La colaboración de datos es esencial en el panorama laboral actual. Es fundamental que las organizaciones inviertan en herramientas y plataformas de colaboración de datos que faciliten a los equipos trabajar juntos de manera eficiente, sin perder información vital ni tener que volver atrás y rehacer tareas porque no tenían la información más reciente. La colaboración de datos ayuda a garantizar que los datos relacionados con un proyecto, de todas las fuentes, sean visibles para las personas necesarias, en el formato correcto y en el momento adecuado.
¿Por qué necesitamos la colaboración en materia de datos?
1) Cambio de tipo de trabajo
El tipo de trabajo que realizan los empleados hoy en día ha cambiado. El número de empleos en el sector manufacturero está disminuyendo. Aproximadamente el 57% de los empleos manufactureros actuales en Estados Unidos podrían automatizarse en los próximos 20 años[1]. La agricultura como ocupación ha estado en declive en todo el mundo desde la década de 1970. Hoy en día, un número cada vez mayor de personas trabaja en oficinas, en empresas que brindan algún tipo de servicio. El tipo de trabajo que la mayoría de las personas realizan hoy en día requiere un alto grado de colaboración. A diferencia del trabajo en una línea de montaje o en una granja, donde las personas pueden trabajar de forma independiente o en silos con un pequeño grupo de personas, el trabajo actual requiere mucho intercambio de información, datos y colaboración.
2) Avances tecnológicos
En el mundo de los negocios hay un dicho popular que dice: "si lo construyes, vendrán". La idea es que, una vez que algo está disponible para su uso, la gente empieza a usarlo. La tecnología se ha desarrollado a un ritmo cada vez mayor en las últimas cinco décadas. Los avances como la computación en la nube, el aumento de las conexiones a Internet, la mayor velocidad de Internet, los teléfonos inteligentes, etc., han hecho posible que las personas trabajen desde cualquier lugar y con cualquier persona. La tecnología y las soluciones disponibles hoy en día hacen posible y seguro que las personas compartan datos y colaboren en tareas. A medida que la infraestructura se ha vuelto disponible, las empresas han encontrado formas de hacer un uso óptimo de ella.
3) Aumento del trabajo remoto
Según Upwork, el 22% de la fuerza laboral estadounidense trabajará de forma remota en 2025[2]. En todo el mundo, la cantidad de personas que trabajan de forma remota está aumentando. Hoy en día, las personas buscan flexibilidad en su trabajo. La pandemia de Covid-19 obligó a muchas organizaciones a actualizar su infraestructura para poder trabajar desde casa de forma segura. También demostró a las empresas que no todo el mundo necesita estar en la oficina para trabajar. Al trabajar desde casa, los empleados pueden tener una mayor productividad, reducir el tiempo perdido en largos desplazamientos y tener una mayor motivación. Estas lecciones tendrán impactos a largo plazo en la forma en que trabajamos. Empresas como Facebook y Google ya han anunciado planes para hacer del trabajo remoto una parte permanente de su fuerza laboral. A medida que más personas trabajan desde casa, ha aumentado la necesidad de que colaboren con miembros del equipo y colegas que están en diferentes ubicaciones.
La importancia de las plataformas de colaboración de datos
Una plataforma que permite a sus usuarios compartir información, datos y trabajar juntos en tareas se denomina plataforma de colaboración de datos. Soluciones como el correo electrónico, los calendarios grupales, las herramientas de gestión de tareas y el software de reuniones virtuales son ejemplos de plataformas de colaboración de datos. Las plataformas de colaboración facilitan la cooperación entre grupos en proyectos. Un esfuerzo coordinado es la nueva normalidad en el entorno laboral. Una colaboración eficaz puede conducir a una mayor competencia y aumentar la rentabilidad. Estas herramientas ofrecen de todo, desde el archivado en la nube hasta la supervisión de las tareas diarias, pasando por videoconferencias para reuniones en línea y eventos virtuales. Deberían funcionar igual de bien en teléfonos móviles que en computadoras de escritorio y estaciones de trabajo.
