Selbst bei sorgfältig geregelten Ausgabenbeschränkungen für Geschäftskreditkarten kann es mühsam sein, den Überblick über alles zu behalten. Mehrere Unternehmen haben sich der automatisierten Rechnungsverarbeitung zugewandt, um die Effizienz zu steigern und finanzielle Fehler zu reduzieren. Durch die Automatisierung des Ausgabenmanagementprozesses können Unternehmen ihre Produktivität steigern und ihren zweitgrößten kontrollierbaren Kostenfaktor besser überwachen: die Geschäftskosten, die ihren Mitarbeitern entstehen.
Den Zahlen zufolge kostet es im Durchschnitt 58 Dollar, eine einzige Spesenabrechnung zu erstellen. Im Durchschnitt kostet es Unternehmen etwa 600 Dollar, die Spesenabrechnungen von 10 Mitarbeitern auf Geschäftsreisen im Ausland zu bearbeiten.
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5 Vorteile der Verwendung einer Spesenmanagement-Software
Möglicherweise müssen Sie noch entscheiden, ob Sie für Ihr Unternehmen eine spezielle Spesenmanagementsoftware benötigen. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Spesenmanagementsoftware Ihrem Unternehmen helfen kann.
Papierkram und manuelle Berichterstattung entfallen
Dies ist einer der größten Vorteile eines Ausgabenmanagementsystems . Sie müssen nicht länger Berge von Papierunterlagen manuell pflegen oder sich mit komplexen Tabellenkalkulationen abmühen. Ihre Mitarbeiter müssen Papierbelege aufbewahren, um die Ausgaben physisch genau zu erfassen, und dann muss die Finanzabteilung diese Berichte prüfen und genehmigen. Dies ist arbeitsintensiv und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Es ist möglich, dass dem Finanzteam beim Eingeben von Daten aus der Tabelle in das Buchhaltungssystem Fehler unterlaufen, selbst wenn die vom Personal eingereichten Ausgabenberichte fehlerfrei sind.
Einer der größten Vorteile eines Spesenmanagementsystems besteht darin, dass Mitarbeiter ihre Quittungen mit ihren Handys fotografieren und sie mithilfe einer mobilen App an die Plattform übermitteln können, sodass keine Papierunterlagen mehr erforderlich sind. Anschließend können sie ganz einfach einen Ausgabenbericht erstellen und an die Buchhaltung senden.
Eine Papierspur erschwert der Finanzabteilung die Ermittlung der Fehlerquelle, falls ein Fehler auftritt.
Beschleunigte Genehmigung und Erstattungen
Die Genehmigungs- und Zahlungszeiten können halbiert werden, wenn ein automatisiertes System zur Verwaltung von Geschäftsausgaben verwendet wird. Finanzmanager und Buchhalter verschwenden viel Zeit mit dem Warten auf die Erstattung von Kosten, da jeder Bericht manuell geprüft und die Aufgabe von einem Genehmiger zum nächsten weitergegeben werden muss. Ihre Buchhaltungsmitarbeiter kehren noch vor Ende des Tages mit einem Stapel Quittungsumschläge von einer Geschäftsreise zurück. Anschließend müssen sie jede Quittung mit den Richtlinien vergleichen, um sicherzustellen, dass sie echt ist. Die Erstattung des Mitarbeiters wird verfallen, wenn er vergisst, eine Quittung beizufügen, oder das Versenden eines Umschlags um einige Tage hinauszögert.
Sobald ein Genehmiger seinen Genehmigungsstempel erteilt hat, wird der Auftrag an den nächsten in der Reihe weitergegeben, der vom automatisierten System aufgefordert wird, seinen Teil des Prozesses abzuschließen. Nach Einholung der erforderlichen Genehmigungen kann der Finanzmanager den Ausgabenbericht problemlos analysieren und eine Rückerstattung ausstellen.
Schützt vor Spesenbetrug
Einer der Hauptvorteile eines Spesenmanagementsystems ist die höhere Sicherheit. Manuelle Verfahren fördern den Diebstahl von Geschäftsgeldern durch Mitarbeiter. Sie können denselben Beleg erneut einreichen und die Kilometerkosten aufrunden. Es ist wichtig, solche Angelegenheiten im Auge zu behalten, da es schwierig sein kann, betrügerische Ansprüche zu erkennen und Folgemaßnahmen beim Mitarbeiter durchzuführen, wenn diese manuell verarbeitet wurden.
Die Automatisierung der Reisekostenabrechnung ist eine einfache Lösung, um Betrug bei den Reisekostenabrechnungen Ihres Unternehmens zu verhindern. Wenn die genauen Kosten doppelt eingegeben werden, benachrichtigt Automate den Einreicher (und den Genehmiger), damit diese entscheiden können, ob die Einträge konsolidiert oder einer entfernt werden soll.
Sie können mithilfe Ihrer Spesenmanagementsoftware in einem benutzerdefinierten Workflow ein Verfahren zur doppelten Überprüfung einrichten, sodass die Ausgaben vor der Erstattung zusätzlich zum Genehmiger noch von jemand anderem geprüft werden. Auf diese Weise wird die Transparenz erhöht und die Rechtmäßigkeit und Richtigkeit aller Spesenerstattungen gewährleistet.
