La collaboration des données est essentielle dans le paysage professionnel actuel. Il est essentiel que les organisations investissent dans des outils et des plateformes de collaboration des données qui permettront aux équipes de travailler efficacement ensemble, sans perdre d'informations vitales ou devoir revenir en arrière et refaire des tâches parce qu'elles ne disposaient pas des informations les plus récentes. La collaboration des données permet de garantir que les données liées à un projet, de toutes les sources, sont visibles par les personnes concernées, dans le bon format et au bon moment.
Pourquoi nous avons besoin de la collaboration en matière de données
1) Changement de type de travail
Le type de travail que font les employés aujourd’hui a changé. Le nombre d’emplois dans le secteur manufacturier est en baisse. Environ 57 % des emplois actuels dans le secteur manufacturier aux États-Unis pourraient potentiellement être automatisés dans les 20 prochaines années[1]. L’agriculture en tant que profession est en déclin dans le monde entier depuis les années 1970. Aujourd’hui, un nombre croissant de personnes travaillent dans des bureaux, dans des entreprises qui fournissent une forme de service. Le type de travail auquel la plupart des gens participent aujourd’hui nécessite un degré élevé de collaboration. Contrairement au travail à la chaîne ou dans une ferme, où les individus peuvent travailler de manière indépendante ou en silos avec un petit groupe de personnes, le travail d’aujourd’hui nécessite beaucoup d’échanges d’informations, de données et de collaboration.
2) Développements technologiques
Il existe un dicton populaire dans le monde des affaires : « Si vous le construisez, les gens viendront. » L’idée est que dès qu’une chose est disponible, les gens commencent à l’utiliser. La technologie s’est développée à un rythme accéléré au cours des cinq dernières décennies. Des avancées telles que le cloud computing, l’augmentation des connexions Internet, l’augmentation de la vitesse d’Internet, les smartphones, etc. ont permis aux gens de travailler de n’importe où et avec n’importe qui. La technologie et les solutions disponibles aujourd’hui permettent aux gens de partager des données et de collaborer sur des tâches de manière sécurisée. À mesure que l’infrastructure est devenue disponible, les entreprises ont trouvé des moyens d’en faire un usage optimal.
3) Augmentation du travail à distance
Selon Upwork, 22 % des Américains travailleront à distance d’ici 2025[2]. Partout dans le monde, le nombre de personnes travaillant à distance augmente. Aujourd’hui, les gens recherchent de la flexibilité dans leur travail. La pandémie de Covid-19 a obligé de nombreuses organisations à mettre à jour leur infrastructure pour pouvoir travailler à domicile en toute sécurité. Elle a également démontré aux entreprises que tout le monde n’a pas besoin d’être au bureau pour travailler. En travaillant à domicile, les employés peuvent avoir une productivité plus élevée, réduire le temps perdu dans les longs trajets et être plus motivés. Ces leçons auront des répercussions à long terme sur notre façon de travailler. Des entreprises comme Facebook et Google ont déjà annoncé leur intention de faire du travail à distance une partie permanente de leur personnel. Comme de plus en plus de personnes travaillent à domicile, elles ont de plus en plus besoin de collaborer avec les membres de leur équipe et leurs collègues qui se trouvent à différents endroits.
L'importance des plateformes de collaboration de données
Une plateforme qui permet à ses utilisateurs de partager des informations, des données et de travailler ensemble sur des tâches est appelée plateforme de collaboration de données. Des solutions telles que la messagerie électronique, les calendriers de groupe, les outils de gestion des tâches, les logiciels de réunion virtuelle sont autant d'exemples de plateformes de collaboration de données. Les plateformes de collaboration simplifient la coopération entre groupes sur des projets. Un effort coordonné est la nouvelle norme dans l'environnement de travail. Une collaboration efficace peut conduire à une amélioration des compétences et à une augmentation de la rentabilité. Ces outils offrent tout, de l'archivage dans le cloud à la supervision des tâches quotidiennes, en passant par la vidéoconférence pour les réunions en ligne et les événements virtuels. Ils devraient fonctionner aussi bien sur les téléphones portables que sur les ordinateurs de bureau et les postes de travail.
