Även med noggrant reglerade utgiftsbegränsningar för företagskreditkort kan det vara jobbigt att hålla koll på allt. Flera organisationer har vänt sig till automatiserad fakturahantering för att öka effektiviteten och minska ekonomiska misstag. Genom att automatisera kostnadshanteringsprocessen kan företag öka produktiviteten och bättre övervaka sin näst största kontrollerbara kostnad: affärskostnader som deras anställda ådrar sig.
Enligt siffrorna tar det i genomsnitt $58 för att utföra en enda utgiftsrapport. I genomsnitt kostar det företag runt 600 USD att hantera utgiftsrapporterna för 10 arbetare utomlands på affärsresor.
Se även: Post COVID-19: The Rise or Decline of Fintech?
5 fördelar med att använda programvara för kostnadshantering
Du kanske fortfarande måste bestämma dig för om du behöver dedikerad programvara för kostnadshantering för ditt företag. Här är fem sätt på vilka programvara för kostnadshantering kan hjälpa ditt företag.
Pappersarbete och manuell rapportering elimineras
Detta är en av de största fördelarna med ett kostnadshanteringssystem . Du behöver inte längre manuellt underhålla ett berg av pappersdokument eller arbete över komplexa kalkylblad. Din personal kommer att behöva behålla papperskvitton för att registrera utgifterna fysiskt korrekt, och sedan måste ekonomiavdelningen granska och godkänna dessa rapporter. Att göra det är arbetskrävande och fyllt med risk för misstag. Det är möjligt för ekonomiteamet att göra fel vid inmatning av data från kalkylbladet i redovisningssystemet, även om utgiftsredovisningarna som lämnas av personalen är felfria.
En av de främsta fördelarna med ett kostnadshanteringssystem är att arbetare kan ta bilder av sina kvitton med sina telefoner och skicka in dem till plattformen med en mobilapp, vilket eliminerar behovet av pappersdokument. Efter det kan de enkelt upprätta en utgiftsredovisning och skicka den till bokföringen.
Ett pappersspår gör det svårare för ekonomiavdelningen att spåra källan till ett misstag om ett sådant inträffar.
Snabbt godkännande och återbetalningar
Godkännande- och betalningstider kan halveras vid användning av ett automatiserat system för att hantera affärsutgifter. Ekonomichefer och revisorer slösar mycket tid på att vänta på att kostnaderna ska ersättas på grund av det manuella förfarandet att granska varje rapport och överföra uppdraget från en godkännare till en annan. Din redovisningspersonal kommer tillbaka från en affärsresa med en hög med kvittokuvert innan dagen är slut. Sedan måste de jämföra varje kvitto mot policyn för att säkerställa att det är äkta. Den anställdes återbetalning kommer att vara avstängd om de glömmer att bifoga ett kvitto eller skjuter upp med att skicka in ett kuvert i några dagar.
När en godkännare har gett sin godkännandestämpel går jobbet vidare till nästa i raden, som uppmanas att avsluta sin del av processen av det automatiserade systemet. Efter att ha samlat in nödvändiga tillstånd kan ekonomichefen enkelt analysera utgiftsrapporten och utfärda en återbetalning.
Försvarar sig mot kostnadsbedrägeri
En av de stora fördelarna med ett kostnadshanteringssystem är högre säkerhet. Manuella procedurer uppmuntrar anställdas stöld av affärsmedel. Du kan skicka in samma kvitto igen och avrunda milkostnaderna. Att hålla koll på sådana ärenden är viktigt eftersom det kan vara svårt att upptäcka bedrägliga påståenden och göra uppföljningar med medarbetaren när de har behandlats manuellt.
Automatisering av reseutgifter är en enkel lösning för att eliminera bedrägerier i ditt företags utgifter. Om den exakta kostnaden anges två gånger kommer Automate att meddela avsändaren (och godkännaren), så att de kan bestämma om de ska konsolidera inläggen eller ta bort en.
Du kan ställa in en dubbel granskningsprocedur i ett anpassat arbetsflöde med din utgiftshanteringsprogramvara så att utgifterna granskas av någon annan förutom godkännaren innan de återbetalas, vilket ökar transparensen och garanterar att alla utläggsersättningar är legitima och korrekta.
