Même si les cartes de crédit professionnelles sont soumises à des restrictions de dépenses rigoureuses, il peut s’avérer difficile de tout contrôler. Plusieurs organisations se sont tournées vers le traitement automatisé des factures pour améliorer leur efficacité et réduire les erreurs financières. En automatisant le processus de gestion des dépenses, les entreprises peuvent accroître leur productivité et mieux contrôler leur deuxième plus gros coût contrôlable : les coûts professionnels supportés par leurs employés.
Selon les chiffres, il faut en moyenne 58 $ pour établir un seul rapport de dépenses. En moyenne, les entreprises doivent débourser environ 600 $ pour gérer les rapports de dépenses de 10 employés en déplacement professionnel à l'étranger.
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5 avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
Vous devrez peut-être encore décider si vous avez besoin ou non d'un logiciel de gestion des dépenses dédié à votre entreprise. Voici cinq façons dont un logiciel de gestion des dépenses peut aider votre entreprise.
La paperasse et les rapports manuels sont éliminés
C'est l'un des principaux avantages d'un système de gestion des dépenses . Vous n'aurez plus à gérer manuellement une montagne de documents papier ni à travailler sur des feuilles de calcul complexes. Votre personnel devra conserver des reçus papier pour enregistrer les dépenses avec précision, puis le service financier devra examiner et approuver ces rapports. Cette tâche demande beaucoup de travail et comporte un risque d'erreur. Il est possible que l'équipe financière fasse des erreurs lors de la saisie des données de la feuille de calcul dans le système comptable, même si les rapports de dépenses soumis par le personnel sont exempts d'erreurs.
L’un des principaux avantages d’un système de gestion des dépenses est que les employés peuvent prendre des photos de leurs reçus avec leur téléphone et les soumettre à la plateforme à l’aide d’une application mobile, éliminant ainsi le besoin de documents papier. Après cela, ils peuvent facilement préparer un rapport de dépenses et l’envoyer au service comptable.
Une trace écrite rend plus difficile pour le service financier de retrouver la source d’une erreur si elle se produit.
Approbation et remboursements accélérés
Les délais d'approbation et de paiement peuvent être réduits de moitié en utilisant un système automatisé de gestion des dépenses d'entreprise. Les directeurs financiers et les comptables perdent beaucoup de temps à attendre le remboursement des frais en raison de la procédure manuelle consistant à examiner chaque rapport et à transmettre la tâche d'un approbateur à un autre. Votre personnel comptable reviendra d'un voyage d'affaires avec une pile d'enveloppes de reçus avant la fin de la journée. Il devra ensuite comparer chaque reçu avec la politique pour s'assurer de son authenticité. Le remboursement de l'employé sera annulé s'il oublie d'inclure un reçu ou s'il retarde l'envoi d'une enveloppe de quelques jours.
Une fois qu'un approbateur a donné son accord, le travail passe au suivant, qui est invité à terminer sa partie du processus par le système automatisé. Après avoir recueilli les autorisations nécessaires, le responsable financier peut facilement analyser le rapport de dépenses et émettre un remboursement.
Protège contre la fraude aux dépenses
L'un des principaux avantages d'un système de gestion des dépenses est la sécurité accrue. Les procédures manuelles encouragent les employés à voler les fonds de l'entreprise. Vous pouvez soumettre à nouveau le même reçu et arrondir les frais de kilométrage. Il est important de garder un œil sur ces questions, car il peut être difficile de repérer les demandes frauduleuses et d'effectuer un suivi auprès de l'employé lorsqu'elles ont été traitées manuellement.
L'automatisation de la gestion des frais de déplacement est une solution simple pour éliminer la fraude dans les dépenses de votre entreprise. Si le coût exact est saisi deux fois, Automate avertit le soumissionnaire (et l'approbateur), afin qu'ils puissent décider de consolider les entrées ou d'en supprimer une.
Vous pouvez configurer une procédure de double vérification dans un flux de travail personnalisé à l'aide de votre logiciel de gestion des dépenses afin que les dépenses soient examinées par quelqu'un d'autre en plus de l'approbateur avant d'être remboursées, augmentant ainsi la transparence et garantissant que tous les remboursements de dépenses sont légitimes et corrects.
