebook und Google haben bereits Pläne angekündigt, die Fernarbeit zu einem festen Bestandteil ihrer Belegschaft zu machen. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist die Notwendigkeit für sie gestiegen, mit Teammitgliedern und Kollegen an verschiedenen Standorten zusammenzuarbeiten.
Die Bedeutung von Datenkollaborationsplattformen
Eine Plattform, die es ihren Benutzern ermöglicht, Informationen und Daten auszutauschen und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten, wird als Datenkollaborationsplattform bezeichnet. Lösungen wie E-Mail, Gruppenkalender, Tools zur Aufgabenverwaltung und Software für virtuelle Meetings sind alles Beispiele für Datenkollaborationsplattformen. Kollaborationsplattformen erleichtern Gruppen die Zusammenarbeit an Projekten. Koordinierte Anstrengungen sind die neue Normalität in der Arbeitsumgebung. Effektive Zusammenarbeit kann zu verbesserter Kompetenz und höherer Rentabilität führen. Diese Tools bieten alles von Cloud-Archivierung über die Überwachung täglicher Aufgaben bis hin zu Videokonferenzen für Online-Treffen und virtuelle Events. Sie sollten auf Mobiltelefonen genauso gut funktionieren wie auf Desktops und Workstations.
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Gute Datenkollaborationstools für 2021
Microsoft Office 365
Wenn Sie an Zusammenarbeit denken, ist Office 365 vielleicht nicht der erste Name, der Ihnen in den Sinn kommt. Das liegt daran, dass wir uns so sehr daran gewöhnt haben, Software wie Word und PowerPoint auf unseren Computern zu haben, dass wir diese Software nicht sofort mit modernen Lösungen für die Zusammenarbeit in Verbindung bringen. Office 365 wurde jedoch in Microsoft 365 umbenannt und ist das Herzstück der cloudbasierten Office-Suite von Microsoft. Da die cloudbasierte Lösung auf Software basiert, mit der die Leute bereits vertraut sind und deren Verwendung sie kennen, war der Übergang für Unternehmen ziemlich unkompliziert. Die Lösung wird von über einer Million Unternehmen weltweit verwendet. Daher hat Microsoft Office seinen Titel als am häufigsten verwendete Office-Suite-Lösung behalten. Alternativen zu dieser Suite sind OpenOffice und Google Workspace (früher bekannt als G Suite). Diese Alternativen sind recht robust und werden kontinuierlich verbessert. In Bezug auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit haben sie Microsoft jedoch noch nicht eingeholt.
Die meisten Leute würden Microsoft 365 mit Windows in Verbindung bringen. Da die Plattform jedoch in der Cloud gehostet wird, kann sie neben Windows auch mit allen gängigen Betriebssystemen wie Mac, Android und iOS verwendet werden. Der Betrag, den ein Unternehmen zahlen muss, hängt davon ab, wie viele Lizenzen erforderlich sind, d. h. wie viele Personen die Plattform nutzen, welche Software auf der Plattform verwendet wird und wie viele Daten gespeichert werden. Unternehmen, die Microsoft 365 verwenden, müssen sich für vorausbezahlte Jahrespläne anmelden. Obwohl es nicht die billigste Office-Suite auf dem Markt ist, ist die Preisgestaltung von Microsoft 365 wettbewerbsfähig und es stehen verschiedene Pläne zur Auswahl. Es ist auch die am besten konzipierte Plattform, wenn es um Benutzerfreundlichkeit geht.
Locker
Es mag Sie überraschen zu erfahren, dass Slacks ursprünglich eine Spiele-Engine war. Heute ist es ein sehr beliebtes Kollaborationstool mit Millionen von Benutzern aus allen Teilen der Welt. Slack kann sowohl auf Desktops als auch auf Mobilgeräten verwendet werden. Benutzer können sich gegenseitig Direktnachrichten senden, Dateien können mit einem einzelnen Benutzer oder einer Gruppe geteilt werden und Konversationsthreads können in verschiedene Kanäle organisiert werden. Unternehmen könnten beispielsweise separate Projekte auf Slack erstellen, damit die Leute über IT-Support, allgemeine Diskussionen, einen bestimmten Kunden usw. sprechen können. Slack kann auch für Videoanrufe verwendet werden, was es Teammitgliedern erleichtert, miteinander zu sprechen, Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten, ohne lange Nachrichten schreiben zu müssen. Auch wenn Benutzer Dateien miteinander teilen können, ist es wichtig zu verstehen, dass Slack keine Cloud-Speicherlösung ist. Unternehmen müssen eine separate Speicherlösung wie Google Drive oder Dropbox in ihrem Technologie-Stack haben. Slack ist sowohl mit Google Drive als auch mit Dropbox kompatibel. Es gibt eine kostenlose Version der Plattform mit eingeschränkten Funktionen. Unternehmen können die Plattform testen, um zu sehen, ob sie ihren Anforderungen entspricht.
Asana
Asana wurde 2008 eingeführt und existiert schon seit einiger Zeit. Es ist ein bekanntes Tool für die Zusammenarbeit, das von Unternehmen wie Uber, Pinterest und Intel verwendet wird. Asana spielt eine Schlüsselrolle im Kommunikationsmodell dieser Unternehmen. Die Plattform wurde so konzipiert, dass sie einfach zu verwenden ist. Der Name „Asana“ leitet sich vom Sanskrit-Wort „Asan“ ab, das „einfach“ bedeutet. Die Plattform hilft Unternehmen dabei, den Überblick darüber zu behalten, woran Mitarbeiter arbeiten und wo sie sich derzeit im Arbeitsablauf befinden. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, Aufgabenlisten für einzelne Projekte zu erstellen. Aufgaben in diesen Aufgabenlisten können bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden. Sie können Fristen festlegen und Anfragen an Kollegen senden. Zu jeder Aufgabe können verschachtelte Diskussionen stattfinden. Je nach Wunsch können Unternehmen Projekte in einem Board-Format oder als Listen organisieren. Die robuste Suchfunktion macht es Benutzern schnell und einfach, Aufgaben, Kommentare und Diskussionen zu finden. Wenn Sie nach einem Datenkollaborationstool suchen, das beim Projektmanagement hilft, ist Asana eine gute Wahl. Es hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben, erleichtert Diskussionen und bietet einen ganzheitlichen Überblick über den Status eines Projekts.
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Titelbild: Geschäftsfoto erstellt von ijeab – www.freepik.com
Quellen:
1. Jan 2021, D. Jacimovic, „14 Incredible Statistics on Loss of Manufacturing Jobs“, [online verfügbar] verfügbares Formular: https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [abgerufen im Mai 2021]
2. Januar 2021, „Statistiken zu Remote-Mitarbeitern, die Sie überraschen werden (2021)“, Apollo Technical, [online verfügbar] verfügbar unter: https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [abgerufen im April 2021]