ビジネス クレジットカードの支出制限を厳格に規制しても、すべてを把握するのは面倒な作業です。効率性を高め、財務上のミスを減らすために、請求書処理の自動化を導入した組織もいくつかあります。経費管理プロセスを自動化することで、企業は生産性を高め、2 番目に大きい管理可能なコストである従業員のビジネス コストをより適切に監視できるようになります。
数字によると、1 件の経費報告書の作成には平均 58 ドルかかります。海外出張中の従業員 10 名の経費報告書を処理するには、平均で約 600 ドルかかります。
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経費管理ソフトウェアを使用する 5 つの利点
会社に専用の経費管理ソフトウェアが必要かどうか、まだ決める必要があるかもしれません。ここでは、経費管理ソフトウェアがビジネスに役立つ 5 つの方法を紹介します。
書類作業と手作業による報告が不要
これは経費管理システムの最大の利点の 1 つです。山積みの紙の記録を手動で管理したり、複雑なスプレッドシートに労力を費やす必要がなくなります。スタッフは紙の領収書を保管して支出を物理的に正確に記録する必要があり、その後、財務部門がそのレポートを確認して承認する必要があります。これには労力がかかり、間違いが起こる可能性が高くなります。従業員が提出した支出レポートに間違いがなくても、財務チームがスプレッドシートから会計システムにデータを入力する際に間違いを犯す可能性があります。
経費管理システムの最大の利点の 1 つは、従業員が携帯電話で領収書の写真を撮り、モバイル アプリを使用してプラットフォームに送信できるため、紙の記録が不要になることです。その後、従業員は簡単に経費レポートを作成して経理部門に送信できます。
書類の記録があると、ミスが発生した場合に財務部門がミスの原因を追跡することが難しくなります。
迅速な承認と払い戻し
経費管理の自動化システムを使用すると、承認と支払いの時間が半分に短縮される可能性があります。財務管理者と会計担当者は、各レポートを検査し、承認者から別の承認者に職務を渡すという手作業の手順のため、経費の払い戻しを待つのに多くの時間を無駄にしています。経理担当者は、1 日が終わる前に大量の領収書封筒を持って出張から戻ってきます。次に、各領収書をポリシーと照合して、本物であることを確認する必要があります。従業員が領収書を忘れたり、封筒の送付を数日延期したりすると、従業員への払い戻しは無効になります。
承認者の 1 人が承認の印を押すと、ジョブは次の承認者に移り、自動化されたシステムによってプロセスの自分の部分を完了するように指示されます。必要な権限を収集した後、財務マネージャーは支出レポートを簡単に分析し、払い戻しを発行できます。
経費不正を防御
経費管理システムの主な利点の 1 つは、セキュリティが強化されることです。手動の手順では、従業員による事業資金の盗難が助長されます。同じ領収書を再度提出し、走行距離の費用を切り上げることがあります。このような問題を把握しておくことは重要です。手動で処理すると、不正な請求を発見したり、従業員にフォローアップを行ったりすることが困難になる可能性があるためです。
出張経費管理の自動化は、会社の経費の不正を排除するためのシンプルなソリューションです。同じ費用が 2 回入力された場合、Automate は送信者 (および承認者) に通知し、エントリを統合するか、1 つを削除するかを決定できるようにします。
経費管理ソフトウェアを使用してカスタマイズされたワークフローに二重レビュー手順を設定すると、経費が払い戻される前に承認者に加えて別の人物によってレビューされるため、透明性が高まり、すべての経費の払い戻しが正当かつ正確であることが保証されます。
お金に関する透明性の向上
手作業による支出管理は貴重な時間を浪費するだけでなく、お金がどこに使われているかをリアルタイムで把握することも困難です。レポートやスプレッドシートには役立つ情報が含まれていますが、分析を実行するときに更新する必要がある場合があります。会計ソフトウェアは自動的にアカウントを作成できますが、最新の支出を入力しないと正確ではありません。経理スタッフが毎週すべてを確認してレポートを提供したとしても、迅速かつ知識に基づいた判断を下すことは困難です。
最新の経費管理ソフトウェアが提供するレポート オプションには、支出や旅行からポリシー違反や払い戻しまで、あらゆる情報が含まれています。ポリシーに従わない出張費を定期的に報告している従業員を特定したい場合は、ポリシー違反者レポートを利用できます。「カテゴリ別経費」レポートを実行して、チームの支出状況を分析します。経費管理ソフトウェアの利点を活用することで、財務チームと出張チームはこれらのレポートを活用してより効果的に連携し、航空旅行やホテル滞在の最適なプロバイダーを見つけ、より迅速に選択できるようになります。調達スタッフがより良い価格を交渉できるため、会社はコストを節約できます。
ポリシー遵守の向上
正式な経費管理ソフトウェアが導入されている場合、支出規制の施行が容易になり、コンプライアンスの維持が実質的に困難になる可能性があります。さまざまなコストが入り始めると、財務スタッフが各コストがスプレッドシートに正しく記録されているかどうかを再確認することが難しくなります。すべてのコストが正当であることを確認するには、会社の出張ポリシーに定められたガイドラインと 1 つ 1 つを比較する必要があります。コストを手動で処理すると、会社のポリシーに準拠しない取引が簡単に実行され、スタッフがルールを破るために給料をもらっている可能性があります。
すべてを会社の出張ガイドラインに合わせて調整できます。従業員が会社の規則に準拠していない出張費を負担した場合、承認者にリアルタイムで警告が送信されます。経費レポートはコンプライアンスのために迅速に確認され、チームによってリアルタイムで承認または拒否されます。
また、経費管理ソフトウェアの利点を活用することは、許容される支出限度額やベンダー パートナーについてスタッフに知らせる絶好の機会となります。ポリシーは即座に一貫して伝達され、ホテル料金、食事手当、またはポリシーで許可されている範囲外の支出を提出しようとすると、従業員に警告が発せられます。スタッフはポリシーについて知った後、最終的にポリシーに従うようになりました。
支出管理を自動化することで、一般的な企業は処理時間と経費を 40 ～ 60% 削減し、6 ～ 12 か月で投資収益を得ることができます。このプラットフォームには、次の可能性があります。
- 支出レポートの提出に必要な時間を 35 分から 18 分に短縮します。
- 支払処理にかかる時間を 22 分から 5 分に短縮します。
- 取引処理費用を 58 ドルから 18 ドルに削減します。
- 支出申請の処理時間を 14 日から 3 日に短縮します。
- 支出レポートの作成に必要な時間が 75% 短縮されます。
インターネット接続があれば、どこからでも SaaS 管理ツールを使用でき、常に最新バージョンのプログラムを利用できます。最も顕著な利点は、処理費用に関連する管理作業に費やす時間が短縮されることです。さらに、監査や分析など、他の領域でも節約できます。
従業員全員が何に、どこに支出しているかを正確に把握すれば、支出額とその使い道をより正確に把握し、従業員の支出をより効果的に評価および管理できるようになります。
結論
競合他社との差別化を図る戦略的オプションとして、経費管理の自動化が挙げられます。経費を抑制し、全員が会社の規則に従っていることを確認し、管理費を削減し、生産性を向上させることができます。
注目の画像: Freepik による画像
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