在当今的工作环境中，数据协作至关重要。组织必须投资于数据协作工具和平台，以便团队能够轻松高效地协作，而不会丢失重要信息，也不会因为没有最新信息而不得不返回并重新执行任务。数据协作有助于确保来自所有来源的与项目相关的数据以正确的格式在正确的时间对所需人员可见。
为什么我们需要数据协作
1）工作类型的变化
如今，员工的工作类型已经发生了变化。制造业岗位数量正在减少。美国目前约有 57% 的制造业岗位可能会在未来 20 年内实现自动化[1]。自 20 世纪 70 年代以来，农业作为一种职业在世界各地一直在减少。如今，越来越多的人在办公室、在提供某种服务的企业工作。如今大多数人从事的工作类型需要高度的协作。与在流水线或农场工作不同，在流水线或农场，个人可以独立工作或与一小群人一起孤立地工作，而如今的工作需要大量的信息、数据交换和协作。
2）技术发展
商业界有句流行语：“如果你建造了它，人们就会来。”意思是，一旦某样东西可供使用，人们就会开始使用它。过去 50 年来，技术发展速度越来越快。云计算、互联网连接的增加、更高的互联网速度、智能手机等进步使人们可以在任何地方与任何人一起工作。当今可用的技术和解决方案使人们能够安全地共享数据并协作完成任务。随着基础设施的普及，企业已经找到了最佳利用它的方法。
3）远程办公增加
根据 Upwork 的数据，到 2025 年，22% 的美国劳动力将远程工作[2]。在世界各地，远程工作的人数正在增加。如今，人们希望工作更灵活。新冠疫情迫使许多组织更新其基础设施，以便能够安全地支持在家工作。这也向公司表明，并非每个人都需要在办公室工作。通过在家工作，员工可以提高工作效率，减少长途通勤所浪费的时间，并提高工作积极性。这些经验将对我们的工作方式产生长期影响。Facebook 和 Google 等公司已经宣布计划将远程工作作为其劳动力的永久组成部分。随着越来越多的人在家工作，他们与不同地点的团队成员和同事协作的需求也随之增加。
数据协作平台的重要性
允许用户共享信息、数据并共同完成任务的平台称为数据协作平台。电子邮件、群组日历、任务管理工具、虚拟会议软件等解决方案都是数据协作平台的示例。协作平台使团队能够轻松地在项目上进行合作。协调一致的努力是工作环境中的新常态。有效的协作可以提高效率并增加盈利能力。这些工具提供从云存档到监督日常任务，再到用于在线聚会和虚拟活动的视频会议等各种功能。它们在手机上、台式机和工作站上都应该同样有效。
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2021 年的优秀数据协作工具
微软 Office 365
当考虑协作时，Office 365 可能不是您首先想到的名字。这是因为我们已经习惯了在计算设备上使用 Word 和 PowerPoint 等软件，因此我们不会立即将此软件与现代协作解决方案联系起来。然而，Office 365 已更名为 Microsoft 365，是微软基于云的办公套件的核心。由于基于云的解决方案是建立在人们已经熟悉并知道如何使用的软件之上，因此企业的过渡相当简单。全球有超过一百万家公司正在使用该解决方案。因此，Microsoft Office 保留了其作为最常用的办公套件解决方案的称号。该套件的替代品是 OpenOffice 和 Google Workspace（以前称为 G Suite）。这些替代品非常强大并且正在不断改进。然而，在功能和易用性方面，它们还没有赶上微软。
大多数人会将 Microsoft 365 与 Windows 联系起来。但是，由于该平台托管在云端，因此它可以与所有流行的操作系统一起使用，例如 Mac、Android 和 iOS 以及 Windows。企业需要支付的金额取决于所需的许可证数量，即有多少人将使用该平台、将使用平台上的哪些软件以及将存储的数据量。使用 Microsoft 365 的企业必须注册预付费年度计划。虽然它不是市场上最便宜的办公套件，但 Microsft 365 的定价具有竞争力，并且有多种计划供企业选择。就易用性而言，它也是设计最完善的平台。
松弛
您可能会惊讶地发现，Slacks 起源于游戏引擎。如今，它是一种非常流行的协作工具，拥有来自世界各地的数百万用户。Slack 既可以在台式机上使用，也可以在移动设备上使用。用户可以互相发送直接消息，可以与单个用户或群组共享文件，并且可以将对话线程组织到不同的频道中。例如，企业可以在 Slack 上创建单独的项目，供人们讨论 IT 支持、一般讨论、特定客户等。Slack 还可用于视频通话，这使团队成员更容易互相交谈、交换想法和协同工作，而无需编写长消息。尽管用户可以相互共享文件，但重要的是要了解 Slack 不是云存储解决方案。企业需要在其技术堆栈中拥有单独的存储解决方案，例如 Google Drive 或 Dropbox。Slack 与 Google Drive 和 Dropbox 兼容。该平台有一个功能有限的免费版本。企业可以测试该平台，看看它是否适合他们的要求。
体位法
Asana 于 2008 年推出，已经存在了相当长一段时间。它是一款知名的协作工具，被 Uber、Pinterest 和英特尔等公司使用。Asana 在这些公司的沟通模式中扮演着关键角色。该平台的设计易于使用，其名称“Asana”源自梵语单词“Asan”，意为“简单”。该平台帮助企业跟踪员工正在处理的工作以及他们目前在工作流程中的位置。该平台允许用户为单个项目创建待办事项列表。这些待办事项列表中的任务可以分配给特定的团队成员。您可以设置截止日期并向同事发送请求。每个任务都可以进行嵌套讨论。根据偏好，企业可以以板格式或列表形式组织项目。强大的搜索功能使用户能够快速轻松地找到任何任务、评论和讨论。如果您正在寻找一种有助于项目管理的数据协作工具，那么 Asana 是一个不错的选择。它可以帮助企业组织起来，促进讨论，并提供项目状态的整体视图。
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特色图片： 由 ijeab 创建的商业照片 - www.freepik.com
资料来源：
1. 2021 年 1 月，D. Jacimovic，“制造业岗位流失的 14 个令人难以置信的统计数据”，[可在线获取] 来源： https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [2021 年 5 月访问]
2. 2021 年 1 月，《让你大吃一惊的远程工作者统计数据（2021 年）》，Apollo Technical，[可在线获取] 出处： https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [2021 年 4 月访问]