Estructura de un departamento de TI pequeño: cómo satisfacer las necesidades de la empresa

El personal de TI de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) tiene días difíciles. No cuentan con las grandes finanzas, los empleados y las conexiones con proveedores "preferidos" que tienen las organizaciones más grandes, pero enfrentan muchas de las mismas dificultades. Por último, su estructura de TI es responsable de brindar asistencia de TI que promueva una experiencia positiva para el usuario final y la eficiencia empresarial.

Mientras usted se concentra en fortalecer su pequeño departamento de TI, su lista de tareas pendientes es larga y vital para el futuro de su empresa. El aumento del trabajo híbrido y remoto y las mayores preocupaciones por la ciberseguridad han complicado el soporte de TI y han obligado a muchos equipos de TI a depender de diversas tecnologías y "soluciones" a menudo desconectadas. De hecho, según una investigación reciente de IDG, el 87 % de los directores de TI utilizan numerosas soluciones para la ayuda remota. En las empresas pequeñas, la falta de personal en la estructura del departamento de TI dificulta bastante el trabajo, pero la complejidad de su conjunto de herramientas/pila de TI también puede causar problemas tanto para sus agentes que necesitan cambiar de herramienta como para sus empleados que desean tiempos de respuesta rápidos.

Las tres tareas principales que deben completar los equipos de TI de las PYMES

Mientras evalúa cómo organizar su departamento de TI, la lista de trabajos de TI que debe realizar se divide en tres grandes categorías de misión crítica:

1. Proporcionar asistencia técnica.

En ambos casos.

La productividad de los empleados determina la producción empresarial. Debe mantener a sus usuarios activos y en funcionamiento brindándoles ayuda informática fácil de usar que aborde rápidamente sus inquietudes. Si su equipo informático utiliza numerosas herramientas para ayudar a los usuarios, sus agentes tendrán que ir y venir para acceder a la herramienta adecuada para el problema del usuario en cuestión, lo que afectará el tiempo de resolución.

Recuerde que los trabajadores en estaciones de trabajo remotas tienen otros equipos además de las computadoras portátiles y los dispositivos móviles de los que ahora dependen para realizar sus trabajos, como enrutadores de Wi-Fi domésticos, impresoras personales, auriculares, pantallas adicionales y todos los cables y conexiones que los acompañan. Su departamento de TI ahora es responsable de resolver las dificultades técnicas con estos dispositivos físicos.

2. Supervisar la infraestructura de TI.

Mantener las operaciones de la empresa.

Las empresas modernas funcionan gracias a la tecnología. Debes estar atento al estado de los dispositivos de tu personal para que puedan seguir realizando su trabajo y evitar problemas graves. Es mejor hacerlo en segundo plano para no interrumpir la productividad de tus empleados.

Ya sea que obtenga acceso a diagnósticos del sistema, como uso de memoria y CPU, administre actualizaciones de software, resuelva problemas identificados más tarde cuando el empleado esté fuera por la noche o automatice instalaciones de software, parches o scripts, todo lo que necesitan saber es que su tecnología "simplemente funciona".

3. Mantener la seguridad de la tecnología de la información.

Incluso cuando las cosas se ponen más difíciles.

La pandemia y el aumento del trabajo híbrido han intensificado los ciberataques globales. Los actores maliciosos se han vuelto cada vez más expertos en localizar fallas en los sistemas de TI y, una vez dentro de su infraestructura, pueden causar daños importantes.

Disponer de herramientas informáticas con vulnerabilidades que los ciberatacantes pueden explotar fácilmente, como la mayoría de los controles de acceso remoto convencionales, es una fórmula para una catástrofe informática, que conduce a una importante responsabilidad legal y a un daño a la marca corporativa (sin mencionar su carrera).

Satisfacer las necesidades de TI de las PYMES: un caso de consolidación de herramientas

Nuevamente, la complejidad y diversidad de sus herramientas están estrechamente vinculadas a la complejidad y multiplicidad de sus dificultades de TI. Dado que tener demasiadas herramientas puede generar ineficiencias, la consolidación de herramientas es a veces la mejor manera de avanzar. Para abordar las demandas de su empresa, sus equipos de TI deben:

1. Facilitadores del trabajo flexible, incluido el trabajo híbrido y remoto.

El empleo flexible se estanca sin tecnología. Cuando los agentes son productivos y pueden utilizar rápidamente la herramienta adecuada para la situación adecuada, la empresa puede avanzar con más éxito y eficiencia.

2. Enfatizar la experiencia del usuario: para usuarios finales, agentes y administradores.

Cuando sus agentes tienen una experiencia de usuario positiva, sus usuarios finales también la tendrán. La gestión de TI debe ser sencilla de implementar e invisible para los usuarios finales, mientras que la asistencia de TI debe ser rápida y fluida. Sin embargo, no se trata solo de agentes y trabajadores. Usted debe elegir, implementar, administrar y evaluar el rendimiento de sus herramientas de TI como administrador.

Cuantas más tecnologías tenga en su conjunto, más tiempo dedicará a solucionar problemas de integración, crear soluciones alternativas, capacitar al personal y mantener su infraestructura compleja y diversa. Cuando se enfrenta al desafío de "hacer más con menos", tener menos herramientas para "descomplicar" su infraestructura puede ser beneficioso.

3. Capaz de adaptarse y evolucionar.

Necesitará tecnologías de gestión de TI adaptables que le permitan hacer crecer su departamento a medida que evolucionen las demandas comerciales. Los costosos sistemas obsoletos en las instalaciones lo ralentizan y desperdician recursos. La tecnología impulsa a las empresas de hoy. Su equipo necesita ancho de banda no solo para responder a las condiciones actuales, sino también para planificar el futuro. Las herramientas de TI deben liberar su tiempo para actividades más amplias, por lo que una plataforma centralizada es ideal.

4. Integrado en la empresa.

El personal de TI está cada vez más en el centro de atención, ya que es el que mantiene en funcionamiento a las organizaciones modernas. Parece sensato poner de relieve el procedimiento de soporte. Considere funciones como el sistema de tickets conversacional, que lleva el servicio de asistencia al lugar donde trabajan los empleados mediante herramientas de chat como Microsoft Teams y Slack. Las herramientas deben integrarse perfectamente en un futuro en el que las personas puedan trabajar desde cualquier lugar.

5. Haga más con menos.

Piense en cuántos agentes se requieren para ayudar a su empresa; con tecnologías más eficientes (y consolidadas) diseñadas para adaptarse al trabajo flexible de hoy, un agente puede lograr más y con mayor facilidad. Una solución de TI integral diseñada especialmente para los problemas actuales puede satisfacer las demandas de las PYMES.

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