Plus de transparence avec l'argent
Non seulement la gestion manuelle des dépenses prend un temps précieux, mais elle rend également difficile de voir où va votre argent en temps réel. Les rapports et les feuilles de calcul contiennent des informations utiles, mais elles doivent peut-être être mises à jour lorsque vous effectuez votre analyse. Bien que les logiciels de comptabilité puissent créer automatiquement des comptes, ils ne seront exacts qu'une fois que vous aurez saisi les dépenses les plus récentes. Il est difficile de porter des jugements rapides et éclairés, même si votre personnel comptable examine tout chaque semaine et fournit un rapport.
Les choix de rapports offerts par les logiciels de gestion des dépenses modernes couvrent tout, des dépenses et excursions aux violations de la politique et aux remboursements. Si vous souhaitez savoir quels employés signalent régulièrement des frais de voyage d'affaires qui ne respectent pas votre politique, vous pouvez utiliser le rapport sur les contrevenants à la politique. Exécutez une description « Dépenses par catégorie » pour analyser la façon dont votre équipe dépense de l'argent. En utilisant les avantages du logiciel de gestion des dépenses, vos équipes financières et de voyage travailleront ensemble plus efficacement pour trouver les meilleurs fournisseurs de voyages aériens et de séjours à l'hôtel à l'aide de ces rapports, vous permettant de prendre des décisions plus rapidement. Votre entreprise économisera de l'argent puisque votre personnel d'approvisionnement pourra négocier un meilleur prix.
Augmente la conformité aux politiques
Si un logiciel officiel de gestion des dépenses est en place, il peut être plus facile de faire respecter les réglementations en matière de dépenses, ce qui rend la conformité pratiquement difficile à maintenir. Lorsque plusieurs coûts différents commencent à arriver, il devient difficile pour le personnel financier de vérifier que chacun a été correctement enregistré dans la feuille de calcul. Pour s'assurer que toutes les dépenses sont légitimes, il doit les comparer une par une aux directives définies dans la politique de voyage de l'entreprise. Lorsque les coûts sont gérés manuellement, il est facile que des transactions qui ne respectent pas la politique de l'entreprise soient effectuées, ce qui signifie que votre personnel peut être payé pour enfreindre les règles.
Tout peut être ajusté pour s'adapter aux directives de voyage de votre entreprise. Les approbateurs seront alertés en temps réel si un employé engage des frais de voyage qui ne sont pas conformes aux règles de l'entreprise. Les notes de frais peuvent être rapidement examinées pour vérifier leur conformité et approuvées ou rejetées par votre équipe en temps réel.
De plus, l’utilisation des logiciels de gestion des dépenses est une excellente occasion d’informer votre personnel des limites de dépenses acceptables et des partenaires fournisseurs. La politique est communiquée instantanément et de manière cohérente, et les employés sont avertis s’ils tentent de soumettre une dépense en dehors du tarif de l’hôtel, de l’indemnité de repas ou de toute autre dépense autorisée par la politique. Le personnel a fini par se conformer à la politique après en avoir pris connaissance.
En automatisant la gestion des dépenses, une entreprise typique peut économiser du temps de traitement et des dépenses de 40 à 60 %, avec un retour sur investissement en six à douze mois. La plateforme a le potentiel de :
- Réduisez le temps nécessaire pour obtenir les rapports de dépenses de 35 à 18 minutes.
- Réduisez le temps nécessaire au traitement des comptes créditeurs de 22 minutes à cinq minutes.
- Réduisez les dépenses de traitement des transactions de 58 $ à 18 $.
- Réduire le délai de traitement des demandes de dépenses de 14 à trois jours.
- Il faut 75 % de temps en moins pour établir un rapport de dépenses.
Partout où vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez utiliser l'outil d'administration SaaS et disposerez toujours de la version la plus récente du programme. L'avantage le plus notable est la réduction du temps consacré aux activités administratives liées au traitement des dépenses. Cependant, des économies sont également réalisées dans d'autres domaines, tels que l'audit et l'analyse.
Vous serez en mesure d'évaluer et de contrôler les dépenses des employés plus efficacement après avoir eu une meilleure idée de la quantité d'argent dépensée et de sa destination, une fois que vous saurez exactement ce que chacun dépense et où.
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Conclusion
Une option stratégique qui peut différencier votre entreprise de ses concurrents est la gestion automatisée des dépenses. Vous pourrez ainsi maîtriser les dépenses, vous assurer que tout le monde respecte les règles de l'entreprise, réduire les frais administratifs et augmenter la production.
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