Mer transparens med pengar
Manuell utgiftshantering tar inte bara upp värdefull tid, utan det gör det också svårt att se vart dina pengar tar vägen i realtid. Det finns användbar information i rapporterna och kalkylbladen, men den kan behöva uppdateras när du kör din analys. Även om bokföringsprogram automatiskt kan skapa konton, kommer de bara att vara korrekta när du matat in de senaste utgifterna. Att göra snabba och utbildade bedömningar är svårt även om din redovisningspersonal granskar allt varje vecka och ger en rapport.
Rapportvalen som erbjuds av modern kostnadshanteringsprogram omfattar allt från utgifter och utflykter till policyöverträdelser och återbetalningar. Om du vill ta reda på vilka arbetare som rutinmässigt rapporterar affärsreseavgifter som inte följer din policy, kan du använda policyöverträdarnas rapport. Kör en beskrivning av "Utgifter per kategori" för att analysera hur ditt team spenderar pengar. Genom att använda fördelarna med programvara för kostnadshantering kommer dina ekonomi- och reseteam att samarbeta mer effektivt för att hitta de bästa leverantörerna för flygresor och hotellvistelser med hjälp av dessa rapporter, vilket gör att du kan göra val snabbare. Ditt företag kommer att spara pengar eftersom din inköpspersonal kan förhandla fram ett bättre pris.
Ökar efterlevnad av policy
Om en officiell programvara för kostnadshantering finns på plats kan det vara lättare att upprätthålla utgiftsbestämmelser, vilket gör det praktiskt taget svårt att upprätthålla efterlevnad. När flera olika kostnader börjar rulla in blir det svårt för ekonomipersonalen att dubbelkolla att var och en har registrerats korrekt i kalkylbladet. För att säkerställa att alla utgifter var legitima måste de jämföra dem en efter en med de riktlinjer som anges i företagets resepolicy. När kostnader hanteras manuellt är det lätt för transaktioner som inte följer företagets policy att gå igenom, vilket innebär att din personal kan få betalt för att bryta mot reglerna.
Allt kan justeras för att passa ditt företags reseriktlinjer. Godkännare kommer att varnas i realtid om en anställd ådrar sig en reseavgift som inte följer företagets regler. Kostnadsrapporter kan snabbt granskas för efterlevnad och godkännas eller avvisas av ditt team i realtid.
Att använda fördelarna med programvara för kostnadshantering är också ett utmärkt tillfälle att informera din personal om acceptabla utgiftsgränser och leverantörspartners. Policyn förmedlas omedelbart och konsekvent, och anställda varnas om de försöker lämna in en utgift utanför hotellpriset, matbidrag eller på annat sätt godkänt av policyn. Personalen överensstämde så småningom med policyn efter att ha lärt sig om den.
Genom att automatisera utgiftshanteringen kan ett typiskt företag spara bearbetningstid och kostnader med 40-60 %, med en avkastning på investeringen inom sex till tolv månader. Plattformen har potential att:
- Minska tiden som krävs för att konkurrera om utgiftsrapporter från 35 till 18 minuter.
- Minska tiden det tar att behandla leverantörsskulder från 22 minuter till fem minuter.
- Minska kostnaderna för transaktionsbearbetning från $58 till $18.
- Minska handläggningstiden för utgiftsinlämningar från 14 till tre dagar.
- Det krävs 75 % mindre tid för att sammanställa en utgiftsredovisning.
Var som helst du har en internetanslutning kan du använda SaaS-administrationsverktyget och du har alltid den senaste versionen av programmet. Den mest märkbara fördelen är den minskade tiden som spenderas på administrativa aktiviteter i samband med bearbetningskostnader. Ändå finns det besparingar även inom andra områden, som revision och analys.
Du kommer att kunna bedöma och kontrollera anställdas utgifter mer effektivt efter att du har en bättre bild av hur mycket pengar som spenderas och vart de tar vägen när du vet exakt vad alla spenderar och var.
Se även: Apple bekräftar indirekt sitt självkörande bilprojekt
Slutsats
Ett strategiskt alternativ som kan skilja ditt företag från sina konkurrenter är automatiserad kostnadshantering. Du kommer att kunna hålla tillbaka utgifterna, se till att alla följer företagets regler, dra ner på administrativa avgifter och öka produktionen.
Utvald bild: Bild av Freepik
Prenumerera på Whitepapers.online för att lära dig om nya uppdateringar och förändringar gjorda av teknikjättar som påverkar hälsa, marknadsföring, affärer och andra områden. Om du gillar vårt innehåll, vänligen dela på sociala medieplattformar som Facebook, WhatsApp, Twitter och mer.