Datasamarbete är väsentligt i dagens arbetslandskap. Det är viktigt att organisationer investerar i datasamarbetsverktyg och plattformar som gör det enkelt för team att arbeta tillsammans effektivt, utan att förlora viktig information eller behöva gå tillbaka och göra om uppgifter eftersom de inte har den senaste informationen. Datasamarbete hjälper till att säkerställa att data relaterad till ett projekt, från alla källor, är synlig för de personer som krävs, i rätt format, vid rätt tidpunkt.
Varför vi behöver datasamarbete
1) Ändring i typ av arbete
Den typ av arbete som anställda utför idag har förändrats. Antalet tillverkningsjobb minskar. Ungefär 57 % av de nuvarande tillverkningsjobben i Amerika skulle potentiellt kunna automatiseras under de kommande 20 åren[1]. Jordbruk som yrke har varit på tillbakagång runt om i världen sedan 1970-talet. Idag arbetar ett ökande antal människor på kontor, på företag som tillhandahåller någon form av service. Den typ av arbete som de flesta är involverade i idag kräver en hög grad av samverkan. Till skillnad från att arbeta på löpande band eller på en gård, där individer kan arbeta självständigt eller i silos med en liten grupp människor, kräver arbetet idag mycket utbyte av information, data och samarbete.
2) Teknikutvecklingen
Det finns ett populärt talesätt i affärer, "om du bygger det, kommer de." Tanken är att när något är tillgängligt för användning kommer folk att börja använda det. Tekniken har utvecklats i ökande takt under de senaste 5 decennierna. Framsteg som cloud computing, ökade internetanslutningar, högre internethastighet, smartphones, etc. har gjort det möjligt för människor att arbeta var som helst och med vem som helst. Tekniken och lösningarna som finns tillgängliga idag gör det möjligt och säkert för människor att dela data och samarbeta kring uppgifter. När infrastrukturen har blivit tillgänglig har företag hittat sätt att utnyttja den optimalt.
3) Ökning av distansarbete
Enligt Upwork kommer 22 % av den amerikanska arbetsstyrkan att arbeta på distans till 2025[2]. Runt om i världen ökar antalet personer som arbetar på distans. Människor i dag söker flexibilitet i sitt arbete. Covid-19-pandemin tvingade många organisationer att uppdatera sin infrastruktur för att kunna stödja arbete hemifrån säkert. Det visade också för företag att inte alla behöver vara på kontoret för att arbetet ska kunna äga rum. Genom att arbeta hemifrån kan medarbetarna få högre produktivitet att skära ner på tid som slösas bort på långa pendlar och ha högre motivation. Dessa lektioner kommer att ha långsiktiga effekter på hur vi arbetar. Företag som Facebook och Google har redan meddelat planer på att göra distansarbete till en permanent del av sin arbetsstyrka. I takt med att fler arbetar hemifrån har behovet av att samarbeta med teammedlemmar och kollegor som befinner sig på olika platser ökat.
Vikten av datasamarbetsplattformar
En plattform som låter sina användare dela information, data och arbeta tillsammans med uppgifter kallas en datasamarbetsplattform. Lösningar som e-post, gruppkalendrar, verktyg för uppgiftshantering, programvara för virtuella möten är alla exempel på plattformar för datasamarbete. Samarbetsplattformar gör det enkelt för grupper att samarbeta i projekt. En samordnad insats är det nya normala i arbetsmiljön. Ett effektivt samarbete kan leda till förbättrad kompetens och ökad lönsamhet. Dessa verktyg erbjuder allt från molnarkivering till att övervaka dagliga uppdrag, till videokonferenser för onlinesamlingar och virtuella evenemang. De borde fungera lika bra på mobiltelefoner som de gör på stationära datorer och arbetsstationer.
Se även: Hur marknadsför man ett evenemang på Facebook?
