Para finales de 2020, el 67% de la infraestructura empresarial estará basada en la nube[1]. El uso de herramientas en línea para las operaciones comerciales diarias, las ventas y el marketing se ha disparado durante la última década. Durante el año pasado, cuando la pandemia obligó a una cantidad sin precedentes de personas a trabajar desde casa, las empresas que debían haber renovado su conjunto de tecnologías comenzaron a adoptar herramientas en línea. Las herramientas basadas en la nube y SaaS (software como servicio) se han vuelto muy populares entre las pequeñas y medianas empresas. Reducen el tiempo, el esfuerzo y los costos operativos, aumentan la eficiencia y facilitan la vida. A continuación, se presentan algunas de las principales herramientas para pequeñas y medianas empresas por funciones:
- Freshbooks: Contabilidad. Freshbooks es un software de contabilidad que automatiza tareas como la facturación, la organización y el seguimiento de gastos y el seguimiento de los clientes en relación con los pagos pendientes.
- Zoom: reuniones y colaboración. Zoom fue el mayor ganador de 2020. El uso de herramientas de reuniones y conferencias ha aumentado exponencialmente. La herramienta se puede utilizar para videoconferencias, conferencias web, seminarios web y uso compartido de pantalla. También se puede utilizar desde dispositivos móviles.
- Google Trends: investigación de mercado. Este servicio gratuito de Google existe desde hace mucho tiempo. Recientemente, el uso de Google Trends por parte de creadores de contenido y usuarios ocasionales de Internet ha aumentado. El sitio muestra la frecuencia con la que se han buscado palabras clave, temas y frases específicas en Google y cómo ha cambiado el interés en ellas con el tiempo.
Con tantas herramientas disponibles, puede resultar difícil para las empresas evaluar cuál es la más adecuada. Aquí es donde las reseñas en línea y las comparaciones de herramientas desempeñan un papel crucial. La importancia de las reseñas en línea se reconoce desde hace mucho tiempo para las transacciones B2C. Sin embargo, las reseñas de herramientas destinadas a aplicaciones B2B son igualmente importantes. El 73 % de los millennials participan ahora en las decisiones sobre qué productos y servicios comprar para sus empresas. Los millennials dependen en gran medida de Internet para fundamentar sus decisiones de compra. Los compradores B2B millennials han citado las búsquedas en línea y los sitios web de los proveedores como las principales fuentes para investigar productos, herramientas y servicios[2]. Un sitio web de comparación de herramientas es una excelente manera de ver las características y limitaciones de las diferentes herramientas y tomar la decisión que mejor se adapte a sus necesidades.
4 cosas a tener en cuenta al comparar herramientas en línea
1. Precio
El primer y más obvio punto de comparación es el precio. A veces puede haber una diferencia significativa entre el precio de dos herramientas que realizan funciones similares pero tienen características muy diferentes. En ese caso, si tienes un presupuesto limitado, es posible que ya hayas tomado la decisión. Tendrás que encontrar una forma de sacar el máximo partido a la herramienta que te puedas permitir. Si tienes un presupuesto más alto y puedes permitirte ambas herramientas, esto no significa que tengas que elegir la más cara. Piensa en las características que realmente se necesitan en tu negocio y luego toma una decisión en consecuencia.
2. Características
¿Qué fue primero, el huevo o la gallina? ¿Qué debería decidir primero, la herramienta o el proceso? La respuesta es que primero debe diseñar un proceso ideal para poder entender qué funciones le gustaría que realizara una herramienta. Luego, debe perfeccionar ese proceso para comprender qué características necesita de la herramienta. Por ejemplo, necesito una herramienta que pueda convertir documentos de Word en archivos PDF, que es la función principal. También sé que, a menudo, necesito editar los archivos convertidos. Por lo tanto, la herramienta debe tener funciones de edición de PDF, que sería bueno tener, pero no sería imprescindible. Una vez que tenga la lista de funcionalidades y características, puedo comenzar a buscar herramientas que realicen estas funciones y encontrar una que tenga todas o la cantidad de características que necesito. Aquí es donde los sitios web de comparación de herramientas son extremadamente útiles porque enumeran las características y puede ver las diferentes herramientas que está considerando en una sola tabla y comprender rápidamente qué características se incluyen en cada una.
3. Compatibilidad
Probablemente ya tenga herramientas y software que esté utilizando actualmente en su empresa. Debe pensar si la herramienta que está considerando es compatible con su arquitectura existente. Por ejemplo, su herramienta actual de agregación de datos proporciona datos de salida en forma de MySQL, pero la herramienta que está considerando para el procesamiento de datos solo acepta entradas en XML; entonces, tiene un problema. Ahora necesita encontrar otra herramienta que pueda convertir datos MySQL en XML, o agregarlo como un paso en su proceso empresarial o encontrar otra herramienta que acepte entradas en MySQL. La compatibilidad es importante, influye en la cantidad de tiempo y esfuerzo que una herramienta podrá ahorrarle a su empresa en la práctica.
4. Términos y condiciones
Al evaluar una herramienta en línea, es importante comprender los términos y condiciones antes de comprometerse. Si es posible, busque siempre una versión de prueba gratuita para poder probar la herramienta y resolver los problemas e identificar los desafíos. Averigüe si existe un período mínimo de bloqueo, cuál es la política de cancelación y renovación. ¿Puede ampliar la herramienta si aumentan sus requisitos? Por ejemplo, ¿necesita que la herramienta sea utilizada por más personas al mismo tiempo? ¿La herramienta permite múltiples inicios de sesión simultáneos? ¿Cuál es el costo de los inicios de sesión adicionales? Todas estas son condiciones importantes que debe comprender antes de tomar una decisión. Algunas herramientas en línea pueden ser bastante caras, no querrá encontrarse en una situación en la que deba comprometerse a gastar en una herramienta que no brinda un valor proporcional o que no puede adaptarse a su crecimiento a lo largo del tiempo.
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Fuente:
1. Jun 2021, Ch. Radoslav, "33+ Heavenly Cloud Computing Statistics for 2021", Tech Jury, [disponible en línea] disponible en:https://techjury.net/blog/cloud-computing-statistics/#gref [consultado en junio de 2021]
2. nd, "Las principales estadísticas B2B que todo profesional de ventas y marketing debería conocer en 2020", The Marketing Blender, [disponible en línea] disponible en: https://www.themarketingblender.com/statistics-boost-sales/ [consultado en junio de 2021]