Datenschutzhandbuch für Cloud-Apps

Da Unternehmen zunehmend auf Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 und Google Suite umsteigen, nimmt die Menge der in der Cloud gespeicherten Geschäftsdaten zu. Im Jahr 2020 waren 50 Prozent aller Unternehmensdaten in der Cloud gespeichert [1]. Unternehmen sollten Zeit investieren, um zu verstehen, wie sicher ihre Daten sind und welche Infrastruktur sie für die Datenwiederherstellung und Sicherung eingerichtet haben.

Die Notwendigkeit von Cloud-Datensicherungen

Unternehmen müssen sich fragen, ob ihre Daten durch wichtige Backup-Optionen führender SaaS-Anbieter wie Slack, Google, Salesforce und Microsoft geschützt sind. Können diese Lösungen im Krisenfall verlorene Daten schnell und effektiv wiederherstellen oder sind sie für immer verloren? Tatsächlich bieten Cloud-Lösungen im Allgemeinen nur begrenzte Möglichkeiten zur Datenaufbewahrung und -wiederherstellung. Sie schützen Kunden nur vor bestimmten Arten von Datenverlust. Daher fragen sich Unternehmen, ob sie für ihre in der Cloud gespeicherten Daten zusätzlichen Schutz benötigen. Aufgrund der Art und Weise, wie die Cloud-Technologie erklärt wurde und wie SaaS-Anbieter ihre Dienste anpreisen, verstehen Unternehmen nicht vollständig, welche Risiken für in der Cloud gespeicherte Daten bestehen und welche Einschränkungen bei der Wiederherstellung bestehen.

Siehe auch: Die fünf wichtigsten Gründe für ein Microsoft 365-Backup

Was dem aktuellen Cloud-Datenschutz fehlt

Der Grund, warum in der Cloud gespeicherte Daten geschützt werden müssen, liegt darin, dass diese Cloud-SaaS-Dienste grundsätzlich nicht als Datensicherungslösungen konzipiert wurden. Ihre Aufbewahrungsfunktionen waren nicht darauf ausgelegt, Kunden Zugriff auf alle Versionen der Daten zu allen Zeitpunkten zu gewähren, wann und wo sie diese benötigen. Diese Dienste können die Anforderungen an eine langfristige, richtlinienbasierte Datenaufbewahrung nicht erfüllen. Auch die Such- und Verwaltungsfunktionen für Datensicherungen, die mit diesen Lösungen einhergehen, sind sehr begrenzt. Oftmals berechnen diese Dienste den Kunden eine erhebliche Gebühr für die Wiederherstellung selbst kleiner Datenmengen. Tatsache ist, dass die integrierte Datenaufbewahrungs- und Wiederherstellungsfunktion, die mit diesen Lösungen einhergeht, keine robuste und praktikable Datensicherungslösung ist. Daher sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, in eine Drittanbieterlösung zu investieren, um optimalen Datenschutz und die Möglichkeit zu gewährleisten, schnell auf alle möglicherweise verlorenen Daten zuzugreifen.

Was sind die Ursachen für Datenverlust:

Nachfolgend sind drei häufige Gründe aufgeführt, warum Unternehmen in der Cloud gespeicherte Daten verlieren können:

i. Menschliches Versagen und Unfälle

Fehler passieren. Unfälle passieren. Studien zufolge sind 14 % aller Datenverluste auf menschliches Versagen zurückzuführen[2]. Mitarbeiter löschen Daten oft aus Versehen oder weil sie denken, dass sie nicht mehr benötigt werden. Oftmals erkennen Organisationen, dass die Daten noch lange nach dem Löschen benötigt werden. Beispielsweise löscht ein Mitarbeiter, der an einem Projekt mitarbeitet, die damit verbundenen Dateien, nachdem das Projekt abgebrochen wurde, nur um später festzustellen, dass das Projekt wieder aufgenommen wird. Manchmal überschreiben Mitarbeiter Informationen und verursachen Datenverlust, ohne es zu merken.

ii. Böse Akteure und böswillige Handlungen

Unternehmen müssen sich mit böswilligen Akteuren auseinandersetzen. Externe Akteure wie Hacker können im Rahmen eines Ransomware-Angriffs Unternehmensdaten löschen oder beschädigen. Ein verärgerter Mitarbeiter kann Daten löschen, bevor er seinen Arbeitsplatz verlässt oder weil er befürchtet, dass er entlassen werden könnte.

iii. Datenbeschädigung durch Drittanbieter-Apps

Unternehmen verwenden häufig Integrationen und Apps von Drittanbietern zusammen mit einer zentralen SaaS-Lösung als Teil ihres Technologie-Stacks. Dies bedeutet, dass häufig große Datenmengen zwischen diesen Anwendungen hochgeladen und regelmäßig aktualisiert werden. Dadurch besteht das Risiko, dass Daten überschrieben oder beschädigt werden. Beispielsweise kann Ihre Spesenmanagement-App Ihre Steuerunterlagen mit falschen Daten überschreiben oder Ihr Marketingtool kann die Datenbank Ihres CMS beeinträchtigen. Solche Fälle können zu Datenverlusten führen, die wiederum zu Produktivitätseinbußen führen und ein Unternehmen vor ernsthafte Probleme stellen können.

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Quellen:

1. März 21, K. Mlitz, „Cloud-Speicherung von Unternehmensdaten in Organisationen weltweit 2015-2020“, Statista [online verfügbar], verfügbar unter: https://www.statista.com/statistics/1062879/worldwide-cloud-storage-of-corporate-data/ [abgerufen im Mai 2021]

2. 21. Februar, „10 häufige Ursachen für Datenverlust“, Consolidated Technologies, Inc., [online verfügbar] verfügbar unter:https://consoltech.com/blog/10-common-causes-of-data-loss/ [abgerufen im Mai 2021]