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De bons outils de collaboration de données pour 2021
Microsoft Office 365
Office 365 n'est peut-être pas le premier nom qui vous vient à l'esprit lorsque vous pensez à la collaboration. En effet, nous nous sommes tellement habitués à avoir des logiciels comme Word et PowerPoint sur nos appareils informatiques que nous n'associons pas immédiatement ces logiciels aux solutions de collaboration modernes. Cependant, Office 365 a été rebaptisé Microsoft 365 et constitue le cœur de la suite bureautique basée sur le cloud de Microsoft. Étant donné que la solution basée sur le cloud repose sur des logiciels que les gens connaissent déjà et savent utiliser, la transition pour les entreprises a été assez simple. La solution est utilisée par plus d'un million d'entreprises dans le monde. Par conséquent, Microsoft Office a conservé son titre de suite bureautique la plus utilisée. Les alternatives à cette suite sont OpenOffice et Google Workspace (anciennement connu sous le nom de G Suite). Ces alternatives sont assez robustes et s'améliorent continuellement. Cependant, elles n'ont pas encore rattrapé Microsoft en termes de fonctionnalités et de facilité d'utilisation.
La plupart des gens associeraient Microsoft 365 à Windows. Cependant, comme la plateforme est hébergée sur le cloud, elle peut être utilisée avec tous les systèmes d'exploitation courants comme Mac, Android et iOS ainsi que Windows. Le montant qu'une entreprise devra payer dépendra du nombre de licences requises, c'est-à-dire du nombre de personnes qui utiliseront la plateforme, des logiciels qui seront utilisés sur la plateforme et de la quantité de données qui seront stockées. Les entreprises qui utilisent Microsoft 365 doivent souscrire à des forfaits annuels prépayés. Bien qu'il ne s'agisse pas de la suite bureautique la moins chère disponible sur le marché, les prix de Microsoft 365 sont compétitifs et les entreprises ont le choix entre plusieurs forfaits. C'est également la plateforme la mieux conçue en termes de facilité d'utilisation.
Mou
Vous serez peut-être surpris d’apprendre que Slacks est à l’origine un moteur de jeu. Aujourd’hui, c’est un outil de collaboration très populaire qui compte des millions d’utilisateurs dans le monde entier. Slack peut être utilisé aussi bien sur les ordinateurs de bureau que sur les appareils mobiles. Les utilisateurs peuvent s’envoyer des messages directs, les fichiers peuvent être partagés avec un seul utilisateur ou avec un groupe, et les fils de conversation peuvent être organisés en canaux distincts. Par exemple, les entreprises peuvent créer des projets distincts sur Slack pour que les gens puissent parler du support informatique, des discussions générales, d’un client particulier, etc. Slack peut également être utilisé pour les appels vidéo, ce qui permet aux membres de l’équipe de communiquer plus facilement, d’échanger des idées et de travailler ensemble sans avoir à écrire de longs messages. Même si les utilisateurs peuvent partager des fichiers entre eux, il est important de comprendre que Slack n’est pas une solution de stockage dans le cloud. Les entreprises devront disposer d’une solution de stockage distincte comme Google Drive ou Dropbox dans leur pile technologique. Slack est compatible avec Google Drive et Dropbox. Il existe une version gratuite de la plateforme disponible avec des fonctionnalités limitées. Les entreprises peuvent tester la plateforme pour voir si elle répond à leurs besoins.
Asana
Lancée en 2008, Asana existe depuis un certain temps. C'est un outil de collaboration bien connu qui est utilisé par des entreprises comme Uber, Pinterest et Intel. Asana joue un rôle clé dans le modèle de communication de ces entreprises. La plateforme a été conçue pour être facile à utiliser, son nom « Asana » est dérivé du mot sanskrit « Asan » qui signifie facile. La plateforme aide les entreprises à suivre sur quoi travaillent les employés et où ils se trouvent actuellement dans le flux de travail. La plateforme permet aux utilisateurs de créer des listes de tâches pour des projets individuels. Les tâches de ces listes de tâches peuvent être attribuées à des membres spécifiques de l'équipe. Vous pouvez définir des délais et envoyer des demandes à des collègues. Des discussions imbriquées peuvent avoir lieu sur chaque tâche. Selon les préférences, les entreprises peuvent organiser les projets sous forme de tableau ou de listes. La fonctionnalité de recherche robuste permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des tâches, des commentaires et des discussions. Si vous recherchez un outil de collaboration de données qui vous aidera dans la gestion de projet, Asana est un excellent choix. Il aide les entreprises à s'organiser, facilite les discussions et offre une vue d'ensemble de l'état d'avancement d'un projet.
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Sources:
1. janv. 2021, D. Jacimovic, « 14 statistiques incroyables sur la perte d'emplois dans le secteur manufacturier », [disponible en ligne] disponible sur le formulaire suivant : https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [consulté en mai 2021]
2. janv. 2021, « Statistiques sur les travailleurs à distance qui vous surprendront (2021) », Apollo Technical, [disponible en ligne] disponible sur : https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [consulté en avril 2021]