Mehr Transparenz beim Geld
Die manuelle Ausgabenverwaltung nimmt nicht nur wertvolle Zeit in Anspruch, sondern erschwert auch die Echtzeitübersicht über die Ausgaben. Die Berichte und Tabellen enthalten nützliche Informationen, müssen jedoch möglicherweise aktualisiert werden, wenn Sie Ihre Analyse ausführen. Buchhaltungssoftware kann zwar automatisch Konten erstellen, diese sind jedoch nur dann korrekt, wenn Sie die aktuellsten Ausgaben eingeben. Schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, ist schwierig, selbst wenn Ihr Buchhaltungspersonal alles wöchentlich überprüft und einen Bericht erstellt.
Die Berichtsoptionen, die moderne Spesenmanagementsoftware bietet, decken alles ab, von Ausgaben und Ausflügen bis hin zu Richtlinienverstößen und Rückerstattungen. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Mitarbeiter regelmäßig Geschäftsreisekosten melden, die nicht Ihren Richtlinien entsprechen, können Sie den Bericht zu Richtlinienverstößen verwenden. Führen Sie eine Beschreibung „Ausgaben nach Kategorie“ aus, um zu analysieren, wie Ihr Team Geld ausgibt. Mithilfe der Vorteile einer Spesenmanagementsoftware können Ihre Finanz- und Reiseteams mithilfe dieser Berichte effektiver zusammenarbeiten, um die besten Anbieter für Flugreisen und Hotelaufenthalte zu finden, sodass Sie schneller Entscheidungen treffen können. Ihr Unternehmen spart Geld, da Ihr Beschaffungspersonal einen besseren Preis aushandeln kann.
Verbessert die Richtlinieneinhaltung
Wenn eine offizielle Spesenmanagementsoftware vorhanden ist, kann es einfacher sein, Ausgabenvorschriften durchzusetzen, was die Einhaltung praktisch schwierig macht. Wenn mehrere verschiedene Kosten anfallen, wird es für das Finanzpersonal schwierig, zu überprüfen, ob jede einzelne richtig in der Tabelle erfasst wurde. Um sicherzustellen, dass alle Ausgaben legitim sind, müssten sie sie einzeln mit den in der Reiserichtlinie des Unternehmens festgelegten Richtlinien vergleichen. Wenn Kosten manuell abgewickelt werden, können leicht Transaktionen durchgehen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, was bedeutet, dass Ihr Personal möglicherweise dafür bezahlt wird, die Regeln zu brechen.
Alles kann an die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. Genehmiger werden in Echtzeit benachrichtigt, wenn einem Mitarbeiter eine Reisekostenpauschale entsteht, die nicht den Unternehmensregeln entspricht. Spesenabrechnungen können schnell auf Konformität überprüft und von Ihrem Team in Echtzeit genehmigt oder abgelehnt werden.
Darüber hinaus ist die Nutzung der Vorteile einer Spesenmanagement-Software eine großartige Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter über die zulässigen Ausgabengrenzen und Lieferantenpartner zu informieren. Die Richtlinie wird sofort und konsequent kommuniziert, und Mitarbeiter werden gewarnt, wenn sie versuchen, Ausgaben zu tätigen, die über den Hotelpreis, die Verpflegungspauschale oder andere in der Richtlinie genehmigte Beträge hinausgehen. Nachdem die Mitarbeiter davon erfahren hatten, hielten sie sich schließlich an die Richtlinie.
Durch die Automatisierung des Ausgabenmanagements kann ein typisches Unternehmen 40-60 % Bearbeitungszeit und Kosten einsparen und seine Investition in sechs bis zwölf Monaten amortisieren. Die Plattform bietet folgendes Potenzial:
- Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Einreichung von Ausgabenberichten von 35 auf 18 Minuten.
- Reduzieren Sie die Zeit für die Kreditorenbuchhaltung von 22 Minuten auf fünf Minuten.
- Reduzieren Sie die Kosten für die Transaktionsverarbeitung von 58 $ auf 18 $.
- Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit für Ausgabenanträge von 14 auf drei Tage.
- Für die Erstellung einer Ausgabenabrechnung ist 75 % weniger Zeit erforderlich.
Überall, wo Sie eine Internetverbindung haben, können Sie das SaaS-Verwaltungstool verwenden und verfügen immer über die aktuellste Version des Programms. Der auffälligste Vorteil ist der geringere Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit Bearbeitungskosten. Aber auch in anderen Bereichen, wie etwa bei Auditing und Analyse, gibt es Einsparungen.
Sie können die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter effektiver beurteilen und kontrollieren, wenn Sie einen besseren Überblick darüber haben, wie viel Geld ausgegeben wird und wohin es fließt. Denn sobald Sie genau wissen, was jeder wofür ausgibt, können Sie diese Ausgaben besser einschätzen und kontrollieren.
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Abschluss
Eine strategische Option, mit der sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann, ist die automatisierte Ausgabenverwaltung. Sie können die Ausgaben im Zaum halten, sicherstellen, dass jeder die Unternehmensregeln einhält, Verwaltungsgebühren senken und die Leistung steigern.
Vorgestelltes Bild: Bild von Freepik
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