Liten IT-avdelningsstruktur: Tillgodose företagens behov

IT-personal på små och medelstora företag (SMB) har utmanande dagar. Du har inte den enorma ekonomin, anställda och "föredragna" leverantörskontakter som större organisationer har, men du möter många av samma svårigheter. Slutligen är din IT-struktur ansvarig för att tillhandahålla IT-hjälp som främjar en positiv slutanvändarupplevelse och affärseffektivitet.

Medan du koncentrerar dig på att stärka din lilla IT-avdelning är din att göra-lista lång och viktig för ditt företags framtid. Framväxten av hybrid- och distansarbete och ökade cybersäkerhetsproblem har komplicerat IT-stöd och tvingat många IT-team att förlita sig på olika teknologier och ofta bortkopplade "lösningar". Enligt en nyligen genomförd IDG-undersökning använder faktiskt 87 % av IT-cheferna många lösningar för fjärrhjälp. I små företag gör brist på personal i IT-avdelningsstrukturen arbetet tillräckligt svårt, men komplexiteten i din IT-verktygslåda/stack kan också orsaka problem för både dina agenter som behöver växla mellan verktyg och dina anställda som vill ha snabba svarstider .

De tre bästa uppgifterna som SMB IT-team måste slutföra

Medan du utvärderar hur du ska ordna din IT-avdelning, delas listan över IT-jobb du måste utföra i tre stora, verksamhetskritiska hinkar:

1. Ge teknisk assistans.

På båda punkter.

De anställdas produktivitet avgör företagsproduktionen. Du måste hålla dina användare igång genom att förse dem med användarvänlig IT-hjälp som snabbt löser deras problem. Om ditt IT-team använder många verktyg för att hjälpa användare, måste dina agenter gå fram och tillbaka för att komma åt rätt verktyg för det relevanta användarproblemet, vilket påverkar lösningstiden.

Kom ihåg att arbetare på fjärrarbetsstationer har annan utrustning än bärbara datorer och mobila enheter som de nu är beroende av för att utföra sina jobb, såsom Wi-Fi-routrar för hemmet, personliga skrivare, hörlurar, extra skärmar och alla kablar och anslutningar som följer med dem . Din IT-avdelning ansvarar nu för att lösa tekniska problem med dessa fysiska enheter.

2. Övervaka IT-infrastruktur.

Upprätthålla företagets verksamhet.

Moderna företag drivs av teknik. Du måste hålla ett öga på hälsan hos personalens prylar så att de kan fortsätta att utföra sina jobb samtidigt som de undviker stora problem. Detta görs bäst i bakgrunden för att inte störa din medarbetares produktivitet.

Oavsett om du får tillgång till systemdiagnostik som minne och CPU-användning, hanterar programuppdateringar, löser identifierade problem senare när medarbetaren är borta över natten eller automatiserar programvaruinstallationer, patchar eller skript, är allt de behöver veta att deras teknik "bara fungerar".

3. Upprätthålla informationsteknologins säkerhet.

Även när det blir tuffare.

Pandemin och ökningen av hybridarbete har eskalerat globala cyberattacker. Skadliga aktörer har blivit allt skickligare på att lokalisera brister i IT-system, och väl inne i din infrastruktur kan de göra betydande skada.

Att ha IT-verktyg med sårbarheter som cyberangripare lätt kan utnyttja, som de flesta konventionella fjärråtkomstkontroller, är en formel för IT-katastrof, vilket leder till betydande juridiskt ansvar och skada på företagets varumärke (för att inte tala om din karriär).

Tillgodose SMB IT-behov: Ett fall för verktygskonsolidering

Återigen, komplexiteten och mångfalden av dina verktyg är nära kopplade till komplexiteten och mångfalden av dina IT-svårigheter. Eftersom att ha för många verktyg kan leda till ineffektivitet, är verktygskonsolidering ibland den bästa vägen framåt. För att möta kraven från ditt företag måste dina IT-team vara:

1. Flexibla arbetsmöjligheter, inklusive hybrid- och distansarbete.

Flexsysselsättningen stannar utan teknik. När dina agenter är produktiva och snabbt kan använda rätt verktyg för rätt scenario, kan företaget gå framåt mer framgångsrikt och effektivt.

2. Betona användarupplevelsen – för slutanvändare, agenter och administratörer.

När dina agenter har en positiv användarupplevelse kommer dina slutanvändare också att ha en positiv sådan. IT-hanteringen ska vara enkel att implementera och osynlig för slutanvändarna, samtidigt som IT-assistansen ska vara snabb och smidig. Det handlar dock inte bara om agenter och arbetare. Du måste välja, distribuera, hantera och bedöma prestandan för dina IT-verktyg som administratör.

Ju fler tekniker du har i din stack, desto mer tid kommer du sannolikt att lägga på att felsöka integrationsproblem, skapa lösningar, utbilda personal och underhålla din komplicerade, mångsidiga infrastruktur. När du utmanas med att "göra mer med mindre", kan det vara fördelaktigt att ha färre verktyg för att "dekomplexifiera" din infrastruktur.

3. Kan anpassa sig och utvecklas.

Du kommer att vilja ha anpassningsbar IT-hanteringsteknik för att du ska kunna växa din avdelning i takt med att affärskraven utvecklas. Dyra föråldrade system på plats saktar ner dig och slösar med resurser. Tekniken driver dagens företag. Ditt team behöver bandbredd för att inte bara svara på nuvarande förhållanden utan också för att planera för framtiden. IT-verktyg måste frigöra din tid för bredare aktiviteter, varför en centraliserad plattform är idealisk.

4. Integrerad i företaget.

IT-teamet är alltmer i rampljuset eftersom de håller moderna organisationer i drift. Det verkar bara förnuftigt att ta fram stödproceduren i rampljuset. Tänk på funktioner som konversationsbiljett, som tar supportdisken dit där arbetare arbetar med chattverktyg som Microsoft Teams och Slack. Verktyg måste integreras sömlöst i en framtid där människor kan arbeta var som helst.

5. Få mer gjort med mindre.

Tänk på hur många agenter som krävs för att hjälpa ditt företag; med mer effektiva (och konsoliderade) teknologier utformade för att tillgodose dagens flexibla arbete, kan en agent utföra allt mer enkelt. En allt-i-ett IT-lösning utformad speciellt för dagens problem kan tillfredsställa små och medelstora företags krav.

Ladda ner GoTos whitepaper för att lära dig mer om whitepapers för små IT-avdelningar endast på Whitepapers Online.