Incluso con restricciones de gasto cuidadosamente reguladas en las tarjetas de crédito comerciales, controlar todo puede ser una molestia. Varias organizaciones han recurrido al procesamiento automatizado de facturas para aumentar la eficiencia y reducir los errores financieros. Al automatizar el proceso de gestión de gastos, las empresas pueden aumentar la productividad y controlar mejor su segundo costo controlable más importante: los costos comerciales en los que incurren sus empleados.
Según las cifras, se necesitan, en promedio, 58 dólares para elaborar un solo informe de gastos. En promedio, a las empresas les cuesta alrededor de 600 dólares gestionar los informes de gastos de 10 trabajadores en viajes de negocios en el extranjero.
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5 ventajas de utilizar un software de gestión de gastos
Es posible que aún deba decidir si necesita o no un software de gestión de gastos específico para su empresa. A continuación, se indican cinco formas en las que un software de gestión de gastos puede ayudar a su empresa.
Se eliminan el papeleo y los informes manuales
Este es uno de los principales beneficios de un sistema de gestión de gastos . Ya no tendrá que mantener manualmente una montaña de registros en papel ni trabajar con complejas hojas de cálculo. Su personal deberá conservar los recibos en papel para registrar físicamente los gastos con precisión, y luego el departamento de finanzas deberá revisar y aprobar esos informes. Hacerlo requiere mucho trabajo y está plagado de posibles errores. Es posible que el equipo de finanzas cometa errores al ingresar datos de la hoja de cálculo en el sistema de contabilidad, incluso si los informes de gastos presentados por el personal no tienen errores.
Una de las principales ventajas de un sistema de gestión de gastos es que los trabajadores pueden tomar fotografías de sus recibos con sus teléfonos y enviarlas a la plataforma mediante una aplicación móvil, eliminando así la necesidad de llevar registros en papel. Después, pueden preparar fácilmente un informe de gastos y enviarlo al departamento de contabilidad.
Un rastro de papel hace que sea más difícil para el departamento de finanzas rastrear la fuente de un error si ocurre alguno.
Aprobación acelerada y reembolsos
Los tiempos de aprobación y pago pueden reducirse a la mitad si se utiliza un sistema automatizado para gestionar los gastos empresariales. Los directores financieros y los contables pierden mucho tiempo esperando a que se les reembolsen los costes debido al procedimiento manual de examinar cada informe y pasar la tarea de un aprobador a otro. Su personal de contabilidad volverá de un viaje de negocios con una pila de sobres de recibos antes de que acabe el día. Después, tendrán que comparar cada recibo con la política para asegurarse de que sea auténtico. El reembolso del empleado no se realizará si se olvida de incluir un recibo o pospone el envío de un sobre durante unos días.
Una vez que un aprobador ha dado su sello de aprobación, el trabajo pasa al siguiente en la fila, a quien el sistema automatizado le indica que finalice su parte del proceso. Después de obtener los permisos necesarios, el gerente de finanzas puede analizar fácilmente el informe de gastos y emitir un reembolso.
Defiende contra el fraude de gastos
Una de las principales ventajas de un sistema de gestión de gastos es una mayor seguridad. Los procedimientos manuales fomentan el robo de fondos de la empresa por parte de los empleados. Es posible que vuelvas a enviar el mismo recibo y redondees los costes de kilometraje. Es importante llevar un control de estos asuntos, ya que puede resultar difícil detectar reclamaciones fraudulentas y realizar un seguimiento con el empleado cuando se han procesado manualmente.
La automatización de la gestión de gastos de viaje es una solución sencilla para eliminar el fraude en los gastos de su empresa. Si el costo exacto se ingresa dos veces, Automate notificará al remitente (y al aprobador) para que puedan decidir si consolidar las entradas o eliminar una.
Puede configurar un procedimiento de doble revisión en un flujo de trabajo personalizado utilizando su software de gestión de gastos para que el gasto sea revisado por otra persona además del aprobador antes de ser reembolsado, aumentando la transparencia y garantizando que todos los reembolsos de gastos sean legítimos y correctos.
