データ コラボレーションは、今日の仕事環境では不可欠です。組織は、重要な情報を失ったり、最新の情報がないためにタスクをやり直したりすることなく、チームが効率的に共同作業できるようにするデータ コラボレーション ツールとプラットフォームに投資することが重要です。データ コラボレーションにより、すべてのソースからのプロジェクト関連データが、適切な形式で適切なタイミングで必要な人に表示されるようになります。
データコラボレーションが必要な理由
1) 仕事内容の変更
今日の従業員が行う仕事の種類は変化しています。製造業の雇用数は減少傾向にあります。現在、米国における製造業の雇用のおよそ 57% は、今後 20 年以内に自動化される可能性があります[1]。農業という職業は、1970 年代以降、世界中で衰退しています。今日では、オフィスや何らかのサービスを提供する企業で働く人が増えています。今日、ほとんどの人が従事している仕事の種類には、高度なコラボレーションが必要です。組立ラインや農場での作業では、個人が独立して、または少人数のグループでサイロ化して作業できますが、今日の仕事では、多くの情報、データ、コラボレーションの交換が必要です。
2) 技術の発展
ビジネスの世界では、「作れば人が集まる」という有名な格言があります。つまり、何かが使えるようになると、人々はそれを使い始めるということです。過去 50 年間、テクノロジーは急速に発展してきました。クラウド コンピューティング、インターネット接続の増加、インターネット速度の向上、スマートフォンなどの進歩により、人々はどこからでも誰とでも仕事ができるようになりました。今日利用できるテクノロジーとソリューションにより、人々はデータを共有し、タスクで共同作業することが可能になり、しかも安全です。インフラストラクチャが利用可能になるにつれて、企業はそれを最適に活用する方法を見つけてきました。
3) リモートワークの増加
Upworkによると、2025年までにアメリカの労働力の22%がリモートで働くようになると予想されています[2]。世界中でリモートで働く人の数が増加しています。現代の人々は仕事に柔軟性を求めています。新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、多くの組織は、安全に在宅勤務をサポートできるようにインフラを更新せざるを得なくなりました。また、企業は、仕事をするために全員がオフィスにいる必要はないということも知りました。在宅勤務をすることで、従業員は生産性を高め、長い通勤で無駄になる時間を減らし、モチベーションを高めることができます。これらの教訓は、私たちの働き方に長期的な影響を与えるでしょう。FacebookやGoogleなどの企業はすでに、リモートワークを従業員の恒久的な一部にする計画を発表しています。在宅勤務をする人が増えるにつれて、異なる場所にいるチームメンバーや同僚とコラボレーションする必要性が高まっています。
データコラボレーションプラットフォームの重要性
ユーザーが情報やデータを共有し、共同でタスクに取り組むことができるプラットフォームは、データ コラボレーション プラットフォームと呼ばれます。電子メール、グループ カレンダー、タスク管理ツール、仮想会議ソフトウェアなどのソリューションはすべて、データ コラボレーション プラットフォームの例です。コラボレーション プラットフォームにより、グループがプロジェクトで協力することが簡単になります。協調的な取り組みは、職場環境における新しい標準です。効果的なコラボレーションは、熟練度の向上と収益性の向上につながります。これらのツールは、クラウド アーカイブから日々の課題の監視、オンライン ミーティングや仮想イベント用のビデオ会議まで、あらゆる機能を提供します。デスクトップやワークステーションと同様に、携帯電話でも同じように機能します。
2021年の優れたデータコラボレーションツール
マイクロソフト オフィス 365
コラボレーションについて考えるとき、Office 365 は最初に思い浮かぶ名前ではないかもしれません。これは、Word や PowerPoint などのソフトウェアがコンピューティング デバイスにインストールされていることに慣れすぎていて、このソフトウェアを最新のコラボレーション ソリューションとすぐに結び付けていないためです。ただし、Office 365 は Microsoft 365 としてブランド名が変更され、Microsoft のクラウドベースのオフィス スイートの中核となっています。クラウドベースのソリューションは、人々がすでに使い慣れていて使い方を知っているソフトウェア上に構築されているため、企業にとっての移行はかなり簡単でした。このソリューションは、世界中で 100 万社を超える企業で使用されています。そのため、Microsoft Office は最も使用されているオフィス スイート ソリューションという称号を維持しています。このスイートの代替品は、OpenOffice と Google Workspace (旧称 G Suite) です。これらの代替品は非常に堅牢で、継続的に改善されています。ただし、機能性と使いやすさの点ではまだ Microsoft に追いついていません。