Bra datasamarbetsverktyg för 2021
Mircosoft office 365
När du tänker på samarbete kanske Office 365 inte är det första namnet du tänker på. Det beror på att vi har vant oss så mycket vid att ha program som Word och PowerPoint på våra datorenheter att vi inte omedelbart associerar denna programvara med moderna samarbetslösningar. Office 365 har dock döpts om till Microsoft 365 och är kärnan i Microsofts molnbaserade kontorssvit. Eftersom den molnbaserade lösningen är byggd på mjukvara som folk redan känner till och vet hur man använder, har övergången för företag varit ganska enkel. Lösningen används av över en miljon företag över hela världen. Därför har Microsoft Office behållit sin titel som den mest använda kontorspaketlösningen. Alternativ till denna svit är OpenOffice och Google Workspace (tidigare känd som G Suite). Dessa alternativ är ganska robusta och förbättras kontinuerligt. De har dock ännu inte kommit ikapp Microsoft vad gäller funktionalitet och användarvänlighet.
De flesta människor skulle associera Microsoft 365 med Windows. Men eftersom plattformen är värd på molnet kan den användas med alla populära operativsystem som Mac, Android och iOS tillsammans med Windows. Hur mycket ett företag kommer att behöva betala beror på hur många licenser som krävs, det vill säga hur många personer som kommer att använda plattformen, vilken programvara på plattformen som kommer att användas och mängden data som kommer att lagras. Företag som använder Microsoft 365 måste registrera sig för förbetalda årsplaner. Även om det inte är den billigaste kontorsdräkten som finns på marknaden, är Microsft 365s prissättning konkurrenskraftig och det finns olika planer för företag att välja mellan. Det är också den mest väldesignade plattformen när det kommer till användarvänlighet.
Slak
Det kan förvåna dig att höra att Slacks har sitt ursprung som en spelmotor. Idag är det ett mycket populärt samarbetsverktyg som har miljontals användare från alla delar av världen. Slack kan användas på både stationära datorer och mobila enheter. Användare kan skicka direktmeddelanden till varandra, filer kan delas med en enda användare eller med en grupp, och konversationstrådar kan organiseras i distinkta kanaler. Till exempel kan företag skapa separata projekt på Slack för människor att prata om IT-stöd, allmänna diskussioner, en viss kund, etc. Slack kan också användas för videosamtal vilket gör det lättare för teammedlemmar att prata med varandra, utbyta idéer , och arbeta tillsammans utan att behöva skriva långa meddelanden. Även om användare kan dela filer med varandra är det viktigt att förstå att Slack inte är en molnlagringslösning. Företag kommer att behöva ha en separat lagringslösning som Google Drive eller Dropbox i sin teknikstack. Slack är kompatibel med både Google Drive och Dropbox. Det finns en gratisversion av plattformen tillgänglig med begränsade funktioner. Företag kan testa plattformen för att se om den passar deras krav.
Asana
Asana lanserades 2008 och har funnits ganska länge. Det är ett välkänt samarbetsverktyg som används av företag som Uber, Pinterest och Intel. Asana spelar en nyckelroll i kommunikationsmodellen på dessa företag. Plattformen designades för att vara lätt att använda, dess namn "Asana" kommer från sanskritordet "Asan" som betyder lätt. Plattformen hjälper företag att hålla reda på vad anställda arbetar med och var de för närvarande befinner sig i arbetsflödet. Plattformen tillåter användare att skapa att-göra-listor för enskilda projekt. Uppgifter i dessa att göra-listor kan tilldelas specifika teammedlemmar. Du kan sätta deadlines och skicka förfrågningar till kollegor. Kapslade diskussioner kan äga rum om varje uppgift. Beroende på preferenser kan företag organisera projekt i styrelseformat eller som listor. Den robusta sökfunktionen gör det snabbt och enkelt för användare att hitta alla uppgifter, kommentarer och diskussioner. Om du letar efter ett datasamarbetsverktyg som hjälper till med projektledning, då är Asana ett utmärkt val. Det hjälper företag att säga organiserat, underlättar diskussioner och ger en helhetssyn på statusen för ett projekt.
Prenumerera på whitepapers.online för att hålla dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom IT, fintech, martech och HR-teknik.
Funktionsbild: Företagsfoto skapat av ijeab - www.freepik.com
Källor:
1 januari 2021, D. Jacimovic, "14 Incredible Statistics on Loss of Manufacturing Jobs", [tillgänglig online] tillgängligt formulär: https://whattobecome.com/blog/loss-of-manufacturing-jobs/ [tillgänglig maj 2021]
2. jan 2021, 'Statistics on Remote Workers that Will Surprise You (2021)', Apollo Technical, [tillgänglig online] tillgänglig från: https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [tillgänglig apr. 2021]