Más transparencia con el dinero
La gestión manual de gastos no solo consume un tiempo valioso, sino que también dificulta saber en qué se gasta el dinero en tiempo real. Los informes y las hojas de cálculo contienen información útil, pero es posible que sea necesario actualizarla cuando se realizan los análisis. Si bien el software de contabilidad puede crear cuentas automáticamente, estas solo serán precisas una vez que se ingresen los gastos más recientes. Es difícil tomar decisiones rápidas y fundamentadas incluso si el personal de contabilidad revisa todo semanalmente y proporciona un informe.
Las opciones de informes que ofrece el software de gestión de gastos modernos cubren todo, desde gastos y excursiones hasta infracciones de políticas y reembolsos. Si desea averiguar qué trabajadores informan de forma rutinaria sobre gastos de viajes de negocios que no cumplen con su política, puede utilizar el informe de infractores de políticas. Realice una descripción de "Gastos por categoría" para analizar cómo gasta su equipo el dinero. Con los beneficios del software de gestión de gastos, sus equipos de finanzas y viajes trabajarán juntos de forma más eficaz para encontrar los mejores proveedores de viajes aéreos y estancias en hoteles con la ayuda de estos informes, lo que le permitirá tomar decisiones con mayor rapidez. Su empresa ahorrará dinero, ya que su personal de compras puede negociar un mejor precio.
Aumenta el cumplimiento de las políticas
Si se cuenta con un software oficial de gestión de gastos, puede resultar más fácil hacer cumplir las normas de gasto, lo que hace que sea prácticamente difícil mantener el cumplimiento. Cuando comienzan a acumularse varios costes diferentes, al personal de finanzas le resulta difícil comprobar que cada uno de ellos se haya registrado correctamente en la hoja de cálculo. Para asegurarse de que todos los gastos sean legítimos, tendrían que compararlos uno por uno con las directrices establecidas en la política de viajes de la empresa. Cuando los costes se gestionan manualmente, es fácil que se realicen transacciones que no se ajustan a la política de la empresa, lo que significa que es posible que se esté pagando a su personal por infringir las normas.
Todo se puede ajustar para cumplir con las pautas de viajes de su empresa. Los aprobadores recibirán alertas en tiempo real si un empleado incurre en un cargo por viaje que no cumple con las reglas de la empresa. Los informes de gastos se pueden revisar rápidamente para verificar su cumplimiento y su equipo puede aprobarlos o rechazarlos en tiempo real.
Además, el uso de los beneficios del software de gestión de gastos es una gran oportunidad para informar a su personal sobre los límites de gastos aceptables y los socios proveedores. La política se transmite de manera instantánea y coherente, y los empleados reciben una advertencia si intentan realizar un gasto fuera de la tarifa del hotel, la asignación de alimentos o de cualquier otro tipo autorizado por la política. El personal finalmente se ajustó a la política después de enterarse de ella.
Al automatizar la gestión de gastos, una empresa típica puede ahorrar entre un 40 y un 60 % de tiempo de procesamiento y gastos, con un retorno de la inversión de entre seis y doce meses. La plataforma tiene el potencial de:
- Reducir el tiempo necesario para competir por los informes de gastos de 35 a 18 minutos.
- Reducir el tiempo que lleva procesar cuentas por pagar de 22 minutos a cinco minutos.
- Reducir los gastos de procesamiento de transacciones de $58 a $18.
- Reducir el tiempo de respuesta para la presentación de gastos de 14 a tres días.
- Para elaborar un informe de gastos se necesita un 75% menos de tiempo.
En cualquier lugar donde tengas conexión a Internet, podrás utilizar la herramienta de administración SaaS y siempre tendrás la versión más reciente del programa. La ventaja más notable es la reducción del tiempo dedicado a actividades administrativas asociadas a la tramitación de gastos. Pero también hay ahorros en otras áreas, como la auditoría y el análisis.
Podrá evaluar y controlar los gastos de los empleados de manera más efectiva después de tener una mejor idea de cuánto dinero se gasta y a dónde va, una vez que sepa exactamente cuánto gasta cada uno y dónde.
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Conclusión
Una opción estratégica que puede diferenciar a su empresa de sus competidores es la gestión automatizada de gastos. Podrá controlar los gastos, asegurarse de que todos cumplan las normas de la empresa, reducir los gastos administrativos y aumentar la producción.
Imagen destacada: Imagen de Freepik
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