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Buenas herramientas de colaboración de datos para 2021
Microsoft Office 365
Cuando se piensa en colaboración, Office 365 puede no ser el primer nombre que se le viene a la cabeza. Esto se debe a que nos hemos acostumbrado tanto a tener software como Word y PowerPoint en nuestros dispositivos informáticos que no asociamos inmediatamente este software con las soluciones de colaboración modernas. Sin embargo, Office 365 ha cambiado de nombre a Microsoft 365 y es el núcleo de la suite ofimática basada en la nube de Microsoft. Dado que la solución basada en la nube se basa en un software con el que la gente ya está familiarizada y sabe cómo utilizarlo, la transición para las empresas ha sido bastante sencilla. La solución la utilizan más de un millón de empresas en todo el mundo. Por lo tanto, Microsoft Office ha conservado su título como la solución de suite ofimática más utilizada. Las alternativas a esta suite son OpenOffice y Google Workspace (anteriormente conocida como G Suite). Estas alternativas son bastante sólidas y están mejorando continuamente. Sin embargo, aún no han alcanzado a Microsoft en términos de funcionalidad y facilidad de uso.
La mayoría de las personas asociarían Microsoft 365 con Windows. Sin embargo, dado que la plataforma está alojada en la nube, se puede utilizar con todos los sistemas operativos populares, como Mac, Android e iOS, además de Windows. La cantidad que una empresa deberá pagar dependerá de la cantidad de licencias que se requieran, es decir, cuántas personas utilizarán la plataforma, qué software se utilizará en la plataforma y la cantidad de datos que se almacenarán. Las empresas que utilizan Microsoft 365 deben suscribirse a planes anuales de prepago. Aunque no es la suite ofimática más barata disponible en el mercado, el precio de Microsoft 365 es competitivo y hay varios planes entre los que las empresas pueden elegir. También es la plataforma mejor diseñada en lo que respecta a la facilidad de uso.
Flojo
Puede que te sorprenda saber que Slacks se originó como un motor de juegos. Hoy en día es una herramienta de colaboración muy popular que tiene millones de usuarios de todas partes del mundo. Slack se puede utilizar tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles. Los usuarios pueden enviarse mensajes directos entre sí, se pueden compartir archivos con un solo usuario o con un grupo, y los hilos de conversación se pueden organizar en canales distintos. Por ejemplo, las empresas podrían crear proyectos separados en Slack para que las personas hablen sobre soporte de TI, discusiones generales, un cliente en particular, etc. Slack también se puede utilizar para videollamadas, lo que facilita que los miembros del equipo hablen entre sí, intercambien ideas y trabajen juntos sin la necesidad de escribir mensajes largos. Aunque los usuarios pueden compartir archivos entre sí, es importante entender que Slack no es una solución de almacenamiento en la nube. Las empresas necesitarán tener una solución de almacenamiento separada como Google Drive o Dropbox en su pila de tecnología. Slack es compatible con Google Drive y Dropbox. Hay una versión gratuita de la plataforma disponible con funciones limitadas. Las empresas pueden probar la plataforma para ver si se adapta a sus necesidades.
Asana
Asana, que se lanzó en 2008, existe desde hace bastante tiempo. Es una herramienta de colaboración muy conocida que utilizan empresas como Uber, Pinterest e Intel. Asana desempeña un papel clave en el modelo de comunicación de estas empresas. La plataforma se diseñó para que fuera fácil de usar; su nombre "Asana" se deriva de la palabra sánscrita "Asan", que significa fácil. La plataforma ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de lo que están haciendo los empleados y en qué punto del flujo de trabajo se encuentran actualmente. La plataforma permite a los usuarios crear listas de tareas pendientes para proyectos individuales. Las tareas de estas listas de tareas pendientes se pueden asignar a miembros específicos del equipo. Puede establecer plazos y enviar solicitudes a colegas. Se pueden realizar debates anidados sobre cada tarea. Según sus preferencias, las empresas pueden organizar los proyectos en formato de tablero o como listas. La sólida función de búsqueda hace que sea rápido y fácil para los usuarios encontrar tareas, comentarios y debates. Si está buscando una herramienta de colaboración de datos que le ayude con la gestión de proyectos, Asana es una excelente opción. Ayuda a las empresas a mantenerse organizadas, facilita los debates y proporciona una visión integral del estado de un proyecto.
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Imagen destacada: Fotografía empresarial creada por ijeab - www.freepik.com
Fuentes:
1 de enero de 2021, D. Jacimovic, "14 estadísticas increíbles sobre la pérdida de empleos en el sector manufacturero", [disponible en línea] disponible en: https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [consultado en mayo de 2021]
2 de enero de 2021, 'Estadísticas sobre trabajadores remotos que le sorprenderán (2021)', Apollo Technical, [disponible en línea] disponible en: https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [consultado en abril de 2021]