Las cinco razones principales para realizar copias de seguridad de Microsoft 365

En noviembre de 2020, más de un millón de empresas en todo el mundo utilizaban Office 365, ahora conocido como Microsoft 365[1]. Hoy en día, la mayoría de las empresas están aprovechando las soluciones en la nube para reducir los costos y aumentar la eficiencia. La creciente popularidad de las soluciones en la nube significa que el enfoque convencional de instalar programas en los sistemas está desapareciendo. Los solicitantes se implementan a través de la nube. Sin embargo, las empresas no siempre tienen una comprensión clara de la copia de seguridad y la seguridad de los datos de las aplicaciones SaaS que utilizan. Por ejemplo, en su propio contrato de servicio, Microsoft dice: "Le recomendamos que realice copias de seguridad periódicas de su contenido y datos que almacena en los servicios o que almacena utilizando aplicaciones y servicios de terceros". Existe una falta de claridad entre las empresas sobre las funcionalidades de copia de seguridad y restauración de aplicaciones como Sharepoint, OneDrive y Exchange Online que forman parte de Microsoft 365.

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La importancia de la protección de datos

Toda la información que una empresa almacena digitalmente se denomina datos. Esto incluye cualquier información de pago recopilada de los clientes, registros de empleados, información de clientes, etc. En países como el Reino Unido y los Estados Unidos, la protección de datos es obligatoria por ley. Esto es para evitar que los actores maliciosos utilicen la información de forma indebida y para proteger a las personas del fraude.

Además de los requisitos legales, también es necesario realizar copias de seguridad de los datos para mantener un funcionamiento saludable dentro de la empresa. Si se elimina un archivo accidentalmente o se pierde información, esto puede dificultar que los empleados realicen su trabajo y cumplan con los plazos clave. ¿Sabías que hubo una ocasión en la que alguien en Pixar borró por accidente toda la película Toy Story 2? La empresa pudo recuperar archivos de una empleada que tenía una copia de seguridad en su computadora portátil porque trabajaba desde casa debido a un embarazo. Esto sucedió hace muchos años antes de que las soluciones en la nube hubieran madurado, pero es un buen ejemplo de por qué es importante tener copias de seguridad para lidiar con los errores humanos.

Microsoft 365 y errores de usuario

El hecho es que los accidentes ocurren. Los administradores, los usuarios finales y los empleados bien intencionados pueden eliminar archivos por accidente. A veces, esto puede suceder cuando alguien simplemente intenta liberar espacio y elimina información clave sin darse cuenta. Si no tiene una solución de terceros implementada, los datos que se eliminen de una papelera de reciclaje de Microsoft 365 desaparecerán para siempre. El otro problema al que se enfrentan las empresas es que, a menudo, no se dan cuenta de que se perdieron datos clave hasta meses después, cuando se necesita la información. Esto puede hacer que sea aún más difícil recrear los datos y puede poner a la empresa en una situación difícil. Microsoft 365 tiene capacidades limitadas de retención de datos. Con una solución de respaldo de Microsoft 365 de terceros eficiente, las empresas pueden asegurarse de que haya copias de seguridad periódicas de los datos tomados con retención ilimitada. Las empresas también tendrán acceso a restauraciones masivas y granulares en un momento dado que se pueden utilizar en una situación de crisis.

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Fuente:
1 de noviembre de 2020, S. Liu, "Número de usuarios de Office 365 en empresas en todo el mundo en 2020, por país", Statista, [disponible en línea] disponible en: https://www.statista.com/statistics/983321/worldwide-office-365-user-numbers-by-country/ [consultado en mayo de 2021]