即使对商业信用卡的消费限制进行了严格监管，但要密切关注所有事情仍可能很麻烦。一些组织已转向自动发票处理，以提高效率并减少财务错误。通过自动化费用管理流程，公司可以提高生产力并更好地监控其第二大可控成本：员工产生的业务成本。
根据数据，执行一份支出报告平均需要 58 美元。平均而言，企业处理 10 名出国商务旅行员工的支出报告需要花费约 600 美元。
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使用费用管理软件的 5 个优势
您可能仍需要决定是否需要为公司配备专用的费用管理软件。以下是费用管理软件可能对您的业务有所帮助的五种方式。
消除文书工作和手动报告
这是费用管理系统的最大优势之一。您不再需要手动维护大量纸质记录或处理复杂的电子表格。您的员工需要保留纸质收据，以便准确记录支出，然后财务部门需要审查和批准这些报告。这样做需要大量劳动力，而且很容易出错。即使员工提交的支出报告没有错误，财务团队在将电子表格中的数据输入会计系统时也可能会出错。
费用管理系统的最大优势之一是，员工可以用手机拍摄收据，然后使用移动应用将其提交到平台，无需纸质记录。之后，他们可以轻松准备支出报告并将其发送给会计部门。
一旦发生错误，纸质记录会使财务部门更难追查错误根源。
加快审批和报销
使用自动化系统管理业务费用时，审批和付款时间可能会缩短一半。财务经理和会计人员会浪费大量时间等待报销费用，因为需要手动检查每份报告并将任务从一个审批人转移到另一个审批人。您的会计人员会在一天结束前带着一堆收据信封从出差回来。然后，他们需要将每张收据与政策进行比较，以确保其真实性。如果员工忘记附上收据或推迟几天寄送信封，他们的报销将被取消。
一旦一位审批人盖章批准，工作就会转到下一位审批人，自动化系统会提示下一位审批人完成其部分流程。在收集到必要的权限后，财务经理可以轻松分析支出报告并发放报销单。
防范费用欺诈
费用管理系统的主要优势之一是安全性更高。手动程序会鼓励员工盗用业务资金。您可能会再次提交同一张收据并凑足里程费用。密切关注此类事项非常重要，因为当这些事项已手动处理时，可能很难发现欺诈性索赔并与员工进行跟进。
差旅支出管理自动化是一种简单的解决方案，可消除公司费用中的欺诈行为。如果输入了两次相同的费用，Automate 将通知提交者（和审批者），以便他们决定是否合并条目或删除一个条目。
您可以使用费用管理软件在定制的工作流程中设置双重审核程序，以便在报销之前由审批人之外的其他人来审核支出，从而提高透明度并确保所有费用报销都是合法和正确的。
资金更加透明
手动支出管理不仅浪费宝贵的时间，而且还很难实时了解您的资金流向。报告和电子表格中包含有用的信息，但在运行分析时可能需要更新这些信息。虽然会计软件可以自动创建帐户，但只有在您输入最近的费用后，它们才会准确。即使您的会计人员每周检查所有内容并提供报告，也很难做出快速而有根据的判断。
现代费用管理软件提供的报告选项涵盖了从支出和旅行到政策违规和报销的所有内容。如果您想找出哪些员工经常报告不符合您政策的商务旅行费用，您可以使用政策违规者报告。运行“按类别划分的费用”描述来分析您的团队如何花钱。利用费用管理软件的优势，您的财务和旅行团队将更有效地合作，在这些报告的帮助下找到最好的航空旅行和酒店住宿提供商，让您更快地做出选择。您的公司将节省资金，因为您的采购人员可以协商出更好的价格。
提高政策合规性
如果安装了正式的费用管理软件，执行支出规定可能会更容易，但实际上很难保持合规性。当几项不同的费用开始滚滚而来时，财务人员很难仔细检查每项费用是否已正确记录在电子表格中。为了确保所有费用都是合法的，他们必须逐一将其与公司差旅政策中规定的准则进行比较。当手动处理费用时，不符合公司政策的交易很容易通过，这意味着您的员工可能会收钱来违反规定。
一切都可以根据您公司的旅行指南进行调整。如果员工的旅行费用不符合公司规定，审批人将实时收到警报。您的团队可以快速审查费用报告是否合规，并实时批准或拒绝。
此外，利用费用管理软件的优势是向员工告知可接受的支出限额和供应商合作伙伴的绝佳机会。该政策会立即一致地传达，如果员工试图提交超出酒店费用、餐费或政策授权的其他费用，则会收到警告。员工在了解该政策后最终遵守了该政策。
通过自动化支出管理，一般企业可以节省 40-60% 的处理时间和费用，并在 6 到 12 个月内收回投资。该平台具有以下潜力：
- 将争夺支出报告所需的时间从35分钟减少到18分钟。
- 将处理应付账款的时间从 22 分钟减少到 5 分钟。
- 将交易处理费用从 58 美元减少到 18 美元。
- 将支出提交的周转时间从 14 天缩短至 3 天。
- 编制支出报告所需时间减少 75%。
只要有互联网连接，您就可以使用 SaaS 管理工具，并且始终拥有最新版本的程序。最显著的优势是减少了与处理费用相关的管理活动所花费的时间。不过，审计和分析等其他领域也可以节省开支。
一旦您确切地知道每个人花了多少钱以及花在哪里，您就能够更有效地评估和控制员工支出。
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结论
自动化费用管理是一项战略选择，可以让您的企业从竞争对手中脱颖而出。您将能够控制费用，确保每个人都遵守公司的规定，削减管理费用并提高产出。
特色图片： 图片来自 Freepik
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