ほとんどの人は、Microsoft 365 を Windows と関連付けるでしょう。ただし、このプラットフォームはクラウドでホストされているため、Windows だけでなく、Mac、Android、iOS などのすべての一般的なオペレーティング システムで使用できます。企業が支払う必要がある金額は、必要なライセンスの数、つまりプラットフォームを使用する人数、プラットフォーム上のどのソフトウェアを使用するか、および保存されるデータの量によって異なります。Microsoft 365 を使用する企業は、前払いの年間プランにサインアップする必要があります。市場で最も安いオフィス スイートではありませんが、Microsoft 365 の価格は競争力があり、企業が選択できるさまざまなプランがあります。使いやすさに関しては、最もよく設計されたプラットフォームでもあります。
スラック
Slack がゲーム エンジンとして始まったと聞くと、驚かれるかもしれません。今日では、世界中の何百万人ものユーザーがいる非常に人気の高いコラボレーション ツールです。Slack はデスクトップでもモバイル デバイスでも使用できます。ユーザーは互いに直接メッセージを送信したり、ファイルを 1 人のユーザーまたはグループと共有したり、会話スレッドを個別のチャネルに整理したりできます。たとえば、企業は Slack で個別のプロジェクトを作成し、IT サポート、一般的な議論、特定のクライアントなどについて話し合うことができます。Slack はビデオ通話にも使用できるため、チーム メンバーが互いに話し合い、アイデアを交換し、長いメッセージを書かなくても共同作業を行うことが容易になります。ユーザー同士でファイルを共有できますが、Slack はクラウド ストレージ ソリューションではないことを理解することが重要です。企業は、テクノロジー スタックに Google Drive や Dropbox などの別のストレージ ソリューションを用意する必要があります。Slack は Google Drive と Dropbox の両方と互換性があります。機能が制限されたプラットフォームの無料バージョンも利用できます。企業は、プラットフォームをテストして、要件に合っているかどうかを確認できます。
アーサナ
2008 年に発売された Asana は、かなり前から存在しています。Uber、Pinterest、Intel などの企業で使用されている有名なコラボレーション ツールです。Asana は、これらの企業のコミュニケーション モデルで重要な役割を果たしています。このプラットフォームは使いやすいように設計されており、その名前「Asana」は、簡単という意味のサンスクリット語「Asan」に由来しています。このプラットフォームは、企業が従業員の作業内容と、現在ワークフローのどこにいるかを把握するのに役立ちます。このプラットフォームでは、ユーザーは個々のプロジェクトの ToDo リストを作成できます。これらの ToDo リストのタスクは、特定のチーム メンバーに割り当てることができます。期限を設定したり、同僚にリクエストを送信したりできます。各タスクについて、ネストされたディスカッションを行うことができます。好みに応じて、企業はプロジェクトをボード形式またはリストとして整理できます。強力な検索機能により、ユーザーはタスク、コメント、ディスカッションをすばやく簡単に見つけることができます。プロジェクト管理に役立つデータ コラボレーション ツールを探している場合は、Asana が最適です。企業の組織的な発言、議論の促進、プロジェクトの状況の総合的な把握に役立ちます。
IT、フィンテック、マーケティングテクノロジー、HR テクノロジーの最新動向について最新情報を入手するには、whitepapers.online を購読してください。
特集画像: ijeab が作成したビジネス写真 - www.freepik.com
出典:
1. 2021 年 1 月、D. Jacimovic、「製造業の雇用喪失に関する 14 の驚くべき統計」[オンラインで入手可能] 入手可能な形式: https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [2021 年 5 月アクセス]
2. 2021 年 1 月、「あなたを驚かせるリモートワーカーに関する統計 (2021)」、Apollo Technical、[オンラインで入手可能] から入手可能: https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [2021 年 4